Vários impasses permeiam o caminho de quem está atrás de saber como administrar uma rede de lojas. As dúvidas não são poucas e muitas delas acabam sendo comuns para a maioria dos segmentos do varejo. Entretanto, um dos principais problemas para os varejistas acaba sendo como conseguir fazer uma administração inteligente, segura e com possibilidade de crescimento.
Afinal de contas, se cuidar de um só estabelecimento já é bastante trabalhoso, provavelmente ter diversas unidades trará um desafio ainda maior. Por outro lado, esse também é um desafio que pode deixar os gestores e empreendedores bastante estimulados. Isso porque, quando a administração é bem feita e todas as unidades estão alinhadas, os resultados certamente serão multiplicados e compensarão as dificuldades.
Dito isso, para chegar nesse ponto de sucesso, é preciso analisar diversos pontos, que incluem: as situações de cada local, reformular práticas e adotar novas estratégias sempre que for necessário. Interessante, certo? A adoção de algumas medidas podem ser verdadeiros divisores de água para a sua empresa e para manter tudo organizado. Por isso, se você quiser conhecer mais a respeito de como administrar uma rede de lojas, é só continuar lendo! Você descobrirá as principais recomendações e saberá como administrar uma rede de lojas como ninguém.
Como administrar uma rede de lojas: saiba o que fazer
Não importa se você está dando os primeiros passos para abrir uma loja ou uma rede de lojas, ou ainda se você está apenas à procura de novas ações, para impulsionar os seus negócios. As dicas que daremos a seguir podem ser utilizadas por todos os varejistas. O mais importante é entender quais delas se aplicam melhor ao seu negócio e começar a organizar as mudanças que farão a diferença na gestão das suas lojas!
1. Defina um líder em cada unidade
É fundamental que você defina um líder ou gerente para cada uma das lojas. Essa pessoa deve ter experiência com gerência no varejo, ser respeitada pelos funcionários da loja, pró-ativa para resolver os problemas que aparecerem.
Neste caso, é fundamental fugir da tentação de ter mais de um gestor no mesmo nível hierárquico na mesma loja. Por mais que possa parecer que com isso você terá duas pessoas para gerenciar a loja, você poderá acabar tendo uma dor de cabeça. Primeiramente, porque você terá que receber informações de mais de uma pessoa, falas podem ser perdidas e os dados ficarem imprecisos. Segundo porque dois ou mais gestores podem entrar em conflito e restará a você solucioná-los.
E convenhamos, lidar com problemas pessoais entre funcionários é um trabalho extra que ninguém quer ter, certo? Por isso, o ideal é definir um gestor líder em cada unidade, para que ele comande e reporte tudo sem interferências.
2. Saiba delegar tarefas
É natural que empreendedores vejam os seus negócios como filhos e não querem desgrudar dele um segundo sequer. Entretanto, é humanamente impossível estar em mais de um lugar ao mesmo tempo. Por isso, se você quiser administrar uma rede de lojas é fundamental que você aprenda a delegar tarefas.
Por exemplo, você não precisa ser o gerente de nenhuma das lojas da rede, mas sim o CEO da empresa. Isso significa que você estará muito mais focado em encontrar e desenvolver produtos, estratégias de vendas, solucionar problemas dos clientes. E não em fazer inventário de estoque, organizar a loja, atender aos clientes, dentre outros.
3. Entenda quais são os seus pontos fortes
É natural que cada pessoa tenha um ponto forte, inclusive para a gestão de negócios do varejo. Por exemplo, pode ser que você seja excelente em fazer análise de dados e pouco criativo para criar campanhas de marketing. Isso é absolutamente natural e faz parte do jogo do empreendedorismo.
Assim, na hora de definir como administrar uma rede de lojas é importante ter sócios ou funcionários de alto nível hierárquico que tenham aptidões que sejam complementares às suas. No exemplo acima, o ideal seria ter alguém cujo ponto forte ou especialidade fosse justamente o marketing.
Desta forma, você será capaz de analisar os dados e extrair as informações úteis que possam ser utilizadas para atrair e fidelizar clientes. Enquanto isso, e com base nas informações obtidas na sua análise, a pessoa responsável pelo marketing poderá desenvolver as ações que serão realizadas.
4. Use ferramentas de gestão
A tecnologia é uma enorme aliada na hora de ordenar e priorizar as mais diversas tarefas e processos. Por isso, é importante que você busque por ferramentas que auxiliem não apenas as suas atividades, mas também de toda a sua equipe nas diferentes unidades.
Uma boa opção são os softwares de gestão integrada que podem apresentar inúmeras funcionalidades para facilitar o trabalho. Já que os sistemas integrados permitem que informações sejam trocadas com muita velocidade, o que facilita a identificação imediata de problemas. Também tornam simples a verificação de relatórios, dados de clientes, controle de estoques, vendas, fluxos de caixa, detalhes de produção, dentre outros.
Vale ressaltar que, por mais que os sistemas de gestão sejam importantes, eles devem ser capazes de atender às necessidades da sua empresa. Por isso, antes de adquirir qualquer software é fundamental explicar aos desenvolvedores o que você precisa para uma boa gestão. Depois disso, é essencial que esse software seja testado no dia a dia da sua loja. Somente assim você saberá se ele realmente irá auxiliar a administrar a rede de lojas ou apenas atrapalhar o processo.
5. Mantenha a sua rotina diária organizada
Quando você administra uma rede de lojas a quantidade de coisas a serem checadas, resolvidas e de afazeres em geral vai aumentar. Ao longo do dia você terá de lidar não apenas com as coisas que estavam programadas, mas muitos outros assuntos que surgirão. Por isso, manter uma rotina administrativa bem organizada é fundamental para conseguir lidar com tudo.
Atualmente existem diversas ferramentas que auxiliam na organização das tarefas e até mesmo na gestão de equipes, tais como: Trello, Google Keep, Google Agenda, Todoist, Asana, Podio, dentre outras. Claro que além dessas, você também pode contar com o bom e velho caderno ou agenda física. O importante é encontrar uma forma de organizar que seja realmente eficaz e que te ajude a manter todos os seus compromissos organizados.
E, como falamos acima, não se esqueça de delegar tarefas. Essa é a melhor forma de não se sobrecarregar e manter o negócio funcionando. Entretanto, é importantíssimo estar presente para resolver problemas junto à sua equipe, quando eles surgirem.
6. Apoie cada loja individualmente
Você terá um gestor e uma equipe pronto para lidar com imprevistos caso eles surjam e para manter cada uma das lojas em funcionamento. Além disso, também terá um sistema integrado que auxiliará a manter a organização e a padronização dos dados. Ainda assim, alguns assuntos cairão no seu colo eventualmente, seja por dúvida de um gerente, seja porque você realmente é a única pessoa que pode resolver a questão.
Quando isso acontecer, é fundamental que você esteja pronto e tire um tempo para realmente ajudar. Além de demonstrar o comprometimento que você tem com as suas lojas, essa também é uma forma de ensinar e incentivar funcionários. Aos poucos, cada grupo de funcionários vai aprendendo a lidar com determinadas situações, mas sempre será importante que eles vejam você como um apoio, não apenas como uma cobrança. Mostre que eles podem contar com você sempre que necessário.
7. Padronize os processos
Se a padronização de processos é importante quando se tem apenas uma loja para administrar, ela se torna um item essencial de sobrevivência na administração de uma rede de lojas. Afinal de contas, imagine que você tem quatro lojas diferentes e cada uma tem um processo para compra de mercadorias, entrada de produtos no estoque, organização da loja e atendimento ao cliente. Esse é o verdadeiro pesadelo de qualquer administrador.
Por isso, é fundamental que todos os processos sejam padronizados. Uma forma de conseguir essa padronização em boa parte deles é o uso de um software de integração. Mas este não é o único meio de conseguir isso. Por isso, é importante debater com os diferentes profissionais em cada unidade qual é a melhor forma de fazer essa padronização. Aqui, vale a pena mencionar que nem sempre será possível agradar a todas as pessoas, entretanto, as decisões devem ser tomadas pensando sempre no que será melhor para o crescimento da empresa.
O fato de todas as lojas e funcionários estarem alinhados auxilia na transmissão da imagem certa da empresa, o que é fundamental na gestão de marca. Por exemplo, o atendimento, não pode ser fenomenal em uma loja e altamente criticado em outra. Para evitar discrepâncias desse tipo, invista em treinamentos que orientem os funcionários a agir de determinadas maneiras. O mesmo vale para gestores e o modo como lidam com suas equipes.
8. Tenha um planejamento de desenvolvimento da marca
O sucesso de um negócio é sempre o algo de todo empreendedor, por isso, na busca de como administrar bem uma rede de lojas é preciso ter um planejamento de desenvolvimento da sua marca. Existem basicamente dois tipos de planejamento a serem feitos: o de estabilidade e o de novidade.
O planejamento de estabilidade é feito para começar a expandir a empresa. Ou seja, como atrair clientes e fidelizados, como proporcionar uma boa experiência de compra para o cliente, como atender às necessidades do cliente, como se destacar da concorrência e assim por diante. Os pontos citados até agora são maneiras eficientes de fazer isso.
O segundo tipo de planejamento, de novidade, é feito para quando você está avistando o crescimento. Você não pode mais fazer os mesmos caminhos de quando havia apenas uma loja: dessa vez, todo passo será dado em conjunto. Cuide para que todo planejamento de marketing, distribuição, fornecimento, produção e contratação seja feito a partir da perspectiva de uma rede e não mais de uma loja isolada. Em alguns casos o ideal é que muitas dessas ações sejam centralizadas em uma matriz ou escritório central.
9. Fique de olho nas novidades
Por último, mas não menos importante, é preciso ficar de olho nas novidades e tendências do setor varejista. A todo momento surge um novo software de gestão, uma nova técnica para análise de dados e uma nova ação para atrair clientes para as lojas. Por isso, o seu papel como administrador de uma rede de lojas é prestar atenção nessa movimentação do mercado varejista para conseguir trazê-la para a sua marca.
Assim, evite se sobrecarregar com outras atividades e deixe um tempo reservado na sua rotina para procurar, estudar e analisar essas novidades.
10. Alinhe as estratégias de marketing
O marketing é um processo e, portanto, também deve ser unificado por toda a rede. Ao mesmo tempo, é algo que pretende trazer novas vendas, melhorar a fidelização de clientes ou qualquer que seja o objetivo da vez.
Saber como administrar uma rede de lojas é saber como inserir estratégias e ações que funcionem para todas as unidades. Ao planejar os próximos passos de marketing, tenha certeza de estar com o pensamento focado no grupo, incluindo suas particularidades (como endereços, tamanhos e afins).
Ou seja, não adianta investir em uma campanha visual com banners enormes que cabem na loja principal, mas são desproporcionais ou perdem o sentido nas lojas menores. Ao invés disso, invista em algo que funcione igualmente em todos os estabelecimentos. Um bom exemplo disso é a implementação de uma rádio personalizada. Ela auxilia a reforçar a identidade da marca em todas as unidades, proporcionando ao cliente sempre a mesma sensação ao entrar na loja, independentemente do endereço físico dela.
Como administrar uma rede de lojas: caminhe para o sucesso
Essas dicas servem para dois propósitos: ajudar você a manter a roda girando e fazer com que seja possível pensar em um crescimento constante. Para isso, o último tópico é um dos mais importantes. Afinal, como administrar uma rede de lojas sem o marketing?
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