Saber como controlar o vencimento de produtos em um supermercado de forma eficiente é essencial para o bom funcionamento do estabelecimento. E isso não apenas pela segurança alimentar dos seus clientes, mas também para evitar perdas financeiras que possam comprometer o lucro do seu negócio. Afinal de contas, você não vai ter o que fazer com os produtos vencidos a não ser descartá-los.
Por isso, ter um controle de vencimento eficiente, que vise, antes de mais nada, manter um estoque atualizado, prateleiras organizadas e sujeitos a avaliações periódicas é fundamental. Ou seja, é essencial planejar como esse controle será feito.
Neste artigo iremos explicar em mais detalhes a importância do controle de vencimento e dar algumas dicas práticas de como fazer isso no seu supermercado. Também falaremos mais sobre outras perdas que podem acontecer no supermercado e às quais você deve ficar atento. Boa leitura!
Por que devo me preocupar com o controle de vencimento de produtos em supermercado
A diversidade de produtos comercializados em um supermercado é enorme. Por isso, o controle do vencimento de todos esses itens é um dos grandes desafios desse tipo de negócio. Entretanto, ele é essencial e muito importante para que o seu negócio tenha sucesso e você consiga conquistar os seus clientes, e que devendo ser levado a sério.
Primeiramente, porque produtos vencidos não podem mais ser comercializados, ou seja, você comprou uma mercadoria, não conseguiu vendê-la, e agora vai ter que arcar com o prejuízo. Pior ainda se esses produtos vencidos ainda estiverem no estoque e você nem sequer teve a oportunidade de oferecê-los aos seus clientes.
Inclusive, essa pode ser uma das principais fontes de perdas no supermercado, ao lado de roubos, furtos ou desvios. Portanto, desenvolver formas de evitar que essas perdas aconteçam deixam o seu negócio mais lucrativo.
Um bom controle de vencimento em supermercado começa com um bom controle de estoque. Portanto, se isso estiver acontecendo no seu negócio, então é importantíssimo reavaliar como o controle de estoque vem sendo realizado. Além disso, também é fundamental que os produtos que estão expostos nas prateleiras passem por conferências diárias, evitando que itens vencidos fiquem disponíveis para o público.
Como controlar o vencimento de produtos em supermercado
Para que você não precise mais se deparar com perdas financeiras pela má gestão de estoque e também seja capaz de fazer o controle do vencimento de produtos no seu supermercado, daremos algumas dicas práticas, que podem ser facilmente implementadas.
1. Saiba o que tem no estoque
O primeiro passo para estabelecer ou melhorar o controle de vencimento de produtos é fazer um levantamento detalhado do seu estoque e do que está nas prateleiras. Esse levantamento será importantíssimo para você entender qual é a situação atual do seu supermercado.
Ao fazer isso pode ser que você se depare com grandes quantidades de produtos próximo do vencimento, ou uma pequena quantidade de produtos com muita saída, ou mesmo uma grande quantidade de produtos com pouca saída. Entender o que acontece no seu estoque é primordial para o sucesso do seu supermercado, já que isso permitirá que você tome decisões gerenciais mais acertadas e possa planejar as estratégias comerciais.
Aproveite esta oportunidade e faça uma boa organização do seu estoque. Isso porque, a forma como você organiza as mercadorias facilita o controle de vencimento dos produtos. Deixe na frente, ou com acesso mais fácil, aqueles produtos que vencem primeiro. Assim, sempre que for necessário repor alguma mercadoria nas prateleiras, esses produtos serão expostos primeiro. Somente essa medida já irá reduzir as suas perdas significativamente.
2. Conheça a demanda do supermercado
Agora que você já conhece o seu estoque, o próximo passo para um bom controle de vencimento de produtos é conhecer a sua demanda. Ou seja, saber quais são os produtos mais procurados pelos seus clientes. Lembre-se de analisar a demanda conforme o dia da semana, ou então conforme o período do mês.
Além disso, alguns produtos possuem demanda sazonal, não apenas pelas datas comemorativas, mas também pelas estações do ano. Por exemplo, no verão a procura por protetores solares e sorvetes é maior que no inverno; ou ainda a busca por milho e amendoim aumenta no período das Festas Juninas.
Essas informações de demanda e produtos com maior saída podem ser facilmente obtidas levantando-se o histórico de vendas do seu supermercado. Verifique os anos anteriores se for preciso para encontrar quais são os itens mais e menos importantes.
Vale a pena ressaltar que essa análise te ajudará não apenas a controlar o vencimento de produtos no supermercado, mas também a preparar as campanhas publicitárias e ações de marketing. Quanto melhor você saber como o seu supermercado funciona e quais são as preferências dos clientes, melhor.
3. Programe as entregas com os seus fornecedores
Conhecendo a demanda do seu supermercado, fica muito mais fácil programar as entregas com o seu fornecedor. Afinal de contas, de nada adianta querer comprar grandes quantidades de um produto com prazo de validade curto, é melhor ter quantidades menores e aumentar o número de entregas.
Isso é particularmente importante no caso de produtos perecíveis. Essa medida, além de evitar desperdícios, ainda será uma ótima oportunidade para oferecer sempre produtos frescos aos seus clientes, podendo até mesmo se tornar um dos diferenciais do seu supermercado.
Outra grande vantagem de conhecer a demanda e conseguir programar as entregas é que você saberá quando será preciso fazer promoções para liberar espaço no estoque. Por exemplo, no Natal você precisará de espaço para armazenar os panetones e você pode fazer isso realizando períodos promocionais para outros produtos.
4. Faça promoções periodicamente
Uma excelente forma de evitar perdas financeiras em supermercado pelo vencimento de produtos é através de promoções. Dar descontos nos produtos que estão com datas próximas de vencimento é uma ótima forma de conseguir vendê-los e evitar prejuízos, mesmo que você tenha que reduzir a sua margem ou vender pelo preço de custo.
Para os produtos com vencimento mais próximo, a recomendação é separar uma prateleira do supermercado e uma parte da geladeira, para os produtos que precisam de refrigeração. Vale a pena mencionar que, fazendo isso a comunicação eficiente com o cliente será extremamente importante, afinal de contas, é preciso deixar claro que aqueles produtos estão próximos do vencimento.
Lembre-se também que o caixa precisa saber que determinados descontos precisam ser concedidos para aqueles produtos. Uma dica para fazer isso é através de etiquetas, indicando qual é a porcentagem de desconto naquele item. Assim, fica fácil para os funcionários e os clientes do seu supermercado identificarem as mercadorias.
5. Organize as prateleiras
Como falamos no início deste artigo, o controle de vencimento de produtos pode até começar no estoque, mas ele também deve passar pelo PDV. Neste caso, o primeiro passo seria manter as prateleiras do supermercado organizadas e realizar verificações frequentes para avaliar a validade.
Passo isso, divida o seu supermercado em setores e deixe funcionários responsáveis pela organização e controle de vencimento em cada um deles. Essa tarefa pode ser executada pelo repositor da seção, afinal, ele já estará acostumado com os produtos e organizando as prateleiras diariamente.
Oriente-os a fazer a organização das prateleiras com os produtos que vencem primeiro na frente daqueles que vencem depois. Além disso, eles também devem ser responsáveis pela verificação da data de validade dos produtos, separá-los e enviá-los para a seção de ofertas. Vale lembrar que produtos perecíveis devem ter a validade checada diariamente. Enquanto que os não perecíveis podem ter o vencimento checado uma vez por semana.
Não sabe qual é a melhor forma de manter as prateleiras do supermercado organizadas? Então confira o nosso guia completo Como organizar o seu supermercado: tenha prateleiras, gôndolas e estoque impecáveis.
6. Utilize softwares de gerenciamento
A nossa próxima dica para fazer um controle de estoque mais eficiente e, consequentemente, um bom controle de vencimento de produtos em supermercado é através de softwares de gerenciamento. Afinal, eles são capazes de diminuir os erros humanos, agilizar os processos onde são implementados e ainda podem gerar relatórios e alertas conforme a sua necessidade.
Existem diversas opções de softwares para supermercado disponíveis no mercado, o importante é encontrar aquele que atenda às necessidades do seu negócio e ao orçamento disponível. O mais importante aqui é que você faça um teste antes de comprar, ou até mesmo converse com outros varejistas que já possuem o sistema rodando na loja.
Desta forma, você saberá se serão necessárias algumas adequações e se ele poderá ser integrado com algum outro sistema que você já possui. Lembre-se que, a automação deve facilitar processos e não acrescentar novas etapas às que já existem.
Com relação ao controle de vencimento, com os alertas que esses sistemas possuem, você conseguirá programá-los com qual antecedência ele poderá te avisar. Assim, haverá tempo hábil para planejar promoções e vender os produtos, sem que haja grandes prejuízos.
7. Tenha um programa para diminuição de perdas
Como mencionamos, o vencimento de produtos no supermercado é uma das principais causas de perdas nesse tipo de estabelecimento, apesar de não ser a única. Outras causas são roubos, furto, desvios, má manipulação de produtos, não seguir o protocolo de saída de produtos.
Por isso, se você está tendo muitas perdas, uma alternativa seria implementar um programa para diminuição de perdas. Nesse programa você poderá ter uma equipe interna destinada a averiguar e fazer auditorias frequentes para entender porque as perdas estão acontecendo e propor alternativas para diminuí-las.
De certa forma, essa seria uma avaliação de alguns processos do supermercado para saber se eles realmente estão funcionando ou se adequações são necessárias. Por exemplo, se você tem tido problemas com embalagens danificadas que não permitem a ida de produtos para as prateleiras, provavelmente será necessário fazer ajustes na forma como os produtos são manipulados. Neste exemplo, a melhor forma de lidar com isso seria através de treinamentos da sua equipe e da realização de cursos de reciclagem.
Se você identificar que as perdas por vencimento estão frequentes, então talvez seja necessário fazer um inventário do estoque, rever as quantidades compradas dos itens críticos e começar a fazer promoções mais frequentes desses produtos. Lembre-se que, uma vez que você conheça qual é o problema, fica mais fácil resolvê-lo.
Justamente por esse motivo que ter um programa de prevenção de perdas e uma equipe para te ajudar é fundamental. Ainda, o ideal é que essa equipe seja formada por profissionais de diferentes setores, que tenham uma visão diferente dos processos e possam te ajudar a melhorá-lo.
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