A abertura e fechamento de caixa de supermercado é uma tarefa corriqueira e bastante simples, porém muitos gestores ainda têm dúvidas sobre qual é a forma correta de executar essas atividades. Afinal de contas, qualquer problema durante esse processo pode ser sinônimo de prejuízo financeiro para o seu supermercado.
Por isso, nós preparamos esse artigo para te ajudar a entender tudo sobre o assunto. Vamos falar o que é e como fazer a abertura e fechamento de caixa de supermercado e também falaremos sobre os principais erros que são cometidos e o que pode ser feito para evitá-los. Continue a leitura e confira!
Afinal, o que é e como fazer a abertura de caixa de supermercado?
A abertura do caixa de supermercado nada mais é do que o valor presente no caixa no momento que o operador inicia sua jornada de trabalho. Ou seja, o caixa terá um determinado montante em dinheiro conhecido como fundo de troco, que será utilizado para dar troco aos clientes.
Afinal de contas, imagine que situação ruim se você não tiver troco para oferecer aos seus clientes, não é mesmo? E, convenhamos, ninguém quer receber troco em balinhas. Para isso serve o fundo de caixa.
É importante dizer inclusive que, esse valor também pode ser utilizado para realizar o pagamento de eventuais despesas ao longo do dia. Por isso, é essencial ter um bom controle financeiro e ter uma estimativa de quanto dinheiro você poderá precisar.
Existem três formas de fazer a abertura do caixa, de forma manual utilizando papel e caneta, através de planilhas eletrônicas ou utilizando um sistema automatizado. Independentemente da forma escolhida, o primeiro passo é registrar o saldo inicial de abertura de caixa.
Também é importante deixar claro que a abertura de caixa feita manualmente pode trazer problemas. Afinal de contas, pode ser que um número seja marcado errado, o que vai comprometer o fechamento do caixa no final do dia.
O que é fechamento de caixa?
O fechamento de caixa de supermercado consiste na conferência de valores. Ou seja, verificar se as entradas e saídas estão de acordo com as operações realizadas durante o expediente.
Basicamente, o operador de caixa confere se tudo que entrou no caixa durante o dia corresponde com o que de fato foi recebido. E, se tudo que saiu do caixa corresponde aos registros.
Essa atividade é bem simples de ser realizada, porém exige bastante cuidado e atenção, pois é através dela que possíveis erros são identificados e prejuízos são prevenidos. Por exemplo, se o operador de caixa deu algum troco errado para o cliente, seja para mais ou para menos.
Assim como ocorre com a abertura do caixa, o fechamento também pode ser rapidamente feito quando se utiliza um software de gerenciamento. Já que o sistema vai fazer o cálculo automaticamente, em segundos, sendo necessário apenas realizar a contagem do dinheiro que tem no caixa.
Como fazer a abertura e o fechamento de caixa de supermercado?
O operador de caixa, habitualmente, é o responsável por fazer o fechamento do caixa e posteriormente um gerente ou gestor faz a conferência para garantir que os valores estão corretos. Parece bastante simples, não é mesmo? Mas é aí que você precisa ter cuidado para não lançar valores errados.
Nos supermercados é muito comum que o fechamento ocorra todos os dias ao final do expediente. Esse curto espaço de tempo entre um fechamento e outro é importante, pois facilita a identificação de erros. Por isso, essa tarefa deve fazer parte da rotina de trabalho.
Se no seu supermercado os operadores de caixa trabalham em turnos, é importante que a cada troca de turno o operador realize o fechamento de tudo o que entrou no caixa durante o seu período de trabalho. Dessa forma, a cada troca de turno o caixa deve ser zerado, ou seja, não devem conter valores referentes às vendas anteriores.
Sem falar que essa é uma forma de entender se o operador de caixa está trabalhando bem ou não. Por exemplo, se frequentemente você identificar problemas com o mesmo operador, então pode ser que seja necessário fazer algum tipo de treinamento ou curso de reciclagem com ele.
Como essa é uma atividade importantíssima em um supermercado, a seguir nós vamos falar mais sobre quais são os passos para fazer o fechamento de caixa de supermercado.
1. Registro de entradas e saídas
A primeira coisa que você deve saber para fazer uma boa abertura e fechamento de caixa no supermercado é que todas as movimentações do caixa devem ser registradas. As entradas são as vendas realizadas e as saídas são as despesas pagas durante o expediente, ou qualquer saída de dinheiro do caixa, como no caso de trocos.
Uma dica importante é separar as vendas conforme o tipo de movimentação, ou seja, vendas realizadas no cartão de crédito, débito, vale alimentação e dinheiro. Se possível, separe as vendas realizadas no cartão de crédito de acordo com a bandeira de cada operadora.
Isso te dará informações detalhadas sobre as formas de pagamento preferidas pelos clientes, permitindo que você passe a receber novas bandeiras, ou mesmo negocie melhores condições com as empresas responsáveis pelas maquininhas de cartão.
Também é importante dizer que deixar muito dinheiro no caixa pode não ser uma boa ideia. Afinal de contas, podem acontecer assaltos na sua loja e então o prejuízo ser grande. Por isso, se você verificar que há um grande montante podem ocorrer as chamadas sangrias, que consistem em realocar o dinheiro do caixa para outro local.
Ao realizar uma sangria, o valor retirado do caixa deve ser anotado para garantir um fechamento de caixa adequado ao final do expediente. Fora essa situação, pode acontecer durante o expediente ser preciso colocar dinheiro no caixa para fazer troco. Esse valor também deve ser anotado para entrar no controle do fechamento de caixa.
Manter organizado todo esse controle de entrada e saída de dinheiro no caixa é muito importante para facilitar no momento do fechamento.
2. Verificação dos valores
A próxima etapa que você deve fazer para ter um bom controle de caixa de supermercado durante o fechamento e a abertura é contar os valores de acordo com o tipo de movimentação feito. Além disso, também é preciso somar os pagamentos que foram realizados, como por exemplo vales para funcionários ou outras despesas.
Caso o operador de caixa tenha entregue o troco errado, ou esquecido de anotar as sangrias que foram realizadas ao longo do dia, é nesse momento que será identificado. Por isso é muito importante anotar todas as movimentações de entradas e saídas do caixa.
Ainda, quando esses fechamentos são feitos periodicamente, como ao final do expediente, então fica mais fácil de lembrar de algo. Por exemplo, se foram realizadas duas sangrias, mas apenas uma foi anotada, então fica mais fácil de lembrar do ocorrido no mesmo dia, do que no dia seguinte.
3. Concluir o fechamento de caixa
Para concluir o fechamento, basta subtrair todas as despesas das suas receitas. Dessa forma, você terá o saldo inicial que será o ponto de partida da abertura de caixa do dia seguinte.
Vale lembrar que esse procedimento pode ser feito duas vezes ao dia: um parcial durante a troca de turno de um operador, e o outro total que é referente ao fechamento definitivo do expediente.
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Principais erros na abertura e fechamento de caixa
Claro que você não vai querer cometer nenhum erro durante um momento tão importante na sua rotina como o fechamento de caixa. Mas, para conseguir evitar que esses erros ocorram, não basta saber o que precisa ser feito, também é essencial saber o que pode dar errado. Por isso, a seguir vamos falar um pouco sobre quais são esses erros para você ficar atento e evitar que eles aconteçam.
1. Esquecer de lançar as transferências
Esse erro pode ser mais comum do que você imagina, ocorrendo geralmente quando as sangrias realizadas ao longo do dia não são registradas. Afinal, se você não registrá-la, o sistema do caixa apontará que o dinheiro ainda está lá.
Se isso acontecer, ao final do dia, quando você for efetuar o fechamento do caixa, os valores não baterão. Vale a pena dizer que esses valores costumam ser altos, já que a sangria ocorre para remover grandes quantidades de dinheiro do caixa.
Outro ponto importante é com relação a transferência de valores para colegas. Por exemplo, é comum que algum caixa fique sem troco e peça para um colega trocar uma nota de alto valor por outras de valores menores. Neste caso, é essencial que os operadores fiquem atentos aos valores transferidos para que não haja problemas.
2. Não lançar as entradas
Quando o operador de caixa divide a atenção entre vendas e lançamentos, é comum ocorrerem erros ou esquecimentos. Dessa forma muitos valores podem ficar sem serem lançados. Por isso, é muito importante redobrar a atenção nos recebimentos.
Esse é um erro bastante comum quando o operador de caixa recebe o pagamento em dinheiro. Já que o cliente paga com notas de diferentes valores e moedas, e qualquer falta de atenção neste momento resultará em diferenças no caixa ao final do dia.
3. Não lançar as saídas
Assim como podem ocorrer os erros de entrada no pagamento pelas compras, há também a possibilidade de dar o troco errado. Além disso, em alguns casos é necessário efetuar pagamentos de fornecedores ou contas ao longo do dia. E, essas saídas também precisam ser lançadas.
Então, fique atento a todos os valores que saem do caixa, pois estes podem quebrar todo o seu controle. Principalmente se no seu supermercado há uma frequente necessidade de realizar esses pagamentos. Lembre-se, planejamento para os gastos é algo importantíssimo para a saúde financeira do supermercado.
4. Fazer lançamentos errados
Essa é a causa mais comum de erros no fechamento de caixa. Se você não utiliza um sistema automatizado para o seu ponto de venda, é comum ocorrerem erros humanos. Já que com a correria do dia a dia, por exemplo, é muito frequente que uma venda paga no dinheiro seja lançada como realizada no cartão de crédito.
Portanto, fique atento às categorias de lançamentos para não comprometer o fechamento de caixa.
Como aumentar a produtividade da sua equipe
Claro que entender como a abertura e o fechamento de caixa funcionam e o que pode dar errado é essencial para todo supermercado. Por isso, treinamentos e cursos de reciclagem são fundamentais. Entretanto, você pode melhorar os resultados e ter menos problemas com algumas estratégias que aumentem a produtividade da sua equipe.
Determine as funções e atividades para cada cargo
Uma das etapas cruciais para aumentar a produtividade em um supermercado é ter um sistema de alocação de tarefas claro e organizado. Desta forma, cada funcionário sabe exatamente quais são as suas responsabilidades e o que precisam ser feito.
Isso ajuda a evitar confusão, duplicação de esforços, retrabalhos e perda de tempo. Um sistema bem organizado também permite que a equipe priorize tarefas e aloque recursos de forma eficaz, lembrando que não apenas o dinheiro pode ser economizado, mas também o tempo, o que permite um aumento na produtividade.
Por isso, estabeleça protocolos para as atividades de rotina do supermercado e certifique-se de que todos os funcionários estejam cientes de como cada atividade deve ser realizada.
Aposte na música ambiente
As pessoas que estão acostumadas a ouvir alguma música enquanto realizam diferentes tarefas. A principal justificativa para isso é que a música ajuda a aumentar a eficiência do trabalho. Afinal, com a melodia certa você consegue ficar mais focado em algumas tarefas e até estimular a sua criatividade.
Isso porque a música tem a capacidade de ativar uma região do cérebro chamada de núcleo accumbens, o centro hedônico. Essa área é responsável pela liberação de dopamina, um neurotransmissor frequentemente chamado de “hormônio do prazer”.
Portanto, assim como você come sua comida favorita e fica feliz e quer repetir, mesmo que você não esteja com fome suficiente para uma refeição completa? É aqui que a dopamina entra em ação na busca por recompensas prazerosas e o mesmo vale para a música.
Provavelmente você já sabe que a música pode influenciar as decisões de compras dos clientes e até mesmo já tem uma rádio indoor na sua loja. Mas, já parou para pensar que a música também pode influenciar a produtividade da sua equipe? Dito isso, ao escolher a trilha sonora para a sua loja, considere também que ela pode te ajudar a ter melhores resultados.
Tenha um programa de treinamentos
Outra forma de aumentar a produtividade no supermercado é fornecer treinamentos regulares para sua equipe. Essas sessões podem ajudar a melhorar suas habilidades e eficiência, levando a um melhor desempenho e maior produção. Por exemplo, você pode organizar sessões de treinamento para diferentes aspectos:
- Atendimento ao cliente;
- Gerenciamento de estoque;
- Habilidades de comunicação;
- Atualizações do sistema de gestão do supermercado.
Ao investir nas habilidades e conhecimentos de sua equipe, você pode capacitá-los para trabalhar com mais eficiência e eficácia. Sem falar que os funcionários também se sentem mais motivados a continuar trabalhando em empresas que oferecem esse tipo de treinamento. Já que eles se sentem valorizados e que podem crescer profissionalmente.
Confira o nosso guia Operador de caixa de supermercado: conheça o treinamento ideal para não ter mais problemas com a abertura e o fechamento do caixa.
Incentive a comunicação
Finalmente, incentivar a comunicação aberta e o trabalho em equipe é essencial para aumentar a produtividade no supermercado. Quando os membros da equipe se sentem à vontade para se comunicar uns com os outros e com os seus supervisores, eles podem compartilhar ideias, comentários e preocupações, levando a uma melhor colaboração e solução de problemas.
Sem falar que, o trabalho em equipe também ajuda a distribuir a carga de trabalho e as responsabilidades entre as pessoas que executam as mesmas funções. Assim, você garante que todos trabalhem pelos mesmos objetivos. Outro ponto importante é que ao promover uma cultura de comunicação aberta e trabalho em equipe, você pode criar um local de trabalho mais agradável e, consequentemente, mais produtivo.
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