Fazer o balanço de estoque de supermercado, sem dúvida alguma, não é uma tarefa fácil. Isso porque há um esse tipo de estabelecimento lida diariamente com uma grande diversidade de produtos, geralmente em grandes quantidades. Ainda, é preciso considerar que, enquanto o balanço estiver sendo feito, não deve haver entradas ou saídas do estoque, ou seja, o estabelecimento precisa estar fechado.
Talvez você tenha até calafrios só de pensar em fazer no supermercado. Entretanto, com uma boa organização e planejamento é possível realizar essa tarefa de forma otimizada e sem grandes problemas. Mesmo porque, ela é fundamental para que você saiba exatamente o que tem no seu estoque, sabendo o que precisa ser comprado, e o que precisa ser vendido com mais urgência, evitando perdas.
Diante deste cenário, se está em busca de formas e dicas de como fazer o balanço do estoque do supermercado, então você está no lugar certo. Neste artigo traremos dicas práticas e úteis de como fazer isso. Confira!
Dicas para otimizar o balanço de estoque de supermercado
Um estoque bem organizado e bem controlado previne perdas por vencimento de produtos, falta de produtos importantes para o seu supermercado e compra em excesso de itens. A seguir daremos um passo-a-passo para que você faça o balanço.
1. Periodicidade e melhor momento
Na hora de iniciar o planejamento do balanço de estoque é importante determinar qual será a frequência em que ele será realizado e qual o horário. Isso porque o estoque deve ser acompanhado de perto, entretanto, fazer o balanço toda semana pode ser loucura. Além disso, é importante que não haja nenhuma movimentação durante a realização do balanço, caso contrário, quando você terminar ele já estará desatualizado.
Portanto, na hora de escolher qual será a periodicidade e qual é o melhor momento para isso, é importante lembrar que:
- O ideal é que o supermercado esteja fechado, desta forma não haverá movimentações de estoque. Você poderá usar feriados e finais de semana para isso, por exemplo;
- Será preciso ter um número relativamente grande de funcionários para fazer a contagem dos itens no estoque. A seguir falaremos mais sobre como escolher a equipe certa para realizar o balanço do estoque;
- Quanto maior a frequência de balanços, maiores as chances de encontrar quebras de processo e corrigi-las. Entretanto, fazer isso com grande frequência pode ser inviável;
- Como essa é uma atividade que demanda bastante tempo, o recomendado é que o balanço de estoque seja realizado uma vez por mês. Para facilitar o planejamento, uma boa opção seria utilizar o primeiro domingo do mês.
O mais importante neste caso é encontrar o que funciona para o seu supermercado. Lembrando que cada empresa, e até mesmo cada loja, possui as suas particularidades que devem ser consideradas.
2. Tenha uma equipe de balanço de estoque no supermercado
O próximo passo é escolher qual será a equipe responsável por realizar o balanço do estoque. Uma das principais vantagens de ter uma equipe para essa tarefa é que as pessoas vão ficar cada vez mais familiarizadas com o processo, o que o tornará mais rápido e eficiente ao longo do tempo. Além disso, com uma equipe própria para isso, você poderá investir em treinamento para esses funcionários, deixando o processo ainda mais eficaz.
Entretanto, é preciso dizer que também é fundamental que outras pessoas saibam como o processo funciona e como ele deve ser feito. Desta forma, você terá sempre pessoas prontas para trabalhar nessa importante tarefa e a equipe ficará desfalcada caso algo aconteça.
Outro ponto fundamental que vale a pena ser mencionado é que essa equipe não precisa ser formada exclusivamente por funcionários que trabalham no estoque. Mesmo porque, é bem provável que a sua equipe do estoque não seja muito grande, principalmente se você tiver um mercadinho de bairro.
Ao escolher a sua equipe, dê preferência para profissionais que sejam proativos, detalhistas e focados. Ainda, é importante que esses funcionários conheçam o funcionamento do supermercado e tenham familiaridade com os produtos, tais como repositores, operadores de caixas e operadores de loja.
3. Preparações pré-balanço de estoque
Agora que você já sabe quando e quem vai realizar o balanço de estoque do seu supermercado, é hora de se preparar para ele. Nessa etapa você precisará preparar uma lista com todos os itens que constam no seu estoque. Se você utiliza softwares de gerenciamento, essa lista pode ser facilmente gerada.
Também é importante dividir os produtos em diferentes categorias, como os setores do supermercado. Por exemplo: papelaria, produtos de limpeza, laticínios, utensílios domésticos, dentre outros. Em seguida, determine qual membro da equipe de balanço será responsável por cada uma dessas categorias. Assim, você consegue fazer a contagem de diversos produtos ao mesmo tempo.
O ideal é que cada funcionário tenha a lista de produtos que ele deverá contar. Assim, cada membro saberá o que deve ser feito. E, claro, não se esqueça de ter uma pessoa responsável por reunir toda a informação ao final da contagem.
Por fim, lembre-se que você precisará separar um espaço para a contagem. Se o seu estoque for muito apertado, e não permitir uma boa circulação de pessoas ou mesmo a movimentação de mercadorias durante o balanço, então será preciso movê-lo para outro espaço, ou mesmo reduzir a sua equipe.
Já que estamos falando em como deixar o seu estoque bem organizado através do balanço, então confira mais dicas para deixar o ponto de venda mais atrativo para os clientes no nosso guia Como organizar o seu supermercado: tenha prateleiras, gôndolas e estoque impecáveis.
4. Contando as mercadorias
Essa etapa é a parte prática e a mais trabalhosa do balanço de estoque. É neste momento que a equipe será responsável pela contagem de itens. Durante esse processo é fundamental manter a calma e a organização, caso contrário, ao invés de encontrar possíveis falhas, você poderá criar novas.
Vale mencionar que é importante também fazer recontagens de cada um dos itens. Uma dica prática é ter dois membros da equipe trabalhando juntos. Ou mesmo criar uma espécie de circuito de contagem. Assim, pelo menos duas pessoas diferentes fazem a mesma contagem, como um teste duplo-cego, em que uma pessoa não sabe quanto a outra contou. Desta forma, você diminuirá as chances de erros e, caso divergências sejam encontradas, uma terceira contagem poderá ser feita.
Como em um supermercado você terá muitos itens semelhantes, o uso de códigos (que pode ser o próprio código de barras da embalagem) pode ser ideal. Isso evitará que você separe itens iguais, ou mesmo conte itens diferentes juntos. Ainda, a leitura do código de barras poderá facilitar, e muito, a contagem, já que basta ler o código de barras e o sistema computaria automaticamente a quantidade de itens.
Esse método pode ser muito prático, mas é preciso fazer um alerta. Para que ele funcione corretamente, os produtos devem estar cadastrados corretamente. Vamos a um exemplo para você entender.
Vamos supor que o molho de tomate de uma determinada marca é estocado em caixas com 24 unidades. Se a caixa está fechada, não há necessidade de contar as 24 unidades em cada uma delas, pelo contrário, você pode apenas contar o número de caixas e multiplicar o resultado por 24. Entretanto, se alguma caixa estiver aberta é preciso conferir a quantidade de unidades restantes.
Neste caso, é fundamental que o código de barras das caixas seja diferente do código das embalagens unitárias. Desta forma, você poderá apenas fazer a leitura do código e o sistema fará todos os cálculos para você. Apenas fique atento para que os códigos sejam lidos corretamente.
5. Conferência dos resultados
Depois de finalizar a contagem e a recontagem dos produtos, é importante que você confira os números obtidos com o software de gestão de estoque. Essa conferência é importante para ver se o gerenciamento está sendo efetivo ou não. Caso diferenças sejam encontradas, é importante tentar entender qual é o motivo delas.
Vale mencionar que as perdas podem ocorrer, e que há diferentes motivos para que elas ocorram. Por exemplo, caso o setor de chocolates e biscoitos tenha uma grande diferença entre o que consta no estoque e o que consta no sistema é importante entender o que está acontecendo.
Um dos motivos pode ser devido a furtos, portanto, é importante reforçar a atenção e a vigilância nesse setor. Será que o corredor do supermercado é mais estreito, o que facilita os furtos? Analise friamente esses resultados, procure as causas e como prevenir as perdas.
Ainda, também é possível que alguém não esteja dando saída dos produtos imediatamente e esquecendo de fazer isso posteriormente. Outro importante motivo para as perdas é a forma como os produtos estão sendo manipulados. Por exemplo, se houverem embalagens danificadas que impossibilitem a venda, esses produtos precisam ter a sua saída do estoque registrada.
6. Análise constante do processo
Como os demais processos que você tem no supermercado, é fundamental entender que o balanço de estoque não é algo imutável. Ou seja, é bem provável que ao longo do tempo você precise rever a forma como ele é realizado.
Por exemplo, se o seu supermercado crescer (que é o que todo gestor do varejo deseja), então você terá um estoque maior, com mais produtos. Isso significa que você precisará de uma equipe maior para realizar o balanço e que ele poderá demorar mais tempo para ser realizado.
Outro exemplo bastante comum é que pode ser necessário adquirir ou trocar o software de gerenciamento do supermercado. Neste caso, é importante que você se certifique da possibilidade de transferência de informações de um sistema para outro. Ao mesmo tempo, para ter certeza de que tudo está em ordem, faça um balanço de estoque.
Essas análises podem ser feitas com base no método SWOT que identifica as forças, fraquezas, oportunidades de melhorias e ameaças. Lembre-se que o sucesso do seu supermercado pode depender dessa análise e de quais decisões serão tomadas depois dela para tornar o processo mais eficiente e preciso.
Balanço de estoque de supermercado: últimas dicas
O balanço de estoque de supermercado é um processo demorado e custoso, já que será preciso pagar aos funcionários para virem ao trabalho em um dia que o estabelecimento estaria fechado. Por isso, é fundamental que ele seja bem planejado e devidamente programado. Faça todas as preparações prévias necessárias. Isso evitará imprevistos e perda de tempo.
Além disso, por mais que o balanço de estoque seja importante, é preciso analisar os resultados para conseguir encontrar as possíveis quebras de protocolo. Dito isso, ao identificar essas falhas é fundamental encontrar formas de evitar essas quebras.
Um exemplo prático pode ser a falta de protocolo para a retirada do estoque de itens que serão utilizados para o consumo interno, como no caso de produtos de limpeza. Se a equipe de limpeza tem acesso direto ao estoque e retira itens sem fazer o registro, isso poderá resultar em uma grande diferença entre estoque e sistema de gerenciamento.
A nossa última dica é utilizar um software de gerenciamento. Eles são ferramentas essenciais para gestores do varejo e ainda mais importantes em supermercados, onde o número e a diversidade de produtos é bastante grande. Desta forma você evitará erros humanos e tornará o processo mais rápido.
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