O organograma de um supermercado não é diferente daquele feito em empresas de diferentes ramos. Aliás, você sabe o que é um organograma e como ter um no seu estabelecimento pode te ajudar a se planejar?
Um organograma é um planejamento, em que funções e cargos são descritos dentro de uma empresa. Podem ou não seguir uma hierarquia, no entanto, são de fundamental importância para o entendimento e fortalecimento da equipe de trabalho.
Além de organizar melhor os fluxos de trabalho, mostrando, por meio de desenhos simples, quais os departamentos e encargos de cada um dos colaboradores do supermercado, o organograma também é uma ferramenta de comunicação interna. Dessa forma, todos compreendem as suas funções e qual trabalho depende de qual, auxiliando o fluxo de tarefas, sem precisar de cobranças.
A seguir, mostramos em uma lista como fazer um organograma ideal para o seu supermercado. Melhore os fluxos de vendas com essa ferramenta simples, mas eficaz. Confira!
Por que devo fazer um organograma no supermercado?
Se o seu supermercado está funcionando bem e você não tem problema algum, provavelmente deve estar se perguntando porque fazer um organograma no supermercado, não é mesmo? Então continue lendo que você entenderá.
Essa é uma forma de manter a hierarquia e/ou responsabilidade de cada um dos funcionários bem definidos. Lembre-se que muitos dos processos são interligados e interdependentes. Ou seja, se o estoquista não avisar o setor de compras que é preciso adquirir algum item, os repositores terão problemas para manter as prateleiras cheias.
Além disso, sem dúvida alguma você quer que o seu supermercado prospere. Quando isso acontece a empresa cresce e os funcionários têm oportunidade de crescer na empresa e passar a ocupar cargos com salários melhores. Com o organograma fica mais fácil de criar esses planos de carreira e manter os funcionários interessados e motivados.
Isso pode até parecer algo simples, mas uma equipe motivada é mais produtiva. Para saber mais como manter a produtividade no dia a dia no supermercado, confira nosso e-book 5 hacks de produtividade no ambiente de trabalho.
Passo a passo para preparar o organograma do supermercado
Esse pode até não ser o seu caso, mas muitas pessoas já trabalharam em empresas em que a falta de organização era grande. Provavelmente, isso começava já na distribuição das tarefas, sem que os funcionários soubessem exatamente qual era o seu papel dentro da organização.
O resultado disso pode ser que processos sejam comprometidos, que a rotina administrativa fique bagunçada, e até mesmo em conflitos entre os funcionários. Como você não quer que isso aconteça com o seu supermercado, é só seguir o passo a passo que daremos a seguir.
1. Conheça bem a sua empresa
Para começar a elaborar o seu organograma, é essencial conhecer as funções e a hierarquia em seu supermercado. Isso significa saber quais são os setores, quais são os processos existentes em cada um deles, quais os cargos essenciais dentro do supermercado e em cada um dos setores.
Por exemplo, no administrativo, não entra a função de repositor e nem de caixa, certo? Por isso, você deve colocar antes, em um papel, os cargos, funções, setores e a divisão em hierarquia para o organograma funcionar.
Vale a pena ressaltar que essa divisão é mais fácil de ser feita em supermercados maiores, com mais funcionários e tarefas mais bem delimitadas. Entretanto, em mercadinhos de bairro e mercearias isso pode ser um grande desafio, já que muitos funcionários desempenham diversas tarefas. Neste caso, talvez seja possível dividir apenas entre setores operacionais e administrativos.
2. Entenda qual o organograma ideal
Existem diversos tipos de organogramas, que você deve utilizar de acordo com a sua necessidade. No entanto, como saber qual é o melhor para o seu supermercado? Antes de decidir, pesquise bastante quais são eles. A seguir falaremos um pouco sobre eles para você ter uma ideia.
Organograma vertical
Esse, provavelmente, é o tipo mais comum de organograma que você encontrará e costuma ser utilizado em empresas mais tradicionais. Ele é utilizado seguindo a hierarquia da empresa. Por exemplo, o presidente da empresa fica no topo, no próximo nível você terá o vice-presidente, abaixo dele o gerente geral, depois o gerente de loja.
Neste ponto o organograma se divide e passa a mostrar cada setor (contabilidade, compras, estoquista). Ainda, se houverem diferentes cargos dentro de cada um desses setores, então ele deve ser mostrado também.
Organograma circular
Já o outro tipo de organograma, o circular, é utilizado para cargos e funções, em que a hierarquia fica no centro, em destaque. Em um supermercado, por exemplo, ele pode ser utilizado para mostrar as relações entre os setores administrativo, financeiro e funcional.
Afinal de contas, é comum que o que acontece em um certo influencie no outro. Com o organograma circular, fica claro para todos da equipe quem está em qual setor e a sua função como um todo.
Organograma horizontal
O organograma horizontal é adotado por empresas que acreditam que a hierarquização das funções não é o mais importante dentro da organização. Neste caso, ao invés do organograma ir “descendo”, como acontece com o vertical, ele vai sendo mostrado de lado, progredindo horizontalmente.
Organograma linear
Já o organograma linear tem como principal foco a divisão de funções, atividades e tarefas de cada função. Caso você decida por utilizar este tipo de organograma para o supermercado, ele mostrará as responsabilidades para cada uma das funções e colaboradores da empresa.
3. Pesquise qual se encaixa melhor
Como já falado anteriormente, existem diversos tipos de organograma. Para o seu supermercado, é fundamental você utilizar o que melhor se encaixa. Afinal, ele é uma ferramenta que será utilizada por você e todos os seus colaboradores.
Muitas vezes, eles podem ficar perdidos, sem entender bem a sua função na empresa. Por isso, o organograma de um supermercado também melhora a comunicação interna. Assim, cada funcionário sabe de qual setor ele é e a quem ele responde. Isso é essencial para tirar as dúvidas e atender às sugestões que ele pode ter para a melhoria da empresa.
4. Faça uma separação dos cargos por cores
Para melhorar a visualização e entendimento do organograma, utilize diferentes cores para os setores e funções. No entanto, se não quiser que visualmente fique muito confuso, utilize variações de tons.
Por exemplo, no setor administrativo, já citado, você utiliza o vermelho vivo. Nas funções, como assistente, você utiliza variações do vermelho, como um coral ou um rosa, para diferenciar as funções do setor. Dessa forma, fica facilmente entendível e a cor pode ser utilizada em tarjas de emails, etiquetas de organização e crachás físicos.
Vale a pena mencionar que as variações de cores e a forma como o organograma é apresentado ajudam os funcionários a entender melhor como é o funcionamento do supermercado. Já que visualmente falando fica mais fácil visualizar as diferentes cores e entender quem são os responsáveis por cada setor e função.
5. Motive a interação da equipe
Por ser uma ferramenta útil para todos, ela não deve ser elaborada por uma única pessoa e simplesmente imposta para todos no supermercado. O ideal é que toda a equipe deve se integrar para auxiliar no organograma de um supermercado e, dessa forma, todos conhecem a fundo os setores e funções exercidas na empresa.
Isso significa que, quando você decidir fazer o organograma do supermercado, converse com os funcionários de cada setor para entender como as coisas estão funcionando atualmente. Compare as informações colhidas com a ideia que você tem para cada um desses setores.
Além disso, de nada adianta você preparar esse organograma se ele não for distribuído e explicado para todos. Portanto, ao finalizar esse processo compartilhe com todos os funcionários e, se necessário, explique como ele funciona.
Com um organograma de um supermercado feito de forma correta, todos da equipe só têm a ganhar. Com ele, é possível não só ter uma visão ampla da estrutura da empresa. Também se consegue elaborar planejamentos mensais e campanhas de varejo.
6. Busque a melhor ferramenta
Como você já deve ter entendido, o organograma do supermercado além de ser uma ferramenta administrativa importante, ele também é um material de comunicação visual. Por isso, a elaboração dele deve ser feita de modo a ser algo compreensível e atrativo.
Com as ferramentas tecnológicas disponíveis atualmente, os organogramas podem ser preparados com programas simples de computador, tais como Word, Excel e PowerPoint. Geralmente, eles já têm um modelo pronto, que você pode adaptar de acordo com a necessidade e o ramo da sua empresa.
No entanto, existem outros softwares que, além de mostrar a estrutura interna da empresa, também auxiliam a delegar tarefas e organizar todo o trabalho. Um bom exemplo disso é a ferramenta Trello. Ela separa, com etiquetas coloridas, quais as funções e tarefas a serem executadas e ainda permite marcações de nomes. Dessa maneira, fica claro para o administrador quem fez o que e se tem atrasos no fluxo de trabalho.
Mas, se nem todos os funcionários do supermercado tiverem acesso ao computador ou internet durante o trabalho, então essa talvez não seja a melhor forma de fazer a representação. Mesmo assim, essa pode ser uma ferramenta interessante para você organizar a rotina administrativa da empresa.
7. Envolva toda a empresa
A sua equipe deve participar, não apenas da elaboração do organograma de um supermercado, mas até depois dele. Coloque o organograma em um local de destaque, onde todos passam. Uma boa ideia é colocar uma cópia no refeitório e outra no RH, por exemplo.
Lembre-se, o organograma não precisa citar nomes e nem ostentar hierarquia. Ele deve, antes de mais nada, mostrar a estrutura interna da empresa, para que todos os colaboradores entendam o seu funcionamento e o papel de cada um.
Por isso, nesses organogramas expostos em locais de fácil acesso você pode mostrar apenas o nome dos cargos é mais do que suficiente. Entretanto, é fundamental que todos saibam exatamente qual é o seu cargo e qual função eles devem desempenhar dentro da empresa.
Lembre-se que uma empresa é igual ao corpo humano, que conta com os diferentes sistemas como, circulatório, respiratório, excretor, para que continuemos vivos. O organograma vai mostrar os sistemas importantes para manter a empresa viva e o papel de cada pessoa nesse sistema.
8. Sempre atualize o organograma de um supermercado
Mesmo que não tenha nomes de colaboradores, mantenha sempre o organograma atualizado. Algumas vezes, funções e setores podem mudar de nome e, atualizá-los no organograma é essencial para ninguém ficar perdido.
Além disso, os novos colaboradores devem ser avisados sobre o organograma e como ele funciona, ainda no treinamento. Isso evita problemas e dúvidas mais à frente, resolvendo tudo ainda no princípio do processo seletivo.
O organograma também ajuda a observar funções repetidas ou muito semelhantes, o que desperdiça a mão-de-obra. Assim, os colaboradores podem ser remanejados para outros locais.
A avaliação de desempenho também é possibilitada pelo organograma bem feito. Nele, os gestores podem ver as pessoas da equipe que mais se destacaram e recompensá-las. Isso gera maior motivação e empenho dos demais funcionários do supermercado.
Além da satisfação do cliente, é essencial perceber como os seus colaboradores estão. Funcionários detratores são ruins para as vendas, por isso você deve sempre ficar atento às suas reclamações e queixas. Trabalhadores felizes geram clientes satisfeitos, pense nisso!
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