Com certeza você já sofreu alguma perda dentro do seu supermercado, correto? Existem diversas situações que podem ocasionar perdas e prejuízos, podemos citar casos onde ocorrem furtos ocasionados por clientes ou funcionários, o problema recorrente do consumo de alimentos dentro do supermercado onde os clientes violam as embalagens e não pagam pelos itens, a troca de etiquetas ou de embalagens, quebras ou avarias, produtos que expiram a data de validade, falhas administrativas e a deterioração de produtos devido ao acondicionamento feito de forma irregular no estoque ou nas gôndolas.
É importante adotar estratégias preventivas para que as perdas não aumentem com o tempo. Para te ajudar a evitar que esses problemas continuem acontecendo no seu estabelecimento, nós preparamos esse artigo com alguns passos para te auxiliar na prevenção de perdas em supermercados. Confira a seguir!
1. Estabeleça e padronize os processos
Um supermercado possui diversos processos complexos e que requerem muita atenção para evitar erros, tais como controle de estoque, reposição de produtos, cadastro de produtos, dentre outros. Nem sempre esses processos são executados da mesma forma por todos os funcionários, resultando em perdas por diversos motivos.
Por isso, o primeiro passo para prevenir perdas em supermercado é ter processos bem estabelecidos e padronizados. Vale a pena dizer que os funcionários do setor devem participar desse processo. Afinal de contas, eles conhecem os problemas e os pontos fortes das suas áreas. Portanto, serão as melhores pessoas para descrevê-los e aprimorá-los.
Entretanto, apenas estabelecer e padronizar processos não é o suficiente, é preciso que um manual seja escrito e esteja disponível para consulta sempre que alguma dúvida surgir. Outro ponto importante para que esse passo funcione, é realizar o treinamento de novos funcionários com base neste manual.
Inclua também as possíveis quebras de processo que podem ocorrer e o que deve ser feito caso ocorra. Por exemplo, se um item quebrar no estoque quem deve ser avisado, em quanto tempo, como o setor administrativo irá tratar essa perda, e avaliar se há algo que possa ser feito para que isso ocorra novamente.
2. Invista em segurança
Não tem como prevenir perdas em um supermercado sem que haja nenhum tipo de investimento em segurança. Por isso, o sistema de monitoramento por câmeras é um grande aliado dos supermercados. Inclusive, vale a pena investir em câmeras com imagens de alta resolução, já que elas podem facilitar a identificação de furtos dentro do seu supermercado, sejam eles ocasionados por clientes ou funcionários.
É importante mencionar que o ideal é que a presença das câmeras seja percebida pelos clientes e funcionários. Além disso, capriche na comunicação interna e distribua avisos dentro da loja informando que o ambiente é monitorado por câmeras, somente com essas medidas, já será possível inibir as ações de furtos.
Além do sistema de monitoramento, você também pode contratar fiscais de prevenção de perdas. Além de ficar de olho se os funcionários estão seguindo os protocolos estabelecidos, eles também vão prestar atenção na atividade dos clientes, consumo de mercadorias dentro da loja e possíveis trocas de etiquetas de produtos.
3. Treine sua equipe
Para que qualquer processo dê certo a sua equipe precisa estar engajada. Por isso é fundamental oferecer um treinamento adequado para todos os seus funcionários. Os novos colaboradores já devem ficar cientes das medidas de prevenção de perdas em supermercados no ato da contratação, dessa forma as atitudes ilícitas já são desencorajadas. Também é importante deixar clara a importância de seguir as normas da empresa para evitar furtos e certificar-se de que o novo funcionário as compreendeu.
Para os funcionários antigos, é imprescindível estabelecer um cronograma de treinamentos de reciclagem. Assim, as orientações não irão cair no esquecimento e todos saberão como agir e como identificar atitudes suspeitas dentro do supermercado.
Alguns sinais suspeitos são pessoas que ficam andando pelo supermercado sem pegar nenhum produto, que parecem nervosas e evitam o contato visual com funcionários, saem da loja e voltam pouco tempo depois e ficam observando a movimentação do ambiente e os funcionários que estão à volta.
4. Faça uma gestão de estoque eficiente
O controle de estoque de supermercado é um processo crucial e que deve ser fiscalizado de perto para prevenir perdas. Isso porque, com um estoque desorganizado e que não recebe o devido acompanhamento e gestão, as perdas certamente irão ocorrer.
Essas perdas podem ser devido ao armazenamento errado, que podem fazer com que os produtos estraguem; à falta de controle de vencimento de produtos, ou seja, os produtos podem vencer sem sequer terem ido para as prateleiras; ou mesmo pela manipulação inadequada na hora de organizar o estoque, derrubando caixas e quebrando vidros, amassando latas e danificando embalagens.
Além disso, é fundamental que você seja capaz de fazer o acompanhamento de tudo o que entra e sai do seu estoque (preferencialmente em tempo real), e consiga identificar com facilidade onde estão havendo as perdas, afinal o jeito mais fácil de preveni-las é sabendo de onde elas vêm.
5. Cadastro correto de produtos
Quando um gestor de supermercado pensa em prevenção de perdas, provavelmente o cadastro correto de produtos não seja a primeira coisa que venha à sua mente. Entretanto, esse processo é a base para conseguir realizar um controle de estoque eficiente. Por isso, é fundamental prestar atenção a esse processo.
Lembre-se de incluir todas as informações sobre o produto, tais como código de barras, descrição, fabricante e apresentação da embalagem. Isso porque, é com base nessas informações que os relatórios gerenciais serão gerados. Além disso, também vai evitar que hajam cadastros duplicados do mesmo produto.
6. Faça inventários cíclicos
Fazer inventários cíclicos do estoque permite que, caso haja uma ruptura, que ela seja identificada rapidamente. Desta forma, será possível auxiliar na prevenção de perdas em supermercados e ajudar a entender quais são os itens que estão sendo perdidos, o que consequentemente permite que ações efetivas sejam tomadas para evitar prejuízos.
Por exemplo, se você perceber que as perdas estão ocorrendo principalmente por vencimento, fica claro que é preciso haver um controle de estoque mais eficaz. Caso a perda esteja ocorrendo com maior frequência com os refrigerados e frios, pode ser que haja algum problema com o equipamento em que os produtos estão armazenados ou expostos.
7. Realize o controle do consumo interno
Se o seu supermercado possui uma padaria ou lanchonete, certamente vários ingredientes são usados para o preparo dos alimentos vindos do próprio estabelecimento. Não há nada de errado nisso, desde que a retirada dos itens seja registrada da forma correta, evitando assim impactos no estoque. Algo semelhante pode acontecer com os produtos de limpeza.
Por isso a importância de ter os processos bem estabelecidos, conforme falamos anteriormente. O ideal é que a saída desses produtos para consumo interno seja feita diretamente no estoque, e não nas prateleiras.
8. Tenha atenção com as trocas de etiquetas e embalagens
Outra causa comum de perdas em supermercados é pela troca de etiqueta de produtos e embalagens. Por isso, é fundamental treinar e orientar todos os operadores de caixa para conferirem se o item registrado confere com o item que o cliente está levando. Dessa forma você consegue garantir que não está havendo a troca de etiquetas e embalagens e que o cliente não está levando um item mais caro pelo preço de um mais barato.
Além disso, o fiscal de prevenção de perdas também deve ficar atento a essa atividade, bem como os profissionais que fazem o monitoramento do sistema de segurança. Alguns setores podem exigir maior atenção, como o açougue e a seção de frios e resfriados.
9. Se atente para falhas administrativas
Certamente se uma mesma atividade é realizada por várias pessoas diferentes, o resultado não será igual. Este é outro motivo para que você faça a padronização de processos. Fazendo isso você evita falhas nos processos administrativos e consequentemente garante maior segurança na execução dos processos internos, minimizando os prejuízos. Além de deixar seus funcionários mais seguros ao realizarem suas funções.
As falhas administrativas que causam perdas podem ocorrer em diversas etapas, tais como a compra de produtos, sem solicitar uma validade mínima; não combinar uma logística adequada de entrega com o fornecedor; estabelecimento de processos que não levem em conta a rotina do seu supermercado; não fazer análises periódicas dos relatórios gerenciais.
10. Utilize um software de gestão
Muitas atividades são realizadas dentro de um supermercado e contar com a ajuda de um software de gestão com certeza fará uma grande diferença na prevenção de perdas, além de trazer grandes benefícios para o estabelecimento. Principalmente quando falamos de processos mais complexos e que requerem muito tempo para serem feitos.
Provavelmente, os processos que podem se beneficiar mais com a utilização de um software de gestão são o controle financeiro e o controle de estoque, principalmente se eles estiverem integrados. Isso porque, desde a entrada do item no estoque, até a sua saída da loja, você não vai precisar se preocupar.
Além disso, os sistemas de automação também possibilitam um melhor controle fiscal, e o pagamento de impostos e tributos corretamente. Desde que as informações fiscais tenham sido inseridas corretamente no sistema.
Existem diversos softwares no mercado e que foram desenvolvidos especificamente para a gestão de supermercados. Portanto, eles são capazes de atender às particularidades desse setor do varejo e ainda estão em constante busca de soluções para facilitar a rotina dos gestores.
Contando com a ajuda da tecnologia você conseguirá identificar mais facilmente onde estão havendo as perdas dentro do seu negócio e conseguirá atuar com prontidão visando evitar que esse problema continue acontecendo.
11. Conhecer para prevenir
Por último, mas não menos importante, não há outra forma de conseguir prevenir as perdas em supermercado se você não conhecer as características e as necessidades do seu negócio. É fundamental lembrar que cada empresa terá as suas fraquezas e os seus pontos fortes e um bom gestor deverá conhecer quais são eles. Sem mencionar que elas podem mudar ao longo do tempo e conforme mudanças são implementadas.
Por isso, fazer análises críticas para entender e conhecer melhor o seu negócio é essencial. Uma delas é a análise SWOT, que irá te indicar não apenas os pontos fracos e fortes, mas também quais são as oportunidades de melhoria e as principais ameaças para o sucesso da sua empresa.
Um gestor também deverá fazer a análise dos relatórios gerenciais periodicamente. Eles permitiram entender quais produtos são os mais procurados pelos seus clientes e, consequentemente, planejar melhor a compra de mercadorias para evitar perdas.
Quanto maior for o conhecimento sobre o seu negócio, melhores serão as decisões gerenciais tomadas e maiores as chances de sucesso.
12. Coloque a mão na massa
Agora que você já sabe qual é o passo a passo para atuar na prevenção de perdas em supermercado chegou a hora de identificar quais são os passos que ainda não estão sendo executados no seu negócio para colocá-los em prática o quanto antes.
Por mais que todas as nossas dicas sejam valiosas e devam ser implementadas, é preciso ir com calma e implantá-las aos poucos. Isso dará tempo para que você e seus funcionários se adaptem às mudanças. O mais importante é identificar onde as mudanças precisam ser feitas, e quais são mais urgentes e possíveis de serem feitas. Caso contrário, você corre o risco de gastar tempo, energia e dinheiro em algo que não é tão importante.
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