Já preparou o inventário de estoque no seu supermercado nos últimos meses? E no último ano? Como foi a sua experiência durante o processo? Se pudesse você adotaria uma estratégia diferente ou manteria o processo de inventário igual?
Primeiramente, se você não faz o inventário do seu estoque então é melhor ficar atento. Já que esse é o tipo de controle que é fundamental para se conseguir fazer uma gestão eficiente e organizada do seu negócio, além de fazer com que você ganhe vantagem competitiva. Afinal de contas, somente sendo capaz de oferecer tudo o que o seu cliente procura, melhorando a sua experiência é que você conseguirá fidelizá-los.
Segundo, porque se o inventário tomou mais tempo do que o necessário ou se você percebeu que tudo estava um verdadeiro caos, isso significa que é preciso encontrar formas mais eficientes de realizar essa importante tarefa.
Esses pontos podem até parecer óbvios, entretanto, nem todos os estabelecimentos contam com um bom controle de estoque ou realizam o inventário sem nenhum tipo de planejamento. Seja qual for o tamanho da rede ou a quantidade de produtos, é importante fazer este acompanhamento para manter as prateleiras sempre abastecidas e evitar produtos parados e perda por vencimento. Quer saber mais sobre o inventário de estoque no supermercado e como começar a fazê-lo na prática? Continue a leitura!
O que é um inventário de estoque no supermercado?
Antes de prosseguirmos com as dicas práticas, é fundamental que você entenda que fazer o inventário de estoque de supermercado significa realizar a contagem e a conferência de todos os produtos que você possui em estoque e no ponto de venda. Dependendo do tipo de inventário pode até mesmo incluir outros itens como mobiliário e equipamentos.
Essa conferência é feita com base na sua lista de controle de estoque. Sendo que esse controle pode ser feito tanto manualmente como através de sistemas de automação para supermercados. Dependendo do tipo de negócio que você possui e do investimento feito nele.
O inventário pode (e deve) ser realizado tanto para os mercados de bairro, mercearias, como para supermercados maiores ou grandes redes. Ainda, essa também deve ser uma prática em qualquer outro centro de distribuição, em que os produtos ficam armazenados antes de serem disponibilizados para venda.
Ele é um dos pontos centrais do bom funcionamento de qualquer setor do varejo. Afinal de contas, uma vez que você esteja vendendo produtos é fundamental saber se tem algo em excesso, algo faltando e quais os itens mais importantes para o seu negócio. Somente com um bom controle de estoque é que você conseguirá tomar melhores decisões gerenciais.
Além disso, somente conhecendo o que tem no seu estoque você poderá planejar as compras, de modo que não faltem produtos ou mesmo não tenha itens em excesso. Ou seja, te ajuda a evitar perdas por vencimento, ou ainda a abrir espaço para produtos que sejam mais importantes.
Diferentes tipos de inventário de estoque
Existem diferentes tipos de inventário de estoque. Você pode escolher qual é a forma mais eficaz para fazer o controle no seu supermercado, podendo até mesmo aplicar mais de um deles. Há ainda a possibilidade de utilizar diferentes tipos de inventários para diferentes setores. Prática, aliás, que é até mesmo recomendada.
Nos próximos tópicos vamos falar um pouco a respeito de cada um desses inventários e como realizá-los, assim você saberá qual pode ser o melhor para o seu supermercado.
Inventário de estoque rotativo
Esse tipo de inventário de estoque foca na realização contínua de balanços, fazendo contagens, classificações e identificações de todos os produtos. Como ele é feito rotineiramente e em curtos espaços de tempo, ele acaba assumindo um caráter preventivo. Isso porque ele é capaz de identificar pequenas falhas e corrigi-las antes que se tornem um problema maior.
O inventário rotativo é realizado de forma diária, semanal ou mensal. Sendo que a contagem é realizada de forma setorizada, podendo ser organizado conforme a demanda e a equipe disponível para a sua realização.
Entretanto, a realização de inventários rotativos em supermercados muito grandes pode ser um verdadeiro desafio, já que pode fazer com que você perca muito tempo. Ainda, se você não possuir uma equipe grande o suficiente para isso, pode ser que tenha gastos com pagamento de horas extras. Portanto, considere tudo isso para ter certeza que essa é uma boa opção para o seu estabelecimento.
Inventário de estoque cíclico
O inventário cíclico é corretivo, ou seja, ele é o responsável por fazer a apuração dos prejuízos e também por deixar o estoque físico igual aos dados contábeis, criando uma base de dados segura para o supermercado. Esse tipo de inventário é realizado em ciclos, que podem ser bimestrais, trimestrais ou a cada quadrimestre. Além disso, ele pode ou não ser acompanhado por uma auditoria externa.
Neste caso, o ideal é que você planeje quando esses inventário serão realizados, determine qual será a equipe que te ajudará nessa tarefa. Ainda, ele pode estar ligado ao calendário fiscal.
Inventário de estoque periódico
O inventário de estoque periódico é muito utilizado por supermercados menores, em que o número de funcionários não é muito grande. Geralmente ele é realizado ao final do exercício, como, por exemplo, para fazer o fechamento do balanço patrimonial.
Além de saber quais são os produtos disponíveis no estoque, o inventário também permite manter um sistema atualizado, permitindo decisões gerenciais melhores, bem como corrigir possíveis falhas no processo de controle.
Inventário de estoque parcial ou dinâmico
Como o próprio nome já diz, no inventário parcial você fará a conferência de apenas um grupo de produtos. Essa é uma estratégia interessante de ser adotada se você possui uma grande variedade de produtos no seu supermercado.
Uma dica, é realizado no setor de hortifrúti, afinal de contas, os produtos possuem uma validade menor e, portanto, uma rotatividade maior. Por isso, é importante conferi-lo com maior frequência. Isso evitará possíveis perdas e ainda irá te auxiliar no controle de qualidade dos produtos que vão para as prateleiras.
Inventário de estoque anual
O inventário anual é feito uma vez por ano apenas, geralmente ao final do ano contábil. Ele é importante para que você possa prestar contas ao fisco corretamente. A recomendação é que você faça esse inventário, independentemente do tamanho do supermercado.
Inventário de estoque geral
Por mais que o inventário geral seja o mais simples, ele passa bem longe de ser o mais fácil. Isso porque, na prática, ele consiste não apenas na realização da contagem e conferência dos itens que são produtos que fazem parte do estoque, mas incluem também todos os bens da empresa. Ou seja, você também precisará fazer a conferência de equipamentos, utensílios, mobiliário, dentre outros.
O inventário geral é ainda mais trabalhoso em supermercados grandes, em que, não apenas o ponto de venda e o estoque são grandes, mas a área administrativa também. Colocá-lo em prática pode ser bastante desafiador, por isso, o melhor a fazer é envolver todos os membros da sua equipe, cada um sendo responsável por um setor.
Inventário de estoque permanente
Para realizar um inventário permanente você precisa ter um sistema de automação de controle de estoque. Isso porque, esse tipo de inventário é realizado praticamente em tempo real, sendo possível acompanhar cada movimentação de entrada e saída de itens.
Quando devo fazer um inventário de estoque para o meu supermercado?
Ao planejar o inventário de estoque no supermercado é importante que você planeje também quando esse inventário será realizado. Por isso, a primeira coisa que você tem que ter em mente é que ele deve ser feito em algum dia, ou parte do dia, em que não há entrada ou saída de mercadorias. Caso contrário, quando você terminar a contagem ela já estará errada e desatualizada.
Outro ponto importante é a escolha da periodicidade com que o inventário será realizado. Essa escolha pode depender de diversos fatores, tais como a decisão do gestor, do tamanho do negócio, disponibilidade de funcionários, e dos horários e dias disponíveis para fazê-lo. Entretanto, a recomendação é que o inventário siga um planejamento rígido e seja feito nas datas planejadas.
Lembre-se que saber a quantidade de produtos disponíveis no estoque é um ponto importantíssimo e estratégico do seu supermercado. Já que desta forma você conseguirá planejar as promoções e o que precisará comprar para suprir a demanda gerada por datas comemorativas do varejo.
Ainda, dependendo do tipo de inventário que você decidir fazer, ele poderá ser mais ou menos frequente. Por exemplo, você já sabe que precisa fazer um inventário anual sempre em janeiro e inventário cíclicos a cada três meses. O ideal mesmo é entender qual é a necessidade do seu supermercado e planejar o inventário em cima disso
Por que devo fazer um inventário de estoque?
Até aqui, já trouxemos alguns bons motivos para você investir em um inventário de estoque no supermercado, certo? Se ainda foi pouco, vamos apresentar mais benefícios antes de trazer mais dicas para que você possa implementá-lo no seu negócio.
Em linhas gerais, vimos que ter o controle é fundamental para garantir estoque suficiente para atender à demanda dos seus clientes. Quando não sabemos o que temos e o que está em falta, podemos perder vendas ou mesmo gastar dinheiro em produtos que você já tinha. Já com um inventário em mãos, conseguimos:
- Melhorar a gestão de estoque de todos os produtos;
- Entregar uma experiência do cliente que exceda as expectativas;
- Manter o fluxo de mercadorias (compra e venda) organizado e sem atrasos;
- Reduzir desperdícios e custos, remanejando a reposição de itens de acordo com a procura e as necessidades dos clientes e evitando que mercadorias vençam sem serem sequer colocadas nas prateleiras;
- Evitar perdas por vencimento;
- Não precisar procurar fornecedores de última hora e sem garantias de bom preço.
Vale ressaltar que contagens mais frequentes permitem que pequenos problemas sejam rapidamente identificados. Sem mencionar que desta forma o gestor terá a chance de melhorar o processo ou mesmo implementar mudanças caso elas sejam necessárias.
O inventário também é uma ótima ferramenta para evitar problemas de desabastecimentos, ou seja, você não vai ficar sem mercadorias, como no caso do fornecedor atrasar a entrega. Além disso, ele também pode evitar gastos desnecessários com compras de itens que não são muito procurados ou que ainda possuem um bom estoque.
Ainda, ele também irá te auxiliar a identificar extravios frequentes, permitindo que você tome as medidas de segurança necessárias para evitá-los. E por último, mas não menos importante, você saberá quais as mercadorias sem saída, que podem ser alvo de uma promoção e evitar grandes perdas por vencimento ou mesmo ficar com produtos parados no estoque, apenas ocupando espaço.
Veja como fazer um inventário de estoque de supermercados na prática
Bom, você já entendeu porque o inventário de estoque de supermercados é importante para o seu negócio. Mas, também é preciso dizer que uma das maiores vantagens é oferecer o melhor atendimento possível aos seus clientes. Isso ocorre por meio da pronta-entrega de produtos, que estarão sempre disponíveis, e no planejamento de estratégias de marketing com ações promocionais para mercadorias paradas há muito tempo.
Vamos ver agora como você pode fazer para adotar a prática no seu supermercado? Acompanhe!
1. Determine a periodicidade
O primeiro passo para fazer um inventário de estoque no supermercado é determinar qual será a periodicidade. Como você viu acima, existem diferentes tipos de inventário, o importante é escolher aquele que melhor se adeque às suas necessidades. Além disso, pode ser que diferentes contagens sejam realizadas durante o ano, bem como diferentes abordagens para diferentes setores do supermercado.
Lembrando apenas que inventários mais frequentes permitem a identificação de possíveis problemas no processo mais rapidamente. Entretanto, como a contagem leva tempo e pode exigir um número grande de pessoas, também é preciso considerar isso na escolha da periodicidade. O ideal é analisar a realizado do seu supermercado e entender qual é a melhor forma de fazer o inventário e considerá-lo de alta importância, sem possibilidade de cancelamentos ou remarcações.
2. Avalie o melhor momento para o inventário
Outro ponto fundamental no planejamento do inventário de estoque do supermercado, é que você precisa saber exatamente em qual momento ele deve ser feito. O inventário tem como objetivo saber exatamente quantos itens você tem de cada produto. Por isso, fazer isso enquanto há movimento no supermercado é loucura. Afinal de contas, as mercadorias vão continuar saindo e você nunca vai conseguir saber qual é o volume real de produtos.
Portanto, o ideal é escolher horários do dia ou mesmo dias da semana em que o supermercado estaria fechado. Desta forma o fluxo de mercadoria não vai atrapalhar a contagem do estoque. Lembre-se apenas que você precisa ter colaboradores para te auxiliar nessa tarefa, e que se eles precisam vir em dias de folga ou em horários diferentes daqueles que normalmente eles estariam trabalhando.
Ou seja, provavelmente você terá um gasto com horas extras. Por isso, além de planejar quando é preciso incluir esse gasto no seu controle financeiro para não ter surpresas no final do mês.
3. Envolva os colaboradores no processo
Fazer um inventário de estoque de supermercado sozinho é até possível, mas você não ia acabar nunca ou ainda correria o risco de terminar com um controle cheio de falhas e erros. Por isso, envolva os seus colaboradores no processo. Isso irá tornar a contagem mais rápida e o fato de receber horas extras pode deixar muitos funcionários motivados a te ajudar.
Vale ressaltar que a nossa recomendação é que você monte uma equipe responsável pela realização do inventário. Esses colaboradores não precisam necessariamente fazer parte de determinado setor, como estoquistas, mas podem ser de outras áreas do supermercado, como a administrativa, por exemplo. O importante é ter colaboradores que sejam detalhistas, atentos, proativos e, acima de tudo, organizados.
4. Separe os produtos em categorias
Para tornar o inventário do estoque mais eficiente, você pode categorizar os produtos. Isso facilita a contagem e a organização das equipes de contagem. Além disso, essa separação também permite que as informações sejam encontradas com maior facilidade.
Uma boa forma de manter o controle é catalogar as mercadorias de acordo com características ou finalidades. Se necessário, você também pode usar subcategorias. Com essa divisão, será possível separar a equipe de inventário em duplas, e cada uma das duplas poderá ficar responsável por uma categoria diferente. Você pode até mesmo utilizar a mesma divisão dos setores do supermercado.
Além disso, com uma equipe de tamanho razoável você conseguirá fazer contagens e recontagens, dividir a equipe em times para trabalhar juntos em diferentes produtos e agilizar o processo. Com o tempo, você terá profissionais acostumados a realizar tal tarefa e o processo todo ficará muito mais rápido.
5. Organize espaços para cada tipo de produto
Na hora de fazer o inventário de estoque no supermercado você precisará de um espaço físico adequado. Afinal de contas, você precisará movimentar fisicamente caixas de produtos. Portanto, se você não quiser finalizar o inventário com o estoque mais bagunçado do que quando começou a fazer a contagem, é importante ter um espaço adequado para isso.
Para os supermercados que possuem um estoque maior e disponibilidade de espaço, essa provavelmente não é uma preocupação. Entretanto, para os supermercados menores, como as mercearias, pode ser que o espaço seja escasso. Se este for o seu caso, o melhor a fazer é utilizar equipes menores e contar um item de cada vez. Isso evitará uma bagunça ainda maior.
Como você irá movimentar fisicamente os produtos do estoque, aproveite para mantê-los organizados de forma que facilite o acesso aos itens que vencem primeiro. Isso permitirá que você tenha um maior controle sobre o que está no seu estoque e evitará perdas. Provavelmente a melhor forma de fazer isso seja organizando as mercadorias no estoque utilizando o método PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai).
6. Desenvolva um método de contagem
O planejamento do inventário de estoque no supermercado inclui também o desenvolvimento de um método de contagem. Ela pode ser feita contando-se cada item por unidade, ou então por blocos de caixas (basta saber quantas unidades do produto tem em cada caixa).
Vale mencionar que isso pode variar conforme o produto. Por isso, você pode aplicar diferentes métodos de contagem em diferentes categorias de produtos. O importante é que os membros da equipe saibam como cada item sob sua responsabilidade devem ser contados.
A contagem por blocos de caixas pode até ser mais fácil, mas é preciso ficar atento ao fato de que diferentes marcas podem embalar diferentes quantidades de produtos em cada caixa. Ou seja, o iogurte da marca X pode ter 20 unidades na caixa, enquanto o da marca Y pode ter 18 unidades.
A conferência por caixa ainda apresenta um risco que é importante você ficar ciente. Durante o processo de embalagem pode ocorrer algum erro e vir faltando uma unidade. Ou mesmo caso haja furtos por funcionários ou cliente, que podem abrir a caixa e retirar um item. Portanto, se optar por esse método de contagem, recomendamos que você abra as caixas pelo menos para verificar se o número de itens está correto.
Além disso, atenção especial deve ser dada aos itens refrigerados e congelados. Lembre-se que eles não podem ficar fora das condições ideais de armazenamento durante a contagem, caso contrário você corre o risco do produto estragar e perdê-lo. Portanto, tenha um equipamento reserva que possa ser utilizado caso haja necessidade.
7. Faça recontagens
O ideal é que, ao programar e planejar o inventário de estoque do seu supermercado, você faça não apenas a contagem dos itens, mas também recontagens. Isso porque, nem sempre a primeira contagem pode ser exata.
A nossa recomendação é que você inclua pelo menos uma recontagem no processo. O ideal é que essas recontagens sejam feitas por pessoas diferentes. Ainda, caso as contagens sejam diferentes, faça uma terceira para ter certeza. O mais importante é evitar distrações durante a realização do inventário para evitar erros humanos durante o processo.
Vale ressaltar que alguns supermercados possuem grandes estoques e fazer a contagem de tudo em apenas um dia é praticamente impossível. Por isso, uma excelente estratégia é utilizar o inventário de estoque dinâmico. Assim você não precisa se preocupar em fazer tudo no mesmo dia.
8. Mantenha anotações durante a contagem
Durante a realização do inventário é fundamental que você mantenha anotações dos itens que estão batendo com a sua lista, bem como daqueles itens que não estão, seja para mais ou para menos. Essas anotações serão fundamentais para que você entenda o que está acontecendo e irão te auxiliar a tomar as medidas necessárias.
Por exemplo, se a sua loja utiliza produtos de limpeza que são retirados diretamente do estoque e durante o inventário foi encontrada uma grande diferença entre a lista e o número real de desinfetantes, pode ser que seja necessário mudar o processo e aplicar medidas mais rigorosas na retirada dos produtos.
9. Padronize os dados na hora de registrar
É importante dizer que o inventário não acaba quando acaba a contagem. Depois de finalizada a etapa mais manual do processo, chegou o momento de lançar os dados no sistema. E por mais fácil (ou até mesmo entediante) que isso possa parecer, a verdade é que essa etapa é importantíssima no controle do seu estoque.
O ideal é que haja uma única pessoa responsável pela digitalização dos dados e outra pessoa para fazer a conferência. Isso reduz as chances de erros humanos. Além disso, durante a transferência de dados, é fundamental que a pessoa não tenha distrações como ficar atendendo o telefone ou resolvendo qualquer outro incidente da loja.
Recomenda-se também que haja uma padronização na inserção das informações. Desta forma além de ficar mais rápida, também trará maior consistência para o inventário. Vale também a dica de incluir o máximo de dados que puder sobre cada produto e manter a base atualizada.
10. Aproveite para conferir as validades
Ao longo deste artigo, falamos que o controle de validade dos produtos que estão no estoque é uma parte fundamental no controle de estoque. Então, você poderá aproveitar o inventário e conferir se há algum item que tem o vencimento mais próximo.
Organizar os produtos utilizando o método PEPS já te ajudará muito, mas não custa nada fazer uma checagem mais rigorosa. Assim, você saberá se os estoquistas estão organizando o estoque direito, e se o sistema de controle de vencimento está funcionando.
Identificando esses produtos com vencimento próximo, você já poderá planejar as próximas promoções. E, claro, caprichar na divulgação para atrair mais clientes para a sua loja. Quer saber como fazer isso? Então confira o nosso e-book Marketing para supermercado: 7 ações essenciais para o seu negócio.
11. Estabeleça o processo no supermercado
Você, varejista do setor supermercadista, já sabe a importância de ter processos bem estabelecidos no seu supermercado. Então aproveite que você já conhece todos os passos da realização do inventário do estoque e estabeleça um processo.
Isso significa descrever passo a passo como o inventário deve ser realizado. O ideal é que esse material seja utilizado como uma espécie de manual, ou guia, de como o inventário deve ser feito. Assim, caso haja alguma dúvida você, e qualquer membro da sua equipe, poderão consultá-lo para saber como agir.
Ainda, além de descrever os procedimentos, é importante descrever também quais as medidas que deverão ser tomadas caso diferenças sejam encontradas. Por exemplo, pode ser recontagem dos produtos, conferência de notas fiscais de entrada de mercadorias, checagem de relatórios de perdas para saber se houve algum problema, dentre outros.
O importante aqui é que esse material fique disponível e que possa ser facilmente acessado por todos os envolvidos no processo. Apenas não se esqueça de pedir para a toda a equipe revisar a versão final para ter certeza de que nenhum detalhe foi esquecido.
Seguindo as dicas que compartilhamos aqui, será possível criar um inventário de estoque no supermercado mais eficiente. Quando feito da maneira correta, você tem o controle de tudo que entra e sai, o que precisa de reposição e o que está parado.
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