Conhecer bem o funcionamento do setor administrativo de um supermercado é fundamental para uma boa gestão do seu negócio. Isso porque, é ele que cuidará de diversos setores e aspectos essenciais para o bom funcionamento da sua empresa, tais como: setor financeiro, setor de compras, recursos humanos, dentre outros.
Apesar da sua importância, poucos gestores dedicam o tempo necessário para aprender como gerenciar o setor administrativo do seu negócio. O resultado é processos mal planejados e falta de experiência podem trazer grandes prejuízos e até mesmo impedir que a sua empresa cresça.
Por isso, entender quais são as funções e responsabilidade do setor administrativo, poderá fazer uma grande diferença para o sucesso do seu supermercado. Portanto, se você se enxergou nessa situação, então esse artigo foi feito para você. Nele você vai aprender mais sobre como gerenciar o setor administrativo de forma eficiente. Vem com a gente e boa leitura!
Funções do setor administrativo de um supermercado
A primeira coisa que você precisa entender é qual a função que o setor administrativo de um supermercado tem. Ele é aquele que tem por responsabilidade realizar um planejamento estratégico, a gestão de pessoas e de atividades que são fundamentais para que o seu negócio funcione.
Dentre as principais funções do setor administrativo, podemos citar:
- Gestão e desenvolvimento do setor de recursos humanos;
- Contratação de serviços;
- Contato com fornecedores e compra de produtos;
- Gestão financeira (vendas, cobranças, compras);
- Pagamentos de tributos e impostos;
- Controle de gestão de qualidade.
Os responsáveis pela administração serão as pessoas responsáveis por liderar essas diferentes áreas. Ainda, eles serão responsáveis pela tomada de decisões para o negócio, bem como pela compilação, análise e compartilhamento de informações com o dono da empresa.
Ou seja, somente a partir dessas informações é que o empreendedor pode tomar decisões estratégicas e que vão impactar diretamente o sucesso do negócio. Por isso, essas informações precisam ser confiáveis.
Também é importante mencionar que, dependendo do tamanho do supermercado, essas funções acabam se sobrepondo. Por exemplo, no Brasil, apesar de existirem diversas grandes redes em que todos esses processos acontecem separadamente, os supermercados pequenos, de família, em que uma única pessoa é responsável por desempenhar todas essas funções também são muito comuns.
Neste último caso, o conhecimento sobre como cada um desses setores devem funcionar é essencial para que o gestor não fique perdido e acabe fazendo algo errado. E é justamente para isso que você está lendo esse artigo, não é mesmo?
Responsabilidade do setor administrativo do supermercado
A seguir, falaremos em mais detalhes a respeito das responsabilidades do setor administrativo de um supermercado. Para isso, vamos dividi-las em diferentes setores, conforme as funções mencionadas acima.
Recursos humanos
Ter uma boa equipe trabalhando nas diferentes áreas do seu supermercado é muito importante. Isso significa ter pessoas que sejam qualificadas para a função para a qual estão sendo contratadas, que tenham conhecimento técnico ou experiência para desempenharem as suas funções.
Na hora de contratar funcionários para o seu supermercado é importante procurar por pessoas experientes e com boa formação, entretanto, não subestime características como proatividade e vontade de crescer. Lembre-se que conhecimento técnico pode ser adquirido ao longo do tempo, mas funcionários com essas características tendem a ser mais produtivos.
Além disso, é fundamental manter os funcionários motivados. Investir em treinamentos, cursos de reciclagem, bem como incentivar os funcionários a darem ideias e a participarem ativamente das decisões relacionadas às funções desempenhadas são ótimas para isso. Outra boa estratégia para manter os funcionários motivados é estabelecer metas para a sua equipe e premiá-los sempre que essas metas forem alcançadas.
Do ponto de vista mais prático, é importante mencionar que você precisará de pessoas para cobrir todo o horário de funcionamento do supermercado. Portanto, divida os turnos e certifique-se de ter um número suficiente de funcionários para os horários de maior movimento.
Setor de compras: contratação de fornecedores e prestadores de serviço
O setor administrativo responsável pela contratação de fornecedores e prestadores de serviço é o setor de compras. Caberá a ele fazer contato com as empresas e encontrar aquelas que melhor atendem às necessidades do seu supermercado. Além disso, também caberá a esse setor efetuar a negociação de preços e condições de entrega.
Para que essas contratações e negociações sejam feitas da melhor forma possível, é essencial a interação com outros setores, como o departamento financeiro (para saber qual o orçamento disponível) e com o setor que necessita do produto ou serviço (para conhecer todas as especificações do que deve ser contratado/comprado).
Além disso, também é essencial que o setor de compras mantenha uma boa relação com os fornecedores. Já que isso poderá ser um grande diferencial na hora de negociar preços e condições de entrega, e isso pode deixar o seu supermercado mais competitivo diante da concorrência.
Setor financeiro
Dentro do setor administrativo de um supermercado, o setor financeiro é um dos mais importantes. Isso porque, ele é o responsável por controlar qual é a quantidade de dinheiro que entra e sai todos os meses. Portanto, todas as decisões que envolvam gastos devem sempre ser tomadas em conjunto com ele.
Além disso, é fundamental que ele trabalhe bem próximo à alta diretoria do seu supermercado. Ou seja, às pessoas que tomam todas as decisões administrativas na empresa. Afinal de contas, quem começa um negócio quer ter lucro, portanto, medidas precisam ser tomadas a qualquer sinal de problema na saúde financeira da empresa.
Isso significa que, qualquer planejamento para investimentos, sejam em renovações do supermercado, implementação de novas tecnologias, ou contratação de pessoal, devem ter a aprovação do setor financeiro. Portanto, se o gestor tiver a intenção de investir em algo, ele deve deixar isso claro para quem cuida do dinheiro da empresa.
Contabilidade: pagamentos de impostos e tributos
Se tem uma coisa que não falta na legislação brasileira são impostos e tributos, e qualquer erro pode trazer um grande prejuízo para a sua empresa. Além disso, frequentemente a lei muda e um novo imposto ou uma nova regulamentação surge, sendo necessária a atualização e o constante acompanhamento.
Justamente por isso, há um setor inteiro dentro da administração que é responsável por lidar com todas essas questões burocráticas, que é a Contabilidade. Apesar disso, nem todos os supermercados possuem um setor contábil.
Se este for o seu caso, então a recomendação é que você faça a contratação de um escritório de contabilidade. Desta forma você garante que o seu negócio estará em dia com todos os impostos, além de facilitar na hora de fazer a declaração do imposto de renda.
Controle da gestão de qualidade
O departamento de controle da gestão da qualidade é muito importante em todo negócio. Isso porque, caberá a esse setor avaliar os processos e atividades de cada um dos setores que compõem o setor administrativo. Através dessas avaliações é possível encontrar formas de melhorar o desempenho da sua empresa, bem como encontrar oportunidades de melhoria.
É importante mencionar que esse controle da gestão da qualidade pode ser realizado por uma comissão, formada por pessoas de diferentes setores. Esse, inclusive, é o princípio aplicado às empresas que possuem uma equipe de auditoria interna para as certificações ISO (certificação de qualidade, ambientais e de diversos outros processos).
Outras ferramentas que podem ser utilizadas no controle de gestão de qualidade são as análises SWOT e PESTEL. Através dessas análises você conseguirá identificar também quais são os pontos fortes e fracos do seu negócio, bem como o que vem influenciar o seu negócio positiva e negativamente.
Sucesso de um supermercado, muito além do setor administrativo
Claro que o setor administrativo de um supermercado é fundamental para manter o negócio funcionando. Entretanto, você não pode esquecer que investimento em estratégias de marketing é o que vai atrair clientes e fazer com que a empresa funcione. Por isso, jamais subestime a importância que ele pode ter.
É muito comum que em supermercados pequenos as decisões de marketing sejam tomadas pelo dono do negócio, entretanto, com isso, você pode estar perdendo grandes oportunidades. Diante disso, é importante dizer que ter empresas especializadas trabalhando com você pode ser a melhor saída.
Assim, você conseguirá ter estratégias para as redes sociais, investindo em produção de conteúdo, e para o ponto de vendas, como na implementação de estratégias para melhorar a experiência de compras do cliente com uma rádio indoor, por exemplo.
Se você não sabe como fazer isso, não precisa se preocupar, basta conferir o nosso e-book Marketing para supermercado: X ações essenciais para o seu negócio, onde te contamos tudo o que você precisa saber sobre marketing.
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