A prevenção de perdas no supermercado deve ser estrategicamente planejada, já que essa é a melhor forma de conseguir evitar prejuízos. Segundo a Associação Brasileira de Supermercados (ABRAS), em 2019, as perdas representaram 1,82% do faturamento do setor, o que pode somar cerca de R$ 7,6 bilhões anuais . Ou seja, se focar nessa tarefa, ainda vai conseguir aumentar o seu lucro.
Outro ponto importante, é que as perdas também poderão influenciar diretamente o capital de giro. Afinal, com perdas menores você precisará comprar mercadorias com uma frequência menor.
Mas, a gente entende que essa não é exatamente uma tarefa fácil e, se você está lendo esse artigo é porque está enfrentando alguma dificuldade. Mas calma que a gente te ajuda. Neste artigo você conhecerá mais sobre a prevenção de perdas, qual a importância de ter esse procedimento bem estabelecido no seu supermercado, os tipos de perdas que podem ocorrer e ainda os passos práticos para conseguir evitar essas perdas. Boa leitura!
O que faz a prevenção de perdas em supermercados?
Para conseguir melhorar e evitar as perdas em supermercados, é fundamental conhecer como essas perdas ocorrem. De acordo com o relatório da ABRAS, os principais motivos para as perdas em supermercado são:
- 39% por quebra operacional;
- 17% por furto externo;
- 12% por erros no inventário;
- 11% por erros administrativos;
- 7% por furto interno;
- 7% devido a fornecedores.
Para minimizar e evitar que as perdas ocorram, o ideal é primeiramente entender porque elas estão correndo no seu supermercado. Em seguida, é preciso estabelecer um programa de prevenção de perdas.
O ideal é que esse programa seja elaborado com foco nos principais motivos de perdas no seu estabelecimento, mas também pensando em todas as possíveis falhas que podem ocorrer no sistema e que resultem em perdas. Para isso, é importante conhecer os diferentes tipos de perdas em supermercados, que podem ser divididas em dois tipos.
O primeiro são as perdas conhecidas resultantes de erros de processos, sendo causadas principalmente por:
- Erros de manipulação de produtos: mercadorias avariadas por mau armazenamento ou comprometimento dos produtos durante a manipulação;
- Itens vencidos no estoque: devido a um controle de estoque pouco eficaz, fazendo com que os produtos vençam sem ao menos ir para as prateleiras;
- Deterioração de mercadoria perecível: são aqueles produtos que podem estragar rapidamente, tais como os produtos de hortifrúti, que podem estragar antes de serem vendidos, mesmo que estejam no ponto de venda.
O segundo tipo são as perdas não identificadas que resultam de:
- Furtos: o que pode ocorrer pela ação de clientes, visitantes e funcionários;
- Fraude por funcionários: esse tipo de perda ocorre quando os produtos não são registrados no caixa ou quando ocorre o registro de um produto mais barato no lugar de um mais caro;
- Fraude por clientes e visitantes: alguns clientes consomem produtos na loja e não guardam as embalagens para serem passadas no caixa. Ainda, alguns clientes trocam a etiqueta de código de barras de produtos mais caros por etiquetas de produtos mais baratos. Essa última causa de perda é muito comum em carnes.
Como identificar as perdas no seu supermercado
Depois de conhecer quais são os principais motivos de perdas em supermercado é preciso saber quais deles estão ocorrendo na sua loja. Vale mencionar que, se você possui mais de uma loja, os motivos das perdas podem ser diferentes em cada uma delas. Diante disso, é importante que você analise cada uma delas separadamente.
Existem diferentes tipos de relatórios gerenciais que te auxiliam a tomar melhores decisões administrativas e financeiras para o seu negócio. Dentre elas, está em entender o valor efetivo de prejuízo que essas perdas estão causando. Com os relatórios fica mais fácil de conhecer aquelas perdas que são causadas pela deterioração de mercadorias perecíveis. Desta forma, é possível ter um panorama mais geral sobre o que está acontecendo, antes de investigar a fundo.
Como você já sabe, o controle de estoque é essencial para que você não deixe nenhum produto faltar na sua loja e não comprar itens em excesso. Afinal, produto em excesso que vence no estoque, é sinônimo de perda. Portanto, fique atento a esses relatórios e identifique quais são aqueles produtos que você precisou fazer mais promoções porque o vencimento estava próximo. Isso pode indicar que esses produtos não são uma grande preferência para os seus consumidores e devem ser comprados em menor quantidade no futuro.
Analise também como é a entrega dos itens comprados. Será que os fornecedores estão sendo cuidadosos o suficiente na hora de carregar e descarregar o caminhão? Será que os produtos estão armazenados da forma correta para evitar danos às embalagens e conservar os produtos? Fornecedores que não cumprirem com essas exigências devem ser desconsiderados, caso contrário, você continuará tendo perdas.
Por último, mas não menos importante, também é preciso ficar atento aos desempenho dos funcionários que trabalham no estoque e na reposição de mercadorias. Pode ser que parte das perdas estejam associadas à falta de experiência, conhecimento e treinamento para manipular determinados produtos. Neste caso, procure entender qual é a causa e então determinar quais medidas devem ser tomadas.
Passos para evitar as perdas no supermercado
Você já conheceu os principais motivos pelos quais as perdas no supermercado ocorrem e como identificá-las. Então agora chegou o momento de falarmos quais os passos que podem ser aplicados no seu estabelecimento para prevenir essas perdas.
1. Automatize o controle de estoque
Fazer o controle de estoque é uma tarefa importantíssima no varejo e que não pode ser negligenciado. Sem falar que ela exige muito tempo e muita atenção dos funcionários para evitar erros. Além disso, como um supermercado lida com uma grande diversidade de produtos e de diferentes marcas, fazer o controle manualmente está sujeito a grandes margens de erros humanos.
Por isso, o ideal é que esse processo seja automatizado no seu supermercado ou mercearia. Com a automatização é possível que esse controle seja feito imediatamente quando o produto é registrado no caixa. Mas, é preciso ressaltar que isso não dispensa a realização de inventários, já que essa é a única forma de identificar furtos, por exemplo.
Se você ainda não tem um software de gerenciamento no seu supermercado, então confira o nosso artigo 6 softwares de automação comercial para supermercado: conheça os melhores para escolher o que melhor se adequa ao seu estabelecimento.
2. Faça inventário do estoque periodicamente
Fazer um inventário de estoque consiste em realizar a contagem de todos os produtos do supermercado (ponto de venda e estoque), para saber se a lista confere com o que está disponível no controle de estoque. Ele deve ser realizado em dias ou momentos em que não há movimentação de entrada e saída de produtos.
Ainda, você pode fazer inventários apenas em determinados setores ou categorias de produtos, dando preferência para aqueles itens que têm mais perdas. Isso permitirá que você acompanhe se as medidas adotadas foram realmente eficazes ou não.
Vale a pena ressaltar que não há a necessidade de fazer um inventário do estoque toda semana. Mesmo porque, esse é um processo demorado e custoso. Mas determine quando ele será feito e mantenha a sua programação, já que essa é uma etapa importantíssima para o bom funcionamento da sua loja.
Por exemplo, a realização de pelo menos um inventário a cada um ou dois meses. Desta forma fica mais fácil identificar as quebras de protocolo e perdas, permitindo a rápida implementação de medidas para preveni-las.
3. Crie programas de treinamento e reciclagem de funcionários
O próximo item na nossa lista de medidas para prevenção de perdas no supermercado é a criação de programas de treinamento e reciclagem de funcionários. Isso porque, é natural que, assim que um novo funcionário começa a trabalhar no supermercado, ele recebe treinamento e orientações sobre o funcionamento da empresa.
Entretanto, nem sempre há uma preocupação em manter esse funcionário atualizado, ensiná-lo novas habilidades ou mesmo incentivá-lo a buscar conhecimento por conta própria. E, se você quiser que o seu supermercado se destaque da concorrência, essa pode ser uma excelente forma de fazer isso.
Não apenas por que você terá funcionários bem treinados, mas quando motivados, trabalham melhor e mais satisfeitos a produtividade aumenta. Sem falar que, diante desse cenário, até mesmo o atendimento ao cliente fica melhor.
Mas, no caso da prevenção de perdas, alguns treinamentos específicos podem ser necessários. Por exemplo, é importante que alguém do estoque saiba como manipular a empilhadeira corretamente, já que isso evitará acidentes e prevenirá perda. Os atendentes que trabalham no açougue devem ter conhecimento sobre as regras para manipulação de alimentos, e assim por diante.
Sem falar que os repositores ficarão atentos à manipulação dos produtos, ao controle de vencimento do que está nas prateleiras e para evitar avarias em embalagens. O pessoal da segurança ficará atento a furtos, consumo de produtos na loja e troca de etiquetas. Os estoquistas conseguirão planejar e organizar melhor o armazenamento dos produtos e controlar o vencimento deles, informando de produtos que estejam próximos ao vencimento.
Com o tempo, as boas práticas passarão a ser rotina e as perdas serão reduzidas.
4. Mantenha o estoque organizado
Ainda falando do estoque do supermercado, além do rigoroso controle de entrada e saída de mercadorias, é preciso que ele esteja sempre organizado. Cada item deve ser devidamente registrado e posicionado, de acordo com a data de validade e as condições de armazenamento necessárias para que o produto não estrague.
Uma das técnicas que podem ser utilizadas é a chamada PEPS. Esta técnica orienta a organização do estoque com base na seguinte frase: “Primeiro que entra é o primeiro que sai”. Assim, os produtos que chegaram primeiro são aqueles que vencem primeiro e que devem ser enviados para o ponto de venda primeiro.
Além disso, o rigoroso controle de estoque permite que você saiba exatamente o que tem para ser exposto. Desta forma é possível evitar compras desnecessárias ou mesmo que faltem produtos mais importantes e que são os mais procurados pelos clientes.
Confira no nosso material exclusivo mais dicas para manter o seu supermercado sempre organizado, Como organizar o seu supermercado: tenha prateleiras, gôndolas e estoque impecáveis.
5. Consumo interno de produtos
Muitos supermercados possuem padarias ou mesmo cozinhas para o preparo e venda de produtos de fabricação própria. Ainda, é possível que haja um refeitório para fornecer refeições para os seus funcionários. Sendo que, tanto a padaria como o refeitório podem utilizar os produtos que são comercializados no supermercado para tais preparações.
Por isso, não é incomum que, na correria do dia a dia, um funcionário pode não ter se planejado corretamente e percebeu que faltam alguns itens para os preparos do dia. Esse funcionário resolve ir até as prateleiras do supermercado e pegar os produtos necessários, já que é mais perto e mais rápido do que ir até o estoque.
Mas se esse funcionário não informar o ocorrido para o setor esse produto não terá saída no controle de estoque e constará como uma perda. Ou seja, você perceberá que os produtos estão faltando somente quando realizar um inventário.
Por isso, é fundamental o estabelecimento de um protocolo para a solicitação de itens que serão utilizados para esta finalidade. Seja rigoroso nesse controle e fique de olho para que não haja exceções. Afinal de contas, é perfeitamente possível fazer um planejamento adiantado para lidar com essas demandas.
Outra forma que pode ser entendida como consumo interno é quando o cliente abre a embalagem para consumir enquanto faz as compras. Cabe a cada supermercado determinar qual é a sua política quanto a isso, mas a nossa recomendação é que esse tipo de comportamento não seja encorajado. Afinal, o cliente pode esquecer que consumiu o item, ou mesmo virar uma verdadeira bagunça, com pessoas comendo, embalagens vazias e grandes perdas.
Neste caso, desde o início deixe claro que o consumo de produtos é terminantemente proibido. Caso o seu supermercado tenha uma área destinada para o consumo de produtos preparados na padaria, então deixe isso claro também.
6. Procedimentos para trocas
Nem sempre os clientes estão satisfeitos com os produtos adquiridos ou percebem alguma avaria, ou que escolheram o produto errado somente quando chegam em casa. O próximo passo será procurar o estabelecimento em que fizeram a compra para efetuar a troca. Entretanto, é fundamental que você fique atento e estabeleça procedimentos para serem seguidos para a devolução de mercadorias.
A recomendação é que você exija a nota fiscal do produto para comprovar o valor e a data em que o item foi adquirido. Somente mediante a apresentação do documento é que será possível devolver ao cliente o valor efetivamente pago pelo produto e não o valor atual.
Também é essencial ficar atento a possíveis danos na embalagem ou no produto que impossibilitem a venda dele no futuro. Por isso, o funcionário responsável por efetuar a troca deverá fazer uma inspeção no produto devolvido.
Para que não haja problemas com o controle de estoque e diferenças no inventário, é importante que o produto dê entrada novamente no estoque, e em seguida saída para ir para a prateleira novamente.
7. Investimento em segurança
Outro passo essencial para a prevenção de perdas no supermercado é investir em segurança e no treinamento desses funcionários. Isso pode ser realizado através da instalação de um sistema de monitoramento. As câmeras devem ser colocadas preferencialmente nos chamados hotspots, que são os locais em que estão os produtos de alto risco ou mesmo aqueles locais em que há um maior número de furtos.
É essencial ter câmeras de monitoramento instaladas em diferentes locais do supermercado. E isso é válido não apenas para o ponto de venda, mas também nas áreas de estoque, recebimento de mercadorias e caixas. Sem falar que, a intenção da instalação de câmeras também é manter o ambiente seguro para compras, portanto, o estacionamento e a entrada e saída da loja também devem ter vigilância.
Mesmo com o melhor sistema de segurança as câmeras possuem pontos cegos. Para resolver isso você pode fazer a instalação de espelhos em locais estratégicos. Esses espelhos também podem ser instalados em mercadinhos de bairro, que ainda não possuem capital para investir nas câmeras. Além disso, também é importante ter uma equipe bem treinada que seja capaz de identificar certos padrões de comportamento que possam levar a um furto, por exemplo.
Outra dica é investir em etiquetas de segurança para os itens que apresentam maior risco. Por exemplo, os barbeadores são relativamente caros e podem ser facilmente furtados. Limitar o acesso dos clientes a esses itens também é possível, mas lembre-se apenas de que os itens que não são vistos não são comprados, portanto, essa última estratégia deve ser utilizada com cautela.
8. Fique atento aos fornecedores
Fiscalizar os fornecedores e garantir que os produtos recebidos são de qualidade é importantíssimo em alguns setores do supermercado. Podemos listar como os mais críticos os setores de hortifrúti, açougue e peixaria.
Essas são mercadorias que estão sujeitas a rápida deterioração, por isso elas devem ser acompanhadas de perto. Garantir que o produto esteja em boas condições no recebimento aumenta o tempo que você poderá deixá-las expostas aos clientes.
Dito isso, é importante que você compre esses produtos de fornecedores confiáveis e que certifiquem a qualidade do produto entregue. Ainda, vale muito mais a pena negociar com o fornecedor diversas entregas em um curto período, do que comprar uma quantidade muito grande e não ser capaz de vendê-la posteriormente.
Além disso, os funcionários responsáveis pelo recebimento dessas mercadorias devem ser treinados para realizar uma inspeção nos produtos que estão sendo entregues. Desta forma será possível identificar produtos não conformes no momento da entrega e evitar problemas e prejuízos futuros.
Como já mencionamos anteriormente, outro ponto ao qual você deve ficar atento é com relação aos cuidados durante a entrega. Afinal, embalagens danificadas geralmente não são compradas pelos clientes. E, se esse problema está sendo causado pelo fornecedor, então alguma medida precisa ser tomada.
Neste caso, o melhor a fazer é tentar conversar com o fornecedor para tentar resolver o problema e, caso isso não aconteça, então talvez seja necessário trocar de fornecedor.
9. Comissão de prevenção de perdas
A nossa última dica para prevenir perdas no supermercado é criar uma comissão que seja responsável por fiscalizar os procedimentos e se os protocolos criados estão sendo seguidos. Essa comissão de prevenção de perdas pode ser formada por funcionários de diferentes áreas do supermercado e ficar responsável pela realização de auditorias internas periódicas.
Desta forma, você conseguirá evitar quebras de protocolo, identificar quais procedimentos precisam ser aprimorados, quando os treinamentos dos funcionários devem ser realizados, bem como quando novos procedimentos precisam ser adotados. Caberá também à comissão o estabelecimento de protocolos para os processos, sempre em conjunto com os funcionários responsáveis pela execução deles.
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