Você sabe quais são os principais exemplos de fluxograma de supermercado? Aliás, você sabe para que serve um fluxograma? Ou entende como ele pode te ajudar no dia a dia do supermercado? Não se preocupe se você respondeu “não” para alguma dessas perguntas. Afinal, é justamente para adquirir conhecimento que você resolveu ler este artigo.
Os fluxogramas existem para que cada etapa dos processos possam ser mais facilmente visualizadas. Além disso, existem diversos tipos que podem ser utilizados e é muito importante saber preenchê-los, pois se trata de uma questão prática e que ajudará a organizar melhor o seu estabelecimento.
Pensando na importância desse tema, neste post explicaremos detalhadamente o que são os fluxogramas, qual é a importância deles, destacaremos quais são os principais tipos mais utilizados e forneceremos dicas que o ajudarão a montar o seu próprio fluxograma. Continue com a gente e boa leitura!
O que são os fluxogramas?
Eles fazem referência a uma maneira de representar um determinado processo por meio de um desenho. Trata-se de uma maneira fácil e simples de identificar o fluxo pela qual as atividades transcorrem na organização. E, como para muitas pessoas são visuais, para elas fica muito mais fácil de entender como cada etapa do processo funciona.
Nesse desenho esquemático, cada passo de um determinado processo é representado por um único símbolo que apresenta uma descrição resumida. Ele é padronizado e costuma ser ligado por flechas ou setas que demonstram a direção do fluxo de atividades em uma determinada empresa.
Uma das principais vantagens desse desenho gráfico é que ele pode ser facilmente atualizado. Além disso, é possível entendê-lo em poucos segundos, pois é uma ferramenta bastante antiga e muito popularizada. A utilização de um programa especial para a criação do fluxograma não é necessária, pois os símbolos usados estão disponíveis em praticamente qualquer software do nosso dia a dia, como o Word, Excel, PowerPoint e outros sistemas afins.
Mas, claro, se você preferir, pode utilizar softwares específicos ou mesmo contratar empresas para fazer isso para você. Tudo vai depender do orçamento disponível e se você estará disposto a gastar dinheiro com isso.
Qual é a importância de um fluxograma?
Os fluxogramas são um dos principais elementos de sucesso e essa realidade também se aplica aos supermercados. A ferramenta, na maioria das vezes, é utilizada com a intenção de ajudar a definir um processo de trabalho e ajudar os funcionários a entenderem a cadeia.
Sem essa prática, muitas equipes teriam dificuldade de entender todo o processo produtivo e teriam dúvidas até mesmo em saber por onde começar. A ferramenta tem um impacto bastante relevante nos processos administrativos, de serviços, indústrias, entre outros segmentos.
Além de facilitar o trabalho em equipe e outros processos, o fluxograma oferece outras vantagens. Entre elas estão:
- Possibilita uma exibição visual de todo o processo;
- Facilita o desenvolvimento de um projeto;
- Demonstra as responsabilidades de cada departamento e as relações entre as diferentes etapas envolvidas em um processo;
- Documenta e padroniza as atividades empresariais;
- Facilita na definição de ações corretivas que visam melhorar o desempenho da empresa;
- Ajuda a explicar um processo para outras pessoas, pois o fluxograma ajuda a torná-lo mais didático.
Bom, você já entendeu que o fluxograma te ajuda a organizar os processos dentro do supermercado. Então, que tal aproveitar para aprender como manter a sua loja física organizada e atrativa para os clientes? Basta conferir o nosso guia Como organizar o seu supermercado: tenha prateleiras, gôndolas e estoque impecáveis.
Quais são os principais tipos de fluxograma e para que cada um deles serve?
Existem diversos tipos de fluxograma e cada um apresenta características distintas. Por esse motivo, na sequência do artigo, destacamos quais são os principais exemplos de fluxograma de supermercado. Veja qual deles melhor se adapta ao seu supermercado.
1. Linear
Trata-se de um diagrama que demonstra a sequência de trabalho acrescida pelos pontos decisórios durante o fluxo. A abrangência do fluxograma pode ajudar as empresas a identificarem os gargalos e, assim, evitarem redundâncias nos processos ou mesmo retrabalhos. Por conta de sua característica, é utilizado, na maioria das vezes, durante a explicação do funcionamento de uma tarefa específica.
No fluxograma linear você segue uma linha de acontecimentos. Um bom exemplo poderia ser o seguinte: o estoquista identifica que o estoque de um chocolate da marca X está baixo, ele avisa o sistema de compras, o comprador entra em contato com o fornecedor para realizar a compra, o produto é entregue no supermercado e o estoque reposto.
2. Multifuncional
Esse fluxograma multifuncional, também conhecido como swimlane, apresenta foco nas unidades da organização e possibilita a compreensão do fluxo do processo entre os diferentes departamentos. É bastante útil para as tarefas que não se concentram em apenas uma área, pois ajuda a indicar as pessoas responsáveis pela execução de cada etapa.
Além disso, a ferramenta facilita na identificação rápida dos problemas, inclusive quando os processos passam por diferentes departamentos dentro de uma companhia. Eles podem inclusive conter orientações para tomadas de decisões dependendo do que foi constatado.
3. Vertical
Neste exemplo de fluxograma para supermercado, ele pode ser usado em diferentes atividades de melhoria na empresa. Agora, você deve estar se perguntando: por qual motivo isso ocorre? O modelo ajuda as empresas a visualizarem as diferentes relações entre atividades, inspeção, pontos de decisão, entre outros elementos.
Como o próprio nome sugere, para a elaboração desse fluxograma é preciso começar pelo nível mais alto da companhia e depois indo até os outros níveis (departamental e operacional) e adicionando os detalhes pertinentes aos processos. Essa pode ser uma forma interessante para entender se há entraves em alguma etapa do processo.
E, se você identificar que alguma dessas etapas estão durando mais do que o necessário, ou que há a necessidade de refazer algum trabalho, então pode ser que o processo não esteja funcionando como o esperado. Por isso ele pode ser essencial para que você identifique e faça melhorias no supermercado.
4. Espaguete
Trata-se de um método que utiliza uma linha com o objetivo de rastrear a trajetória percorrida por um determinado item ou mesmo por pessoas durante a realização de um processo.
Nesse tipo de fluxograma, pode acontecer diversas idas e vindas no mesmo ponto e, por isso, o desenho é bastante semelhante em relação a um prato de espaguete. Por conta de suas características, essa categoria é bastante utilizada na exposição de processos que geram desperdícios.
Vale a pena ressaltar ainda que se trata de um modelo que ajuda as empresas a administrarem melhor os recursos, ou seja, geri-los de forma eficiente (fazer mais com menos e evitando desperdícios) e eficaz (alcançar bons resultados) de forma a favorecer a realização dos objetivos da companhia.
Isso acontece porque, nesse diagrama pode ser demonstrado o fluxo de materiais, pessoas, informações etc. Dessa forma, o diagrama auxilia as empresas a alcançarem uma melhor efetividade (ser eficiente e eficaz) nos processos.
5. Fluxograma de decisão
O próximo exemplo de fluxograma para supermercado que falaremos é o de decisão. Identificá-los é bastante simples já que eles incluem perguntas fechadas, ou seja, com respostas de sim ou não. Neste caso, é essencial que as perguntas sejam feitas em ordem e as decisões tomadas conforme as respostas.
Um exemplo de utilização de fluxograma de decisão pode ser para preparar a jornada de compras do cliente dentro do seu e-commerce ou mesmo na sua loja. Por exemplo, o cliente decidiu comprar e foi para o caixa, então você pergunta se ele tem o cartão da loja, se ele responder “sim”, você pede o cartão; mas se ele responder “não” então você oferece o cartão.
Seguindo o fluxograma, caso o cliente aceite fazer o cartão, você dá o formulário necessário para ele preencher; mas se ele não quiser, então você pergunta qual seria o motivo. Essa pode ser uma excelente forma para ter mais clientes cadastrados no seu programa de fidelidade, mas também para entender porque alguns deles preferem não se inscrever.
6. Fluxograma de dados
Sabe quando você começa a trabalhar em uma empresa e anotar cada detalhe para não esquecer quais documentos devem ser preparados e em quais situações e, o mais importante, para quem eles devem ser enviados? Pois o fluxograma de dados é quase a mesma coisa, mas representado de uma forma mais fácil de ser entendida.
Dentro de um supermercado é natural que documentos precisam ser gerados para solicitar compra de produtos, ou relatórios gerenciais. Mas, como o processo todo pode ser bastante complicado e difícil de lembrar, o fluxograma pode ser um aliado neste momento.
Assim, você criará um fluxograma de supermercado com foco apenas na geração de documentos. Isso facilitará a rotina de quem já trabalha na empresa e de quem está chegando agora, já que vai ficar muito mais fácil consultar quando e para onde cada documento precisará ir.
Como montar um fluxograma?
Não há muitos segredos com relação a isso, mas, se você nunca fez um fluxograma antes, então é natural que algumas dúvidas surjam no caminho. Por isso, continue com a gente para entender.
1. Conheça os diferentes exemplos de fluxograma
O primeiro passo é analisar os diferentes tipos de fluxograma que acabamos de descrever, e entender como cada um deles funciona e qual poderia ser aplicado para o processo em questão. Lembre-se que, dependendo do processo a ser descrito, você precisará de um determinado tipo.
2. Descreva o processo detalhadamente
Então você partirá para o segundo passo, que é descrever quais serão as etapas de cada processo a ser desenvolvido na organização. Esse é o momento de ser minucioso e não deixar nada de fora. Se você já possui esses processos descritos, então essa etapa ficará muito mais fácil.
Entretanto, fazer uma lista detalhada com todas essas etapas, como se fosse um resumo do processo, poderá ser muito útil. Afinal, você precisará entender quais são os pontos de decisão para poder colocá-los no fluxograma.
3. Chegou a hora de preparar o fluxograma
Sabendo qual exemplo de fluxograma você utilizará e qual o grau de detalhamento que você quer que ele tenha, então será possível começar a desenhar o fluxograma. Não deixe de ilustrar também quais serão as etapas e as tarefas para que fique mais fácil a explicação das atividades a serem desenvolvidas por cada um.
Também é muito importante utilizar-se de diferentes símbolos no fluxograma. Isso porque, essa estratégia facilitará a comunicação e o entendimento das tarefas a serem desenvolvidas pela equipe. A utilização de cores também pode ser bastante útil e facilitar a compreensão do fluxograma.
4. Distribuição e atualização do material
De nada adianta você utilizar o seu precioso tempo para preparar um fluxograma se ninguém irá utilizá-lo, ou mesmo se ele não for útil. Por isso, assim que estiver pronto, confira com os envolvidos no processo se ele realmente é fácil de ser seguido ou se alguma modificação se faz necessária.
Por fim, mas não menos importante, não esqueça de revisá-lo e atualizá-lo sempre que necessário, incluindo melhorias ou mudanças nas atividades. Desta forma você garante que ninguém vai fazer nada errado porque o fluxograma estava desatualizado.
Existem diversos exemplos de fluxograma de supermercado. Por esse motivo, apresentamos os principais tipos e explicamos as características de cada um para que você possa escolher, com segurança, qual é o melhor tipo para o seu estabelecimento. Essa decisão é fundamental, pois ajudará o seu empreendimento a alcançar um melhor desempenho, a otimizar a efetividade e, consequentemente, conquistar mais espaço no mercado.
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