Você possui uma rotina de cadastro de produtos no seu supermercado? Consegue entender a importância que isso pode ter para o controle de estoque do estabelecimento? Ainda, sabe como isso poderá influenciar a experiência do cliente ou interferir na produtividade dos funcionários?
Se você respondeu não para qualquer uma dessas perguntas, então você feio ao lugar certo e a gente vai te ajudar a entender tudo o que você precisa sobre cadastro de produtos. Esse é um processo do supermercado que pode influenciar muitos outros. Por ser uma tarefa bastante complexa, ela exige muita atenção.
Afinal de contas, erros poderão interferir nos seus resultados, prejudicando a sua lucratividade e as estratégias de marketing. Dito isso, neste artigo você irá conhecer mais sobre a importância do cadastro e também conhecer o passo-a-passo para fazer isso no seu supermercado. Boa leitura!
Importância do cadastro de produtos no supermercado
Antes das dicas, é fundamental que você, como gestor de um supermercado, entenda a importância de efetuar o cadastro de produtos da forma correta e a influência que isso poderá ter no seu negócio. A execução dessa tarefa deve ser levada a sério pelos seguintes motivos:
- Planejamento de compras: somente conhecendo exatamente o que tem no seu estoque, é que você poderá planejar as compras e adquirir produtos que realmente sejam necessários para o seu supermercado, evitando excesso ou mesmo deixando de adquirir produtos que não são relevantes;
- Prevenção de perdas: produtos que não estão devidamente cadastrados podem passar despercebidos no dia a dia. Com isso, se eles tiverem pouca saída, você corre o risco de deixar o produto vencer sem sequer colocá-lo nas prateleiras. Por mais que você possa vender esses produtos por preços mais baixos, isso diminuirá (ou até mesmo anulará) a sua margem de lucro;
- Estratégias de marketing: para planejar as suas estratégias e ações de marketing é preciso saber exatamente o que você tem no estoque. Afinal de contas, não há promoção de sucesso se você não possui a quantidade de itens necessários para atender a demanda que pretende criar. Ou mesmo, como mencionamos anteriormente, você pode vender aqueles produtos que estão em excesso no estoque. Confira o nosso guia Marketing para supermercado: 7 ações essenciais para o seu negócio;
- Atribuições fiscais: todo estabelecimento comercial está sujeito ao pagamento de impostos e tributos. Em um supermercado, com uma grande diversidade de produtos, alguns deles podem estar sujeitos a impostos, enquanto outros não estão. Isso também depende do regime tributário que você estiver inserido. Por isso, é preciso cadastrá-los corretamente para atender à legislação e não pagar mais imposto do que o necessário e nem ter problemas com o fisco.
Vale ressaltar que, quanto maior a diversidade de itens que você vender na sua loja, mais desafiadora será a tarefa de cadastro de produtos. Entretanto, essa atividade está diretamente ligada ao sucesso do seu supermercado, portanto, não pode ser ignorada ou negligenciada. Confira o nosso passo-a-passo para realizá-la.
Passo-a-passo para o cadastro de produtos de supermercado
Como falamos anteriormente, o cadastro de produtos no supermercado é um subprocesso do controle de estoque. Apesar disso, vamos tratá-lo como um processo neste artigo para facilitar a sua compreensão. Essa é uma daquelas tarefas que nem todos os gestores prestam a devida atenção, mas que pode influenciar as estratégias de marketing, decisões gerenciais e a lucratividade do estabelecimento.
1. Defina como será o processo
O primeiro passo é definir como será o processo de cadastro de produtos. Isso significa estabelecer o que vai acontecer a um produto assim que ele chegar na sua loja, ou seja, qual será a jornada do produto. Veja esse exemplo de jornada:
- Surge a demanda pela compra de um determinado produto, que pode ser uma data comemorativa do varejo, lançamento de um novo produto, solicitação de clientes;
- Setor de compras pesquisa sobre o item com fornecedores e na internet;
- Faz o pedido com o fornecedor;
- Conferência do pedido, se a entrega corresponde com o pedido de compras para o fornecedor;
- Os produtos entregues serão separados por categorias, marcas, tipos de apresentações (embalagem), dentre outros;
- Os produtos serão cadastrados no sistema utilizado para controle de estoque, seja ele automatizado ou uma planilha de Excel;
- O cadastro será conferido por uma pessoa responsável pela sua validação;
- Somente depois disso será dada a entrada em estoque dos produtos e eles ficarão disponíveis para a venda.
Esse é apenas um resumo de como todo o processo pode ocorrer, devendo ser adaptado para cada supermercado ou mesmo para cada loja. Lembrando ainda que dentro de cada uma dessas etapas, muitas outras podem ser necessárias.
Para iniciar o processo de cadastro de produtos no seu supermercado você pode fazer uma lista, como a que mostramos acima, e partir daí para o detalhadamente de cada uma das etapas.
2. Tenha um responsável pelo cadastro
Contar com funcionários competentes para te ajudar na rotina administrativa do supermercado é fundamental. Além disso, como em um supermercado o número de itens vendidos é muito grande, é importante ter mais de uma pessoa treinada para efetuar o cadastro de produtos. Entretanto, também é fundamental ter uma (ou mais) pessoa(s) responsável(is) pela conferência do cadastro realizado antes que ele possa ser utilizado.
Caberá a essa pessoa estabelecer prazos para o cadastro dos produtos, conferir se os dados foram inseridos no sistema corretamente e se não há informações faltando no cadastro. O ideal é que esse cadastro seja realizado assim que o produto chegue no supermercado, ou mesmo quando a compra dele é efetuada. Desta forma, você não perde tempo e pode colocar o item nas prateleiras o quanto antes.
Ter diferentes profissionais bem treinados para a realização dessa tarefa é um ponto crítico do processo. Podem ser funcionários do setor de compras ou do estoque, o importante é identificar quem pode fazer isso e quem fará a revisão do cadastro para agilizar o processo.
3. Padronize a descrição dos produtos
Padronizar a descrição na hora de cadastrar produtos de supermercado é essencial. Isso porque, muito provavelmente, você já se deparou com uma situação em que as pessoas se referem ao mesmo item utilizando nomes diferentes. Alguns exemplos são: macaxeira, aipim e mandioca, ou então mexerica, tangerina e bergamota, mas existem muitos outros exemplos que poderíamos citar.
Por isso, é fundamental que todos os colaboradores utilizem os mesmos termos para se referirem aos produtos. Além do que, isso evita cadastros duplicados e mais trabalho na hora de fazer pesquisas no sistema ou na planilha de controle de estoque que você utilizar.
A melhor formas de evitar cadastro duplicados e padronizando quais são as informações que todos os produtos devem ter, tais como nome, descrição do produto, abreviação, marca, apresentação (pacote, caixa, copo, ml, gr, kg, dentre outros) valor unitário, informações tributárias e valor de venda.
Ainda, para os itens mais “problemáticos”, como os que mencionamos anteriormente, você pode preparar uma lista que tenha a foto do produto e os diferentes nomes que ele pode ter. Essa lista deve ficar acessível para todos os funcionários que precisam fazer consultas ou cadastrar novos itens.
4. Faça a validação fiscal
Que a tributação brasileira é burocrática e pode deixar qualquer varejista de cabelos em pé ninguém tem dúvidas. As dúvidas surgem mesmo na hora de fazer a validação fiscal dos itens que você vende no seu supermercado.
Dito isso, é importante que você fique atento a todos os códigos que precisa incluir na hora de cadastrar um produto. Eles serão essenciais para que você possa efetuar o pagamento de impostos corretamente e não ser pego de surpresa por alguma auditoria fiscal.
O ideal é que você inclua o código EAN (European Article Number, também conhecido como código de barras), a classificação fiscal do produto, o CEST (Código Especificador da Substituição Tributária) e se o produto é sujeito ou não a tributações. Essas informações serão valiosas na hora de fazer o controle fiscal e na precificação dos produtos.
5. Utilize o código de barras
O código de barras pode ser um grande aliado na hora de fazer o cadastro de produtos no seu supermercado, portanto, não o subestime. Ele atua como uma espécie de RG do produto, ou seja, cada produto tem um código diferente e pode ser utilizado para registrar a entrada e a saída de cada item.
Por exemplo, se você tiver um determinado refrigerante em apresentações diferentes, um de 1,5L e outro de 2L, cada um terá um código de barras diferente. Por isso, incluí-lo no sistema de automação de controle de estoque e/ou na planilha de controle é imprescindível e facilitará muito a sua rotina.
Vale ainda lembrar que o código de barras ainda é uma excelente forma de agilizar a realização do balanço do estoque. Afinal, você não vai precisar contar item por item, basta fazer a leitura do código. E, claro, ele é essencial para o checkout do supermercado, portanto, você consegue unificar a forma como o controle de estoque e como o controle de caixa é feito.
6. Cuidado com os produtos de fabricação própria
Se você vende produtos de fabricação própria no seu supermercado, sejam bolos, salgados, pratos prontos, salgados ou qualquer outro, você também precisará cadastrá-los no seu sistema. Esse cadastro deve seguir o mesmo padrão para os demais itens, inclusive com a geração de um código de barras.
Neste caso, vamos supor que você vende sanduíches de frango, de presunto e de atum. Então essas informações devem estar presentes no cadastro. Desta forma você saberá qual é o sabor mais procurado e quais ingredientes não poderão faltar para o preparo dele.
7. Faça revisões periódicas
Assim como ocorre com qualquer outro processo do supermercado, é essencial que você faça revisões periódicas nos passos. Isso porque, é natural que ele mude com a implementação de novos softwares de gerenciamento, novas tecnologias disponíveis no mercado ou mesmo aprimoramento de como as coisas são feitas.
Outro ponto importantíssimo relacionado à revisão do cadastro de produtos no supermercado é com relação à lista de itens que você possui cadastrados. Assim como o processo em si pode mudar, alguns produtos podem deixar de ser comercializados pelo fornecedor ou mesmo porque não há demanda na sua loja.
Neste caso, é essencial que você possa ter um controle de itens ativos e inativos no seu sistema. Esse controle também facilita o trabalho de quem é responsável pelo cadastro de novos itens. Apenas tome cuidado para não excluir itens que sejam necessários para o controle tributário ou para os relatórios gerenciais. O ideal é que você encontre uma forma de identificar quais são os produtos válidos e quais não estão mais em uso sem a necessidade de apagar nenhum
Dicas de software para cadastro de produtos de supermercado
É um fato que a automação no supermercado deixa a rotina do gestor muito melhor, entretanto ela também influencia na experiência de compras do cliente. Isso pode ser facilmente percebido em alguns setores, como no caso dos caixas. Quando um sistema de automação é implementado, o processo de check out agiliza o atendimento ao cliente.
Entretanto, a importância da utilização de um software para cadastro de produtos de supermercado pode ser subestimada. Por exemplo, através do software você consegue imprimir a etiqueta de preço do produto, que será exposta no PDV. Assim, a descrição já estará correta e o cliente não terá grandes dificuldades para encontrar o preço do produto e não terá nenhuma surpresa com relação ao valor do item em questão quando chegar no caixa.
Mas, encontrar o software certo para o seu supermercado pode ser um desafio. Afinal, com tantas opções no mercado, pode ser difícil saber qual se adeque melhor à sua realidade. Por isso, a seguir trazemos algumas dicas de softwares para você utilizar no seu supermercado. Lembrando sempre que, antes de adquirir qualquer um deles é necessário realizar testes para entender como ele funciona e se realmente atenderá àquilo que você precisa.
NEX
Mais do que cadastro de produtos de supermercado, o NEX é também um software de gestão da loja. Ele oferece a possibilidade de incluir uma foto do produto, facilitando o reconhecimento e a identificação do produto. Além disso, você pode incluir uma descrição, código interno do supermercado e o código EAN.
O sistema permite ainda que você controle o custo do produto (valor de compra, custos operacionais e tributações) e o valor pelo qual o produto é vendido. Sendo possível também fazer kits para vendas e gerenciais promoções. Outra vantagem é facilitar o controle de estoque, já que ele oferece controle de localização e de data de vencimento.
GestãoClick
Outro software para cadastro de produtos no supermercado é o GestãoClick. Esse é um software bastante completo que oferece uma grande diversidade de funções. Além de inserir todas as informações detalhadas do produto, você também pode incluir informações de fornecedores, facilitando a busca quando for necessário efetuar a compra daquele item.
Além disso, ele também permite que você crie produtos com composições próprias. Ou seja, é ideal para os supermercados que possuem produtos de fabricação própria. Assim, quando você altera a composição de algum item, ele automaticamente já faz o controle de estoque dos ingredientes utilizados na produção.
Também é possível emitir relatório gerenciais, com todas as informações de produtos vendidos, como quantidade, custo, margem de lucro, dentre outros. Aliás, quer saber mais sobre como calcular os seus lucros, confira a nossa Calculadora de faturamento por metro quadrado.
Lexos
O Lexos é um software de cadastro de produtos que também permite a inserção de imagens, além de todas as demais informações do produto, como fornecedores, consumidores, emissões de notas fiscais, quantidade disponível no estoque, valor de compra e de venda, e a margem de lucro.
Além disso, também é possível criar código de barras personalizado e incluir os produtos dentro de grupos. Desta forma, você pode incluir a informação de qual seção do supermercado o produto faz parte, auxiliando na reposição de estoque. Facilitando a gestão, a análise dos relatórios gerenciais e a tomada de decisões.
Com o Lexos, você também consegue fazer o controle de estoque da sua loja e a gestão financeira, emitindo notas fiscais,
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