Setor administrativo de um supermercado: Quais são as responsabilidades?

Conhecer bem o funcionamento do setor administrativo de um supermercado é fundamental para uma boa gestão do seu negócio. Isso porque, é ele que cuidará de diversos setores essenciais, dentre eles podemos citar o setor financeiro, fazer contato com fornecedores e contratar os funcionários.

Por isso, entender quais são as funções e responsabilidade do setor administrativo, poderá fazer uma grande diferença para o sucesso do seu supermercado. Neste artigo vamos dar mais detalhes a respeito disso. Boa leitura!

Funções do setor administrativo de um supermercado

De modo geral, podemos definir como setor administrativo de um supermercado aquele que tem por responsabilidade realizar um planejamento estratégico e a gestão de pessoas e de atividades que são fundamentais para que o seu negócio funcione.

Dentre as principais funções do setor administrativo, podemos citar: 

• Gestão e desenvolvimento do setor de recursos humanos;
• Contratação de serviços;
• Contato com fornecedores e compra de produtos;
• Gestão financeira (vendas, cobranças, compras);
• Pagamentos de tributos e impostos;
• Controle de gestão de qualidade.

Os responsáveis pela administração serão as pessoas responsáveis por liderar essas diferentes áreas. Ainda, eles é que serão responsáveis pela tomada de decisões com base nas informações fornecidas por cada uma delas, visando sempre o crescimento e melhoria do negócio.

É importante mencionar que, dependendo do tamanho do supermercado, essas funções acabam se sobrepondo. Por exemplo, no Brasil, apesar de existirem diversas grandes redes, entretanto, os supermercados pequenos, de família, também são muito comuns. 

No primeiro caso, a administração do supermercado é bem setorizada e existem diferentes equipes para cada uma das funções. Por outro lado, no caso de pequenos negócios, é comum que a mesma pessoa seja responsável por todas, ou a maioria, das funções do setor administrativo.

Responsabilidade do setor administrativo do supermercado

A seguir, falaremos em mais detalhes a respeito das responsabilidades do setor administrativo de um supermercado. Para isso, vamos dividi-las em diferentes setores, conforme as funções mencionadas acima.

Recursos humanos

Ter uma boa equipe trabalhando nas diferentes áreas do seu supermercado é muito importante. Isso significa ter pessoas que sejam qualificadas para a função para a qual estão sendo contratadas, que tenham conhecimento técnico ou experiência para desempenharem as suas funções. Na hora de contratar funcionários para o seu supermercado, procure características como proatividade e vontade de crescer.

Além disso, lembre-se que é importante manter os funcionários motivados. Investir em treinamentos, reciclagem e incentivar os funcionários a darem ideias e a participarem ativamente das decisões relacionadas às funções desempenhadas são ótimas para isso. 

Do ponto de vista mais prático, é importante mencionar que você precisará de pessoas para cobrir todo o horário de funcionamento do supermercado. Portanto, divida os turnos e certifique-se de ter um número suficiente de funcionários para os horários de maior movimento.

Contratação de fornecedores e prestadores de serviço

O setor administrativo responsável pela contratação de fornecedores e prestadores de serviço é o setor de compras. Caberá a ele fazer contato com as empresas e encontrar aquelas que melhor atendem às necessidades do seu supermercado. Além disso, também caberá a esse setor efetuar a negociação de preços e condições de entrega.

Para que essas contratações e negociações sejam feitas da melhor forma possível, é essencial a interação com outros setores, como o departamento financeiro (para saber qual o orçamento disponível) e com o setor que necessita do produto ou serviço (para conhecer todas as especificações do que deve ser contratado/comprado).

Controle financeiro

Dentro do setor administrativo de um supermercado o setor financeiro é um dos mais importantes. Isso porque, ele é o responsável por controlar qual é a quantidade de dinheiro que entra e que sai todos os meses. Portanto, todas as decisões que envolvam gastos devem sempre ser tomadas em conjunto com o setor financeiro.

Além disso, é fundamental que ele trabalhe bem próximo à alta diretoria do seu supermercado. Ou seja, às pessoas que tomam todas as decisões administrativas na empresa. Afinal de contas, quem começa um negócio quer ter lucro, portanto, medidas precisam ser tomadas a qualquer sinal de problema na saúde financeira da empresa.

Pagamentos de impostos e tributos

Se tem uma coisa que não falta na legislação brasileira são impostos e tributos. Além disso, frequentemente a lei muda e um novo imposto ou uma nova regulamentação se faz necessário. Por isso, há um setor inteiro dentro da administração que é responsável por lidar com todas essas questões burocráticas, que é a Contabilidade.

Se você não possuir um setor contábil no seu supermercado, a recomendação é que você faça a contratação de um escritório de contabilidade. Desta forma você garante que o seu negócio estará em dia com todos os impostos, além de facilitar na hora de fazer a declaração do imposto de renda.

Controle da gestão de qualidade

O departamento de controle da gestão da qualidade é muito importante em todo negócio. Isso porque, caberá a esse setor avaliar os processos e atividades de cada um dos setores que compõem o setor administrativo. Através dessas avaliações é possível encontrar formas de melhorar o desempenho da sua empresa, bem como encontrar oportunidades de melhoria.

É importante mencionar que esse controle da gestão da qualidade pode ser realizado por uma comissão, formada por pessoas de diferentes setores. Esse, inclusive, é o princípio aplicado às empresas que possuem uma equipe de auditoria interna para as certificações ISO (certificação de qualidade, ambientais e de diversos outros processos).

Outras ferramentas que podem ser utilizadas no controle de gestão de qualidade são as análises SWOT e PESTEL. Através dessas análises você conseguirá identificar também quais são os pontos fortes e fracos do seu negócio, bem como o que vem influenciar o seu negócio positiva e negativamente.

Um supermercado com um bom setor administrativo, que consiga obter informações de todas as áreas pelas quais ele é responsável será capaz de tomar melhores decisões administrativas. Por isso, se você quiser mais dicas de como fazer uma boa gestão de supermercado, continue a leitura desse artigo.