Uma das coisas fundamentais que todo gestor de supermercados deve saber é o que faz a prevenção de perdas. Afinal de contas, ninguém começa ou abre um negócio esperando perder dinheiro, certo?
Também faz parte do trabalho do gestor entender quais são os objetivos e responsabilidades da prevenção de perdas. Além disso, conhecer quais são as principais formas que podem levar a empresa a perder dinheiro, é a melhor forma de elaborar estratégias para impedir, ou pelo menos prevenir, que isso aconteça. Neste artigo você terá acesso a todas essas informações. Confira!
Objetivos e responsabilidades da prevenção de perdas
O departamento de prevenção de perdas em supermercados é responsável por desenvolver, implementar, estruturar, monitorar e controlar os processos de forma a prevenir e evitar que perdas ocorram, minimizando os impactos das perdas na empresa, combatendo fraudes e furtos, evitando gastos e desperdícios desnecessários e, aumentando e potencializando a margem de lucro do supermercado.
Dito isso, fica evidente que o papel desse departamento ou das pessoas que são responsáveis pela prevenção de perdas é essencial para o bom funcionamento do seu negócio. Principalmente porque, de nada adianta investir em marketing sensorial, em ações de marketing para atrair clientes para a sua loja se, quando isso acontece, você não é capaz de entregar produtos de qualidade ou mesmo tem produtos estragando no seu estoque.
O que faz um fiscal de prevenção de perdas em supermercados?
As funções deste importante setor do seu supermercado são realizadas pelos fiscais de prevenção de perdas. Caberá a esses colaboradores fiscalizar a entrada e saída de clientes, outros colaboradores e de mercadorias. Os fiscais podem atuar em diversos setores do supermercado fazendo a identificação de pessoas com comportamentos suspeitos com o intuito de evitar furtos externos ou internos.
Outra importante função do fiscal de prevenção de perdas é a sua atuação no estoque e no seu controle. Ele pode atuar mais precisamente no recebimento e na conferência de mercadorias, garantindo que todos os produtos descritos na nota fiscal foram devidamente recebidos. Além disso, ele também pode ficar responsável pela verificação de produtos com vencimentos próximos e que precisam ser vendidos.
Também caberá ao fiscal avaliar e se certificar que os protocolos de prevenção de perda pela má manipulação de produtos estão sendo seguidos. Por exemplo, se um produto que precisa de refrigeração for mantido à temperatura ambiente ele pode estragar. Portanto, é justamente nesse momento que o fiscal deverá agir.
De forma geral, o objetivo desse agente fiscal é garantir a integridade do patrimônio físico e pessoal da empresa atuando exclusivamente na função de prevenir, reduzir, combater e evitar as perdas do supermercado.
Geralmente é comum encontrá-lo na saída do estabelecimento ou perambulando pelos corredores. Muitos o confundem com o segurança da loja, mas suas funções são diferenciadas.
Perdas mais comuns em supermercados
Os supermercados possuem uma variedade muito grande de produtos que são comercializados e é por conta disso que a prevenção de perdas em supermercados precisa desempenhar ações bem rígidas para evitar prejuízos.
Existem basicamente dois tipos de perdas que podem ocorrer em um supermercado. A primeira delas são as perdas conhecidas, ou perdas operacionais. Elas ocorrem por problemas operacionais, erros em processos e mesmo falhas no gerenciamento. Podem ser enquadrados nessas categorias as perdas: por má manipulação de produtos, por vencimento, e por deterioração de produtos perecíveis.
O segundo tipo são as perdas não identificadas e elas se referem a coisas que não podem ser previstas tanto pelos colaboradores como pelos gestores. Geralmente é possível identificar essas perdas somente durante a realização do inventário de estoque. São consideradas como perdas não identificadas: furtos, desvios por fraude de colaboradores, clientes e visitantes.
Vejamos a seguir quais são as perdas mais comuns de acontecerem nos supermercados.
Furtos
Sem dúvida essa é a causa mais frequente de perdas em supermercados. Geralmente acontecem em pequenas quantidades, porém podem somar um prejuízo bem considerável se forem recorrentes. Isso ocorre principal caso não seja possível identificar onde estão ocorrendo e se nenhuma medida preventiva for tomada para evitá-los.
Os furtos ocasionados por clientes e visitantes geralmente são decorrentes do consumo de alimentos no interior da loja sem que haja o pagamento dos itens consumidos e a troca de etiquetas e embalagens, onde os clientes invertem os preços e acabam levando um produto mais caro pelo preço de um item mais barato.
Agora os furtos cometidos por funcionários do próprio estabelecimento são decorrentes da vulnerabilidade de diversos procedimentos internos. Podemos citar como os mais comuns a passagem de produtos pelo caixa sem que sejam devidamente registrados ou até mesmo o registro de um item com o código de outro produto que seja mais barato.
Quebras e avarias
Outro motivo comum de perdas em supermercado ocorre devido à quebra e avaria de produtos, resultado da falta de cuidado na hora de fazer a manipulação dos produtos. Os produtos podem sofrer avarias no momento que estão sendo descarregados, deslocados no interior da loja, armazenados no estoque e até mesmo manipulados pelos próprios clientes.
Dependendo do tipo de avaria a venda do produto não será possível. Por exemplo, lâmpadas e aparelhos eletrônicos. Alguns itens até podem ser colocados nas prateleiras e deixar que o cliente decida se quer levar ou não, como latas amassadas. Entretanto, a maioria das pessoas evita comprar produtos nessas condições.
Um setor que pode ser bastante prejudicado pela má manipulação de produtos é o setor de hortifrúti. Isso porque muitas pessoas preferem comprar produtos que estejam em boas condições, sem nenhum tipo de dano. Por isso, é importante ter protocolos bem estabelecidos e colaboradores treinados para manipular esses alimentos. Sem mencionar na forma como eles devem ser armazenados, em condições de temperatura, umidade e luminosidade adequadas.
Produtos Vencidos
Outro importante papel da prevenção de perdas em um supermercado é evitar que os produtos vençam sem sequer ter tido a oportunidade de ir para a prateleira. Esse é o tipo de perda que não tem como ser revertido, pois uma vez que o produto tem seu prazo de validade expirado, ele não pode mais ser comercializado.
Esse problema geralmente ocorre quando há uma falta de gestão de estoque ou mesmo quando ela é deficiente. Por isso, é fundamental estabelecer protocolos para a verificação da validade dos produtos, tanto no estoque quanto nas prateleiras. Alguns sistemas de automação para supermercados podem auxiliar nesse controle.
O importante, é implementar uma rotina diária de verificação de validade de produtos. Uma vez que um produto seja identificado nessas condições, ele pode ser colocado em promoção, com um bom desconto. Por mais que a margem de lucro seja pequena, ou mesmo que você venda pelo preço que o comprou, pelo menos não terá perdas.
Lembre-se apenas de comunicar ao cliente que o produto em questão possui data de vencimento próxima.
Deteriorações
Esse caso é diferente do item anterior, as deteriorações ocorrem quando o produto ainda está dentro do prazo de validade, mas acabou estragando impossibilitando a sua venda. Os fatores que causam esse tipo de perda estão relacionados à forma como o produto é armazenado.
Por mais que as perdas por deterioração ocorram principalmente no setor de hortifrúti, esse não é o único setor que o fiscal de prevenção de perdas deverá ficar atento. Freezers e refrigeradores que não estejam funcionando adequadamente e sejam incapazes de manter a temperatura adequada também podem favorecer as perdas.
Além disso, caso você não tenha um controle efetivo de pragas (ratos e baratas, por exemplo), você também poderá ter perdas. Vale ressaltar que, na hora de fazer o controle de pragas ou a limpeza do estoque, é fundamental proteger os produtos do contato direto com produtos químicos ou tóxicos.
Falhas administrativas
Um grande desafio que todos os empresários enfrentam para prevenir perdas é conseguir ter o controle e garantir a qualidade de execução de todos os processos que acontecem dentro do supermercado. Por ser um estabelecimento onde muitas atividades são desempenhadas no dia a dia e ainda por muitos colaboradores de diferentes departamentos estarem envolvidas nelas, podem ocorrer falhas que prejudicam o faturamento do negócio.
As perdas por falhas administrativas podem ser evitadas, estabelecendo-se processos padronizados. É importante que os manuais sejam elaborados com a participação de colaboradores de cada setor. Além disso, também é importante que todos os colaboradores sejam treinados com base nesses manuais para a realização das tarefas diárias.
Além disso, parte do sucesso dessa capacitação de colaboradores está em promover treinamentos para os colaboradores recém contratados, bem como no estabelecimento de cronograma e programas de reciclagem para colaboradores mais antigos.
Como fazer a prevenção de perdas em supermercados
Agora que você já sabe o que faz a prevenção de perdas em supermercados, quais são seus objetivos e responsabilidades, o que faz um fiscal de prevenção de perdas e quais são as causas mais comuns de perdas em supermercados chegou a hora de colocar a mão na massa e adotar algumas ações estratégicas para evitar que as perdas e prejuízos continuem acontecendo no seu estabelecimento.
Invista em Segurança
Se os furtos são uma das principais causas de perdas em supermercados, para prevenir que ela ocorra é fundamental investir em segurança. Isso significa a implantação de câmeras de segurança, contratação de um funcionário que faça o monitoramento dessas câmeras e a movimentação de clientes para loja.
Treine sua equipe
Uma equipe bem treinada será capaz de manipular melhor os produtos, controlar as condições de armazenamento e também perceber problemas antes mesmo que eles ocorram. Por isso, contrate colaboradores qualificados e invista na qualificação da sua equipe.
Faça uma gestão de estoque eficiente
Uma gestão de estoque eficiente será fundamental para a prevenção de perdas por vencimento no seu supermercado. Além disso, ela também será importante no planejamento das estratégias e ações de marketing, bem como na elaboração de promoções para atrair mais clientes.
Faça inventários cíclicos
Fazer inventários do estoque de supermercado é muito importante para que você consiga identificar se há furtos na sua loja, em quais setores e com qual frequência. Uma vez que você tenha conhecimento dessas informações, será possível traçar estratégias para minimizar as perdas decorrentes desses furtos.
Realize o controle do consumo interno
Se o seu supermercado possui uma rotina de consumo interno, como por exemplo de produtos de limpeza ou de itens para a produção de produtos da padaria, é fundamental ter procedimentos bem estabelecidos para a realização do controle interno de consumo de produtos.
A retirada de produtos deverá ser feita sempre diretamente do estoque, e não das prateleiras. Todos os envolvidos precisam estar cientes de como esse processo funciona e agirem conforme as normas internas estabelecidas. Caso ocorram falhas nesse processo, é importante identificar as suas causas e tomar as medidas necessárias para que não aconteçam novamente.
Tenha atenção com as trocas de etiquetas e embalagens
Outra medida que você pode tomar para prevenir perdas no seu supermercado é através da conferência de etiquetas e embalagens. Uma forma de fazer isso seria proibindo o consumo de mercadorias dentro do estabelecimento.
Entretanto, para que essa medida seja obedecida por todos os seus clientes, é importante incluir uma sinalização da proibição logo na entrada da loja. Além disso, é fundamental orientar os colaboradores para que fiquem atentos a esse tipo de ação dos clientes.
Ainda, é importante oferecer treinamento para os caixas do seu supermercado para que eles sejam capazes de identificar esse tipo de problema quando estiverem passando as mercadorias. O mesmo é válido para os colaboradores que trabalharem no autoatendimento, caso você tenha um.
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