A gestão de estoque é o coração de todo negócio que lida com a venda de produtos. Se há desequilíbrio faltando mercadoria, você perde venda, se há itens demais, eles podem sair de linha e ficar sem giro. Alguns gestores tem essa reserva e fazem um acompanhamento simples, mas não sabem a fundo o que é a gestão de estoque e a importância para o seu faturamento.
Para ter equilíbrio entre as suas compras e as suas vendas, esse processo de controle precisa ser organizado e é imprescindível que conte com a tecnologia. Não basta registrar em uma planilha o que entrou e saiu do seu estoque.
Para ajudar você a não ter problemas com isso, confira a importância e como fazer esse gerenciamento de maneira fácil e eficiente. Veja só.
O que é gestão de estoque?
A gestão de estoque é um conjunto de ações praticadas para controlar todo o processo que envolve a sua reserva de mercadorias, incluindo a frequência das compras e registro de entradas e saídas.
No varejo, esse monitoramento precisa ser feito por meio de um inventário. Esse é um documento utilizado para listar todos os produtos disponíveis no seu depósito. Nessa relação, é necessário descrever quantidade e o tipo de produto (como tamanho, estação, se é feminino ou masculino, se é vestido etc).
Qual a importância da gestão de estoque?
Agora que já sabe o que é gestão de estoque, consegue perceber porque é fundamental para o seu negócio varejista?
Tanto o desequilíbrio em excesso quanto a falta de mercadorias geram problemas nas suas vendas, no seu fluxo de caixa e, consequentemente, no seu faturamento. Até mesmo a satisfação dos clientes é prejudicada.
Se o seu depósito estiver zerado de alguma mercadoria, ou com poucas unidades, você poderá perder vendas, caso surja uma boa demanda pelo produto.
O contrário também é prejudicial. Quando há mercadorias em excesso, os produtos podem ficar sem giro e isso é prejuízo para o seu caixa. Com isso, muitas vezes, é necessário baixar a margem de lucro do produto e lançar promoções e descontos para conseguir vendê-los.
Portanto, a importância da gestão de estoque é para manter a organização, o equilíbrio da quantidade de mercadorias e o controle daquilo que entra e sai do seu depósito e vai para PDV, ou para o consumidor — por meio do seu site de varejo online, por exemplo.
Como funciona a gestão de estoque?
Além de entender o que é gestão de estoque você precisa conhecer as ferramentas para colocá-la em prática.
O controle dos seus produtos pode ser feito por meio de uma planilha organizada no Excel, ou por um software de gestão. As planilhas precisam ser preenchidas e atualizadas manualmente a cada movimentação.
Porém, por mais que seja um recurso simples e acessível, o Excel, ou outros programas de planilhas, tem funções limitadas. Então, é mais indicado para varejistas pequenos e sem muita complexidade de informações e de movimentações.
Já os softwares de gestão são mais completos e atualizados automaticamente. Um exemplo são aqueles que fazem a integração de departamentos, como o ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Sempre que uma nota fiscal é emitida ou o código de barras processado, a informação é atualizada no controle do estoque.
Qual é o objetivo de fazer uma boa gestão de estoque?
O objetivo da gestão de estoque é manter o controle e o equilíbrio entre os produtos que entram e saem e as suas compras com os fornecedores. Quando você tem essas informações acessíveis e sempre atualizadas, consegue construir melhor um relacionamento com os seus parceiros e clientes. Além de ter mais acertos ao fazer previsões de demanda e preparar o seu estoque e promoções.
Como fazer uma boa gestão de estoque?
Agora que já sabe o que é gestão de estoque, vamos mostrar como organizar o estoque de uma loja de roupas, de maneira simples e eficiente. Acompanhe.
Crie padrões e regras
A falta de padronização abre portas para os erros e descontrole. Então, comece definindo regras, frequência e padrões na organização e atualização das informações do estoque. Dessa maneira, não importa qual vendedor faça a venda ou qual funcionário esteja responsável pelo estoque, todos conseguirão identificar e entender as atualizações.
Defina os processos
A gestão de estoque envolve os seguintes processos: controle de entrada e saída (a entrada pode ser tanto quando você comprou novos produtos quanto devoluções), atualização do inventário e o ponto de pedido — documento que determina o melhor momento para fazer novas compras.
Defina os responsáveis por cada uma dessas etapas e todo o fluxo desse controle. Assim, se evita a falta de atualizações ou o descontrole.
Tenha um bom controle
A eficiência da sua gestão de estoque dependerá de processos bem definidos de controle. Por menor e mais simples que seja a movimentação, ela deve ser registrada e atualizada. Se estiver usando uma planilha, essa tarefa requer ainda mais atenção, já que as informações não são atualizadas automaticamente.
O mapeamento de processos o ajudará a entender o fluxo desse controle e a definir os responsáveis. Tenha em mente que a gestão de estoque é tão importante quanto o seu controle financeiro e quando mal feita, gera prejuízos de imagem e de vendas.
Defina datas para as compras
As suas compras devem considerar os seguintes pontos: demanda, previsão de demanda e margem de perdas. Quando a sua gestão de estoque é atualizada, você consegue programar os seus pedidos se baseando nesses dados.
A definição de datas para as suas compra é essencial para evitar justamente o desequilíbrio do estoque. Além disso, essa programação precisa ser feita com antecedência, pois os fornecedores têm prazos de entrega.
Se forem feitas em cima da hora, você poderá ficar sem produtos, principalmente quando se trata de datas comemorativas ou estações do ano, por exemplo, em que você precisa dos produtos nas datas certas.
Entender o que é gestão de estoque é o primeiro passo para evitar prejuízos de vendas e de imagem perante os seus clientes e fornecedores. Para isso, siga as nossas dicas, evite compras em cima da hora, treine os seus funcionários para realizarem esse controle com eficiência e conte com tecnologias responsivas e de qualidade, senão poderá ter problemas com a perda de informações.
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