Como anda a sua gestão de tempo e produtividade? Provavelmente está deixando a desejar já que você está lendo esse artigo, certo? Em algum momento você já deve ter falado para um colega de trabalho que está sem tempo para respirar. Cancelou eventos com família e amigos por conta das demandas profissionais. Ou ainda precisou levar uma tarefa para ser finalizada em casa por não conseguir terminá-la no escritório.
Quando você não consegue gerenciar bem o tempo disponível que tem, ou mesmo não consegue fazer esse tempo ser produtivo não apenas as tarefas se acumulam, mas você vai passar o tempo resolvendo emergências que poderiam ter sido evitadas.
Mas, você não precisa mais passar o dia apagando incências, já que preparar esse post para você. Aqui você aprenderá como ter uma gestão de tempo e uma automação de serviços excelente e os seus principais benefícios. Continue lendo esse conteúdo e dê o primeiro passo para melhorar a maneira como você gerencia suas demandas e respectivos prazos. Boa leitura!
Definição de gestão do tempo
Antes de continuarmos, é essencial que você entenda o que é gestão de tempo. Essa importante habilidade (que pode sim ser aprendida) se refere ao planejamento e organização do tempo gasto com cada uma das tarefas. O objetivo desse processo é aumentar a produtividade e qualidade de vida.
Ou seja, conseguir fazer tudo aquilo que você precisa no menor tempo possível. Em outras palavras, qualidade de vida se refere a ter tempo de qualidade para aproveitar com a família e amigos.
Vale a pena dizer que, realizar a tarefa em um curto período de tempo não significa que haja queda na qualidade, pelo contrário, a ideia é que as tarefas sejam executadas com excelência.
Independente do método usado para gerir seu tempo, algumas coisas são básicas e fundamentais para garantir sua produtividade, tais como:
- Executar e concluir uma tarefa por vez;
- Ficar longe de distrações, como celulares e e-mail;
- Trabalhar com propósito. Ou seja, entender o porquê está realizando tal atividade;
- Ter prazos bem delimitados e cumpri-los.
É importante dizer que gerir melhor o seu tempo não é simplesmente fazer e finalizar tarefas de um checklist. Mas sim, concluir os afazeres a fim de alcançar um objetivo, como, por exemplo, uma promoção na empresa em que trabalha.
Quando você trabalha sem ter um propósito, você não tem motivação para terminar as tarefas a tempo. E isso acaba gerando desorganização e, é claro, a tão conhecida procrastinação.
É possível dizer que a gestão de tempo tem como base três pilares: organização e planejamento, dizer não e delegar. Confira a seguir o que significa cada um e como eles se relacionam entre si.
Organização e planejamento
O primeiro passo para uma boa gestão de tempo e produtividade é separar um momento para planejar sua rotina. Uma forma de realizar isso é listar todas as tarefas que estão sob sua responsabilidade. O ideal é que esse planejamento seja feito no dia anterior à execução das tarefas, que será mais fácil de lembrar e, caso falte alguma, dá tempo de corrigir.
Depois de identificar todas as atividades e listar cada uma delas, defina quais delas são mais importantes e devem ser executadas prioritariamente. Por exemplo, aquelas coisas que possuem prazos, ou que ainda precisarão ser repassadas para outras pessoas.
Ainda, é preciso dizer que esse momento de organização e planejamento deve acontecer regularmente, conforme a sua necessidade e rotina. Seja diariamente, uma vez na semana, a cada quinze dias ou mesmo mensalmente.
Por último, antes de iniciar a execução, determine também quantas horas você dedicará para a execução de cada atividade. Quando estiver fazendo essa alocação, não esqueça de ter tempos de respiro, a fim de não atrasar o seu planejamento caso aconteça algum imprevisto e também para que você possa realmente descansar.
Ainda em planejamento utilize ferramentas para auxiliar você. Não há uma correta ou melhor. A mais efetiva é a que funciona para você. Entretanto, há algumas plataformas específicas para gestão de tempo. Mas agenda, planilha ou até mesmo um caderno, seja físico ou virtual, podem auxiliar.
Dizer não
Há muitas pessoas que até conseguem fazer esse planejamento e organizar suas tarefas. Porém na hora de executar, tudo sai muito diferente do esperado, pois diferentes pessoas fazem solicitações de demandas, que, de acordo com eles, sempre são urgentes. Logo, você acaba fazendo as tarefas que surgiram e nada daquilo que você planejou.
Por isso, outro importante pilar da boa gestão do tempo e produto é saber dizer não. Obviamente, isso não significa que você não auxiliará seus colegas de trabalho e clientes, afinal, sempre há a possibilidade de surgirem coisas que não estavam no planejamento.
Porém, antes de apenas dizer “tudo bem, eu faço”, você tem que pensar em como isso irá interferir nas suas tarefas. Além disso, também é preciso certificar-se de que as coisas que você tem para fazer podem ser adiadas, pelo menos por algum curto espaço de tempo.
Uma ótima dica para esses momentos é refletir sobre alguns pontos:
- Se ao realizar tal atividade você prejudicará as suas demandas;
- Se a tarefa é de responsabilidade de outra pessoa e não sua;
- Se possui conhecimento no assunto e sabe quais são as expectativas sobre tal entrega.
Dependendo das conclusões que chegar com essas reflexões, deverá dizer sim ou não para executar tais tarefas. Mas lembre sempre que essas demandas não podem atrapalhar a entrega das suas responsabilidades, pois você será cobrado por elas. Para o momento de dizer não, seja honesto sem ser rude, explicando o porquê você não assumirá aquela atividade.
Delegar
Esse pilar está diretamente ligado ao tópico anterior de saber dizer não. Porque isso pode significar delegar uma demanda para uma outra pessoa que tenha mais tempo ou conhecimento para executá-la com excelência. Além de ela poder ser responsabilidade de um terceiro.
Tanto para conseguir dizer não, quanto para delegar, é fundamental saber quais são as responsabilidades de cada uma das pessoas do time ou da empresa em que se trabalha. Assim será mais fácil identificar quem poderá ajudar com uma determinada demanda urgente da melhor forma possível.
É muito comum que os gestores de empresas tenham uma certa dificuldade de delegar funções. Afinal, muitos deles começaram a empresa do nada, e estão acostumados a desempenhar todas as tarefas, desde o atendimento ao cliente, passando pela contabilidade e até mesmo o controle de estoque.
Entretanto, quando você delega funções você terá mais tempo livre para desempenhar outras atividades que são mais importantes para o crescimento da empresa. Por exemplo, procurar quais as tendências para o novo ano, procurar softwares que facilitem o trabalho dos seus funcionários, estudar maneiras de atrair mais clientes para a loja e assim por diante.
Para que você consiga ficar tranquilo delegando tarefas, é importante que nesse momento seja feito uma contextualização e que todas as orientações sejam transmitidas. Isso garantirá que o outro consiga desempenhar com excelência a tarefa e confie que ele tem essa capacidade.
Benefícios da gestão do tempo e produtividade
São inúmeras as vantagens de ter o tempo organizado e as atividades planejadas. Uma boa gestão de tempo gera benefícios em todos os âmbitos da vida de um indivíduo. Para ilustrar isso, mostraremos aqui os mais palpáveis e comuns entre aqueles que conseguem ter entre seus hábitos a gestão do tempo. Confira!
Mais produtividade
Melhorar a produtividade é um dos principais objetivos da gestão do tempo. Ser alguém produtivo é ser alguém que consegue realizar mais tarefas em menos tempo. Quando se é produtivo, se tem o controle do seu tempo e se consegue perceber que determinadas tarefas podem ser realizadas de maneira mais eficiente, por exemplo, automatizando algum processo como a escolha da playlist da loja em que trabalha.
No entanto, para ser realmente produtivo é necessário ser eficaz e eficiente. Eficaz é fazer o que é prioritário. Eficiente é fazer corretamente, focado, sem dar chances a erros. Dessa forma, fazer no tempo certo as coisas prioritárias com os recursos disponíveis e com o mínimo de erros é ser eficaz e eficiente, ou seja, produtivo.
Muitas vezes, confunde-se a pessoa ocupada com produtiva, mas nem sempre é assim. Esse indivíduo pode estar ocupado sem, realmente, realizar ou adiantar nenhuma tarefa, pode só estar se enrolando ou fazendo coisas menos prioritárias. E isso não é ter produtividade.
Justamente por esse motivo é que é importante marcar o que é prioritário na sua lista de tarefas. Caso contrário, você pode até passar o dia ocupado, mas sem realizar o que era realmente importante para o crescimento da sua empresa.
Menos stress
Com tudo organizado e planejado, é possível reduzir as demandas surpresas e entregar todas as suas responsabilidades dentro do prazo estipulado. Dessa forma você evita levar tarefas e preocupações do ambiente de trabalho para casa e acabar prejudicando a sua vida pessoal.
O estresse costuma ser uma reação do corpo humano a agressões, sejam elas físicas, emocionais ou psicológicas. Cada vez mais trabalhadores são dispensados por doenças causadas pelo excesso de stress.
O resultado disso é que você se tornará alguém mais tranquilo e mais saudável. Afinal, você conseguirá aproveitar os momentos de descontração, sem ficar preocupado com a próxima demanda a ser entregue. Inclusive, essa tranquilidade poderá se refletir em maior produtividade.
Ainda, vale a pena dizer que uma das grandes causas do estresse é a pressa. Com o mundo empresarial cada vez mais acelerado, muitas pessoas tendem a fazer muitas tarefas ao mesmo tempo para, no fim, não terminar nenhuma e se frustrar. Por isso, falta motivação, o que aumenta cada vez mais a procrastinação.
Foco no que é importante
Estar à frente do seu tempo, gera oportunidades. É possível perceber se você está perdendo muito tempo com uma atividade, por exemplo, que poderia ser automatizada ou terceirizada. Ou então que está colocando muito esforço em algo que não é de tanta importância como forma de procrastinação.
Prioridade é a palavra de ordem. Quando tiver muitas tarefas para executar, estabeleça uma ordem para fazê-las. Comece pelas urgentes, ou seja, as que devem ser entregues no mesmo dia. Depois, foque nas importantes, mas que não têm um prazo tão apertado para entrega. Finalmente, foque nas cotidianas, ou seja, o que você tem que fazer todos os dias, como conferir o caixa da loja, ou se tudo está em ordem no ponto de vendas, por exemplo.
Assim, você tem uma visão melhor do que deve ser feito. Para ficar ainda mais fácil, escreva tudo o que deve fazer no dia na noite anterior. No papel ou no tablet, por exemplo, fica mais fácil eliminar as tarefas à medida que as vai executando. Bem como intercalar com os horários de lazer e estudo.
Sem falar que, quando a gente consegue riscar algo da lista de tarefas é um prazer enorme. Dá até uma sensação de dever cumprido. Por isso, escolha a forma que mais funciona para você e vá seguindo a sua lista de afazeres.
Visão mais estratégica do negócio
Um dos grandes benefícios de se fazer uma boa gestão de tempo e produtividade é que você conseguirá ter uma visão mais estratégica da sua empresa. Afinal, você terá prioridade para realizar as tarefas, e saberá o que é mais importante de ser realizado. Isso fará com que você entenda a importância de cada um dos processos e áreas da sua empresa.
O resultado é que você acabará tendo uma visão muito mais estratégica da sua empresa. Sem falar que, ao delegar tarefas, você tem uma noção maior do que está sendo executado, por quem e quando será entregue. Quando for analisar totalmente o negócio, perceba quais são seus clientes, seus concorrentes e fornecedores. Faça também uma lista ou planilha, para sempre atualizá-la.
Necessidades dos clientes
Ao ter uma maior gestão de tempo em seu negócio, você passará a ter mais tempo para focar no que realmente é importante, que é aumentar os lucros e conquistar mais clientes. Entretanto, para que você consiga fazer isso é preciso, primeiramente, entender melhor as necessidades e desejos dos clientes.
A produtividade não só aumenta, como você tem mais tempo de visitar seus pontos de venda e observar o comportamento do seu público, além de interagir diretamente com ele. Faça formulários ou pesquisas, para saber mais sobre eles, estudar mais sobre o assunto.
Nunca é demais lembrar que a fidelização de clientes é muito importante no mundo dos negócios. Não apenas porque isso é sinônimo de uma recompra, mas também porque é muito mais barato fidelizar quem já conhece a sua marca, do que conquistar novos clientes.
Tempo livre para treinamento
Uma parte do tempo livre para visitar suas lojas pode também ser utilizado para treinamento e capacitação da sua equipe. Será que o seu time está alinhado? A melhor forma de descobrir isso é definir o treinamento como prioridade e dedicar um dia da semana a ele. Toda a equipe não pode participar? Sem problemas, divida por turnos ou setores da empresa. Faça rodízios, tanto para horários de trabalho quanto grupos de estudos.
Claro que esse tempo livre também deve ser utilizado para que você consiga aprimorar os seus conhecimentos em áreas que sejam importantes para a sua empresa. Seja na gestão do negócio em si, seja aprendendo novas habilidades que possam ser implementadas nas suas lojas.
Neste caso, o mais importante é jamais parar de estudar e estar sempre buscando cursos, mesmo que sejam em áreas totalmente diferentes daquelas que você atua. Sempre haverá alguma lição ou algo que você poderá utilizar no futuro.
Maior vantagem competitiva
Uma coisa é certa, ao gerir melhor o seu tempo, você vai aumentar a sua produtividade, além de aumentar a sua confiança. Isso, naturalmente, vai se refletir na forma como a sua empresa se apresenta para clientes e fornecedores. E, quando eles percebem isso, eles podem passar a admirar você.
Afinal, sua reputação será de alguém que respeita os prazos e entrega as tarefas em tempo hábil, além de ser visto como organizado e disciplinado. Com os resultados a olhos vistos, a sua autoestima aumenta e, com ela, a motivação de vencer desafios todos os dias.
E isso vai se refletir também nas pessoas ao seu redor. Seja nos seus subordinados, colegas de trabalho ou mesmo superiores. Sem dúvida alguma os seus esforços serão notados.
Tarefas realizadas com êxito
Quando você se organiza você tem um maior tempo para realizar as tarefas de uma forma mais bem feita. Logo, evita refazê-las e cumpre o cronograma. Dessa forma, realiza as prioridades em tempo hábil e ainda aproveita o tempo livre para outras atividades ou descansar.
Lembre-se que, quando você entrega tarefas com muitos erros, além de parar a produção, ainda pode ser um desperdício precioso de tempo (seu e de todas as pessoas envolvidas com o processo). Lembre-se, quem faz mal feito, faz duas vezes ou mais.
Entretanto, aqui vale um alerta, “o perfeito não pode ser inimigo do feito”. Ou seja, você não pode ficar querendo fazer algo perfeito e simplesmente deixar de fazer porque não consegue atingir a perfeição. Isso é verdade, principalmente no que se refere ao mundo dos negócios.
Nem sempre é possível fazer algo perfeito, seja pela falta de capital, de experiência ou mesmo de pessoas. Entretanto, é melhor fazer algo que não esteja perfeito, do que não fazê-lo.
Aumento das oportunidades
Com a melhora da sua reputação e a da sua empresa, as oportunidades aumentam. Muitas vezes, alguns clientes podem precisar de tarefas urgentes para serem realizadas e, com certeza eles vão contar com você e a sua organização. Quando evita refações, é ainda melhor, pois o seu público terá certeza que o trabalho será feito de uma única vez, o que vai economizar tempo e dinheiro para as correções.
Por isso, se você quiser ser visto com uma empresa profissional e que não deixa os clientes na mão, é preciso começar a se preocupar com a gestão de tempo de toda a sua equipe.
Capacidade de planejar e atingir metas
Com a organização e tarefas feitas uma única vez, você consegue estabelecer metas, seja em longo, médio ou curto prazo. Não só para você, mas para toda a sua equipe, vocês podem se alinhar e treinar cronogramas e dicas para evitar a procrastinação, assim a sua empresa crescerá cada vez mais e todos com ela. Caso tenha dúvidas, sempre faça metas SMART. Elas devem ser específicas, mensuráveis, plausíveis, relevantes e oportunas.
Existem muitas formas de aumentar a gestão de tempo e produtividade, mas as mais conhecidas e eficientes são os métodos de organização de tempo e tarefas. Entre eles, o método Pomodoro, consiste em tempo de produtividade de 25 minutos entremeados por intervalos curtos, de 5 minutos. Após 4 desses ciclos, faça uma pausa maior, de 20 minutos. A ideia é não ter distrações durante a execução das atividades.
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Plataformas de gestão de tempo e produtividade, como o Trello, por exemplo, também costumam ajudar bastante na organização das tarefas. No entanto, é essencial você perceber qual é melhor para as suas necessidades. Muitas pessoas somente conseguem se organizar e planejar com material de papel, como agendas e cadernos. Pesquise todos os meios e decida-se pelo que for melhor para você.
Dessa forma, você verá como a sua organização e gestão de tempo vão aumentar bastante. Além disso, quem se organiza, ganha mais dinheiro, não só com as novas oportunidades de trabalho que vão aparecer, como evita gastos desnecessários, causados pela falta de organização. Tempo é dinheiro e organizá-lo é investimento! Pense nisso!
Torne a gestão de tempo e produtividade uma cultura organizacional
Uma empresa é um time de pessoas em busca dos mesmo objetivos. Por isso, de nada adianta ter apenas um ou dois membros da equipe preocupados com a gestão de tempo e produtividade, enquanto o restante não está focado nisso.
Diante disso, é fundamental que você, como gestor, torne isso parte da cultura organizacional da empresa. O ideal é que diferentes técnicas sejam ensinadas para as pessoas, assim, elas poderão escolher aquelas que mais fazem sentido e melhor funcionam para a rotina delas.
Com todos os membros da sua equipe funcionando no mesmo passo, você, sem dúvida alguma, terá uma empresa muito mais produtiva e focada no que realmente importa. E, se quiser mais dicas de como encantar os clientes, confira o nosso blog!
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