Existem vários conceitos usados na administração que são absorvidos na linguagem do dia a dia, mas que quase sempre são usados de forma incorreta. Isso, por sua vez, leva a várias interpretações e conclusões erradas. Dois bons exemplos disso são os conceitos de eficácia e eficiência, duas palavras usadas com bastante frequência, mas que dificilmente são esclarecidas.
Na linguagem comum, os dois podem ser usados praticamente nos mesmos momentos com o mesmo significado. Porém é importante conhecer a diferença entre cada um e saber como essas ideias se aplicam ao desempenho de sua empresa. Esses dois conceitos são muito importantes para que você possa tomar algumas decisões considerando a inteligência do seu negócio.
Quer tirar suas dúvidas nesse assunto? Então acompanhe e descubra as diferenças entre eficácia e eficiência.
O que significa “eficácia”?
Eficácia tem a ver com alcançar resultados e superá-los, fazer as coisas que devem ser feitas da forma que devem ser feitas. Um processo eficaz é aquele capaz de alcançar objetivos dentro do seu prazo estipulado, mantendo o nível de qualidade desejado ao longo do tempo e preservando a identidade do negócio. Quando você investe na eficácia da sua empresa, está prezando pela excelência em todos os detalhes.
O que significa “eficiência”?
Eficiência, por sua vez, tem a ver com a otimização dos recursos investidos, extraindo o máximo de retorno em relação ao investimento inicial. Por exemplo, uma lâmpada elétrica com consumo de energia mais eficiente é aquela que mantém a luminosidade mais elevada por mais tempo com o mínimo de impacto na sua conta de luz. Buscar eficiência significa maximizar o uso de determinados recursos, sejam financeiros, materiais ou seu tempo.
Como eficácia e eficiência se diferenciam na prática?
Pela definição, já deve ser fácil entender por que os dois termos costumam ser confundidos pela maioria das pessoas. Mas, como você consegue diferenciar esses dois conceitos sendo aplicados na prática? Existem duas características principais que podemos destacar. Confira.
O resultado é obtido e/ou superado
Uma das primeiras questões com relação à eficácia e à eficiência de um projeto é relacionada aos objetivos a serem alcançados. Um processo com alto índice de eficiência prioriza a qualidade do trabalho e o cumprimento de objetivos, enquanto processos eficientes podem não ter a mesma preocupação.
Um exemplo comum é quando você está planejando um investimento. Um pensamento eficaz seria estabelecer uma meta de lucro e procurar a opção que melhor atende a essa meta. Já um pensamento eficiente tem como prioridade buscar a opção que trará o maior lucro possível, independentemente de outros fatores.
Esse raciocínio, apesar de ser útil, pode levar a atrasos no seu retorno. Por isso você vê algumas pessoas guardando recursos com muito cuidado, esperando a oportunidade perfeita, e que acabam não tomando nenhuma atitude concreta. Nesses casos, prezar por eficiência pode custar outros benefícios em áreas diferentes.
Os recursos são usados com o máximo de potencial
Por outro lado, um pensamento eficiente também garante que todos os seus recursos gerem máximo retorno, minimizando desperdícios. Isso é muito útil em tempos de crise, quando cada centavo precisa ser bem aplicado para minimizar os riscos de perda.
Nesse mesmo cenário, um pensamento focado em eficácia também apresenta suas desvantagens, especialmente se as metas originais forem inflexíveis ou mal elaboradas. Alguém que pensa em fazer tudo do jeito correto, sem abrir nenhuma concessão, tende a desperdiçar bem mais recursos ao longo do caminho, o que pode contrabalancear os resultados em vista.
A grande questão que você precisa entender é que o “recurso” a ser maximizado não precisa necessariamente ser o dinheiro. Ele pode ser qualquer coisa, inclusive o tempo, mão de obra e o material. Basta que você reconheça qual deles têm prioridade. Dessa forma, você consegue articular eficácia e eficiência em áreas diferentes do seu negócio.
Qual é a importância de entender ambos em seu negócio?
Agora que você conhece os conceitos, ainda fica a pergunta: como eles beneficiam sua empresa? Veja aqui alguns exemplos.
Otimizar seu desempenho
Apesar de serem diferentes, essas duas ideias não são opostas. Com o planejamento certo, você pode obter ambos em sua empresa, na medida certa. Encontrar esse equilíbrio é uma das tarefas mais importantes de qualquer empreendedor, tanto nos processos internos do negócio quanto no contato direto com o público no dia a dia.
Existe um ponto chave entre a utilização mais eficiente de certos recursos escassos e a atuação mais eficaz durante as rotinas de trabalho. Se, por exemplo, o tempo é o mais importante para o seu negócio, então você precisa encontrar formas de otimizá-lo ao investir outros recursos, com o desenvolvimento de infraestrutura e/ou tecnologia.
A medida que você refinar seus processos, vai poder extrair um pouco mais de desempenho em cada um desses aspectos, até atingir esse ponto de otimização.
Saber em que momento cada um é mais importante
Em um mundo ideal, eficácia e eficiência seriam sempre maximizados em todos os processos de trabalho. Tudo é feito com mínimo ou nenhum desperdício, assim como o maior resultado possível. Porém, como você já deve imaginar, esse cenário ideal não é sempre uma opção, especialmente em negócios com processos mais complexos.
Em diferentes momentos ou setores, a eficácia ou a eficiência podem receber mais atenção. Setores que precisam lidar com questões de maior urgência, como as áreas de vendas e atendimento, então a eficácia das respostas e a eficiência do tempo tendem a ser prioridades. Áreas que lidam com planejamento de longo prazo, principalmente finanças e alta gestão, tendem a priorizar a eficácia da rentabilidade e a eficiência dos recursos aplicados.
Pode levar um tempo até atingir um bom patamar e saber distinguir quais são as exigências de cada subgrupo. Porém, depois que você se acostumar com essa ideia e tipo de raciocínio, conseguirá fazer esses julgamentos com mais facilidade.
Agora que você entende melhor a diferença entre eficácia e eficiência, é hora de usá-los para otimizar a rentabilidade de todos os seus processos. É importante adotar esses termos no dia a dia de cada profissional, facilitando o direcionamento de seus esforços.
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