Você já parou para pensar se a contabilidade para supermercado é apenas um passo burocrático a ser cumprido ou se ela representa um poderoso aliado para o crescimento do seu negócio? Essa é uma pergunta que você deverá pensar e responder honestamente, afinal de contas, nem todos os gestores dão a devida atenção à contabilidade.
Por outro lado, quando olhamos as empresas de sucesso, é possível perceber que cada vez mais a contabilidade vem ganhando espaço na tomada de decisões. Portanto, se você ainda está deixando de lado esse importante assunto ou setor do seu supermercado, chegou o momento de mudar isso.
Neste texto nós vamos trazer um panorama completo sobre a contabilidade para supermercado. Após ler o nosso artigo, você não apenas entenderá mais sobre o assunto, mas também conseguirá tomar decisões gerenciais baseadas em fatos e mais acertadas. Boa leitura!
O que é a contabilidade?
A contabilidade é uma área cujo objetivo é lidar com questões fiscais e financeiras de uma empresa. Ela pode ser realizada tanto de forma interna em um setor específico da empresa, como através da contratação de um escritório especializado.
Dentre as diferentes responsabilidades da contabilidade, a primeira que podemos citar é a prestação de consultoria ao setor de Recursos Humanos (RH). Isso é feito através da descrição dos cargos, das horas de trabalho, quais procedimentos o setor de RH deverá tomar, dentre outros.
Além disso, também cabe à contabilidade a elaboração de uma análise tributária detalhada. Isso envolve uma avaliação dos diferentes regimes tributários para saber em qual deles a empresa melhor se enquadra e, no caso específico dos supermercados, os impostos pagos sobre os diferentes produtos comercializados. Essa análise tem como principal objetivo auxiliar os gestores no pagamento de tributos e na precificação dos itens.
Contabilidade para supermercado: uma aliada estratégica
Em um país como o Brasil, em que a quantidade de impostos pagos pelas empresas é significativa, ter uma análise detalhada de como eles influenciam a precificação dos produtos vendidos pode ser uma grande vantagem estratégica. Isso porque, você saberá exatamente quanto de tributos deverá pagar em cada um dos itens comercializados e o quanto eles irão influenciar o valor final para o consumidor.
Lembre-se que o mix de produtos de um supermercado é bastante diverso e um supermercado de médio porte pode vender até 4000 itens diferentes. Além disso, é preciso saber qual imposto e qual é a alíquota cobrada sobre cada um desses itens, o que torna a análise ainda mais complexa. Por isso, ter uma contabilidade para supermercado é fundamental para conseguir fazer boas escolhas gerenciais, precificar os produtos e ficar em dia com o fisco.
Como falamos anteriormente, a contabilidade para supermercado é muito mais do que verificar tributos, mas também auxiliar diretamente na gestão de funcionários. Infelizmente a rotatividade no setor supermercadista ainda é grande e, sem o devido planejamento, os encargos e indenizações pagos a funcionários podem comprometer a saúde financeira da sua empresa.
Por isso, a contabilidade será importante na hora de orientar os gestores na elaboração de políticas de contratação de funcionários e quais os incentivos que serão oferecidos. Além disso, ela também orientará quais adequações podem ser feitas para possibilitar o pagamento de bônus ou mesmo apoiar decisões tomadas pelo RH.
Vale ressaltar que o papel da contabilidade no supermercado não é a tomada de decisões. Cabe a ela, com base nos dados da empresa, realizar uma análise tributária detalhada da empresa e apresentar essas informações ao gestor. O grande diferencial é que quando o gestor conhece os fatos e está munido com as informações certas, ele conseguirá tomar decisões que aumentem as chances de sucesso da empresa.
Automação e contabilidade, uma dupla infalível
Não importa se estamos falando de um mercadinho de bairro ou de uma rede de supermercados, a automação é uma ferramenta essencial para fazer um bom gerenciamento da sua empresa. Isso porque, através dela você consegue deixar diversas tarefas do dia a dia muito mais rápidas, além de diminuir significativamente a possibilidade de erros humanos acontecerem.
Por exemplo, quando há automação no supermercado, no momento do recebimento de mercadorias será preciso apenas ler o código de barras dos produtos com o coletor de dados, confirmar a quantidade recebida e os itens serão incluídos no estoque automaticamente. Ou mesmo na hora de emitir uma nota fiscal, os dados do destinatário já estarão cadastrados, e o sistema fará todos os cálculos de impostos e a emissão da nota. Assim, a pessoa que seria responsável por fazer a nota, seja digitalmente ou em uma máquina de escrever, pode realizar outras tarefas que sejam relevantes para o crescimento da empresa.
Como vimos no exemplo acima, a automação é uma ferramenta essencial para ter uma boa contabilidade no supermercado. Isso porque será possível gerar relatórios gerenciais rapidamente e com maior precisão, verificar quais os tributos pagos para cada produto, certificar-se de que as notas fiscais serão emitidas com os dados corretos, sem a necessidade de emitir cartas de correção ou mesmo cancelar a nota.
Outro ponto importante na parceria entre automação e contabilidade, é a possibilidade de integrar processos na loja e até mesmo em diferentes lojas. Desta forma, todas as informações ficam centralizadas, facilitando a coleta de dados, a análise dos resultados e a elaboração do relatório fiscal.
Portanto, se você ainda não pensou em automatizar o seu supermercado, chegou o momento de repensar essa decisão. A automação traz inúmeros benefícios para o seu negócio, já que você poderá economizar com a contratação de funcionários que fariam as tarefas automatizadas. Esse dinheiro economizado pode ser utilizado para contratar funcionários para o setor de marketing, ou mesmo serviços que tenham o objetivo de melhorar a experiência do cliente.
Terceirizar ou ter um setor de contabilidade
Quando falamos na contabilidade para supermercado é natural que surja a dúvida se compensa mais terceirizar o serviço, contratando uma empresa de contabilidade, ou se é melhor ter um setor no supermercado. A resposta para isso é depende. Mas, calma que a gente explica melhor.
Setor de contabilidade
Ao optar por ter um setor de contabilidade no supermercado você precisa ter em mente que precisará contratar funcionários para compor esse setor e os custos que isso trará. Além disso, é fundamental contratar funcionários experientes, de preferência que já tenham trabalhado nessa área em outros supermercados. Entretanto, nem sempre é fácil encontrar um funcionário com essa expertise.
Uma das vantagens é que ter o seu próprio setor de contabilidade permite que acontecimentos do dia a dia que envolvam esse setor sejam imediatamente tratados. Afinal de contas, basta uma ligação ou simplesmente ir até o escritório desses funcionários para que o problema seja discutido e resolvido.
Além disso, a interação entre os diferentes setores, a alta direção e a contabilidade é muito maior, já que ela estará fisicamente na empresa. Assim, entender quais as necessidades do supermercado fica muito mais fácil. Outro ponto importante é que os dados do supermercado não precisam ser enviados para fora da empresa.
Uma contrapartida que precisa ficar clara é que, quando você tem um setor de contabilidade no supermercado você precisará arcar com salários e todos os custos indiretos que esses funcionários trarão para a empresa.
Escritório de contabilidade
Uma das primeiras vantagens de se contratar um escritório de contabilidade para supermercado é o acesso a escritórios especializados neste ramo do varejo. Ou seja, você estará lidando com profissionais contábeis que conhecem em detalhes esse mercado, sabem exatamente como fazer as análises e quais os pontos principais a serem avaliados.
Ainda, o escritório de contabilidade está sempre atualizado e focado nas mudanças nas leis tributárias. Ou seja, você não vai correr o risco de não cumprir com a legislação. Outra vantagem é que você não precisará se preocupar com os custos de contratação de funcionários para o setor de contabilidade, pagamento de salários, INSS e FGTS, dentre outros. Você pagará apenas o valor estipulado em contrato com o escritório de contabilidade.
Por outro lado, sempre que você precisar resolver algum problema será necessário entrar em contato com o escritório através de ligações ou e-mails. É preciso ter em mente que nem todas as solicitações serão atendidas de imediato, já que o escritório possui outros clientes e outras prioridades.
O que eu devo fazer?
Agora que você já conhece as vantagens e desvantagens de ter um setor de contabilidade no supermercado e de terceirizar esse serviço, vamos te ajudar em como fazer a melhor escolha. O primeiro passo é entender quais são os custos que envolvem cada uma das opções. Por isso, coloque na ponta do lápis e faça as contas do que compensa mais financeiramente.
Além disso, se o seu modelo de gestão der prioridade para o crescimento profissional no supermercado, ou mesmo que você prefira resolver problemas internamente, então é melhor ter um setor de contabilidade. É preciso apenas ter em mente que há a possibilidade de ter profissionais menos especializados. Apesar disso, esse não é um grande problema, já que será sempre possível incentivar o funcionário a fazer cursos de especialização.
Entretanto, se o seu foco for ter o melhor serviço e apenas profissionais altamente especializados sem precisar gastar muito, então o escritório de contabilidade talvez seja a melhor opção. Neste caso, avalie os diferentes escritórios, veja quais serviços eles oferecem, prazos e como funciona o atendimento/suporte ao cliente.
Lembre-se que os custos podem ser importantes, mas não devem ser o único parâmetro utilizado na hora de decidir qual é a melhor forma de fazer a contabilidade do seu supermercado. Dito isso, seja na hora de contratar um escritório ou mesmo de montar o seu próprio setor, é preciso ficar atento aos seguintes pontos:
- Agilidade na apresentação de resultados, permitindo uma rápida tomada de decisões;
- Clareza nos relatórios e análises, de modo a facilitar a sua consulta e interpretação dos dados apresentados;
- Confiabilidade, segurança e privacidade dos dados;
- Nível de especialização, lembre-se que quanto mais especializados os funcionários ou o escritório, maior será o investimento financeiro, mas melhor serão os resultados;
- Planejamento tributário, garantindo um melhor enquadramento tributário e menor impacto desses custos na sua empresa.
Qual a relação entre contabilidade, experiência do cliente e aumento de vendas no supermercado?
Por último, mas não menos importante, é preciso entender a relação que a contabilidade para supermercado tem em proporcionar uma melhor experiência do cliente e até mesmo o quando ela pode influenciar no aumento das vendas da sua loja. Para isso é importante conhecer todos os processos do supermercado e como eles estão interligados.
Assim vamos supor que um determinado supermercado possui problemas no controle de estoque. Isso significa que há um grande risco de perdas por vencimento e manipulação errada dos produtos. Além disso, será mais difícil planejar promoções para atrair e fidelizar clientes. O resultado é que as vendas podem não ser boas ou mesmo suficientes para manter a saúde financeira do seu negócio. Sem dinheiro para investimento fica mais difícil contratar serviços como o de contabilidade, planejar ações de marketing para melhorar as vendas e atrair clientes. Entendeu como a falta de planejamento pode comprometer o seu negócio?
Por isso, é fundamental entender como fazer uma boa gestão do supermercado, focando sempre no crescimento da empresa e buscando melhorias contínuas. Assim, terá capital para planejar ações que visem atrair mais clientes e aumentar as vendas. E é justamente nesse momento que a contabilidade para supermercado passa a ser importante.
Com ela você será capaz de escolher o melhor regime tributário para a sua empresa, melhorar a precificação dos produtos, de modo que a venda dos produtos seja capaz de cobrir os custos operacionais, e ainda ter uma boa margem de lucro. Com isso, será possível fazer melhores promoções, que realmente sejam atrativas e chamem a atenção do cliente.
Vale a pena destacar que, quando uma boa gestão é feita, você passará menos tempo resolvendo problemas e mais tempo se dedicando a melhorar o seu negócio. Ou seja, você conseguirá estudar, aprimorar conhecimentos, fazer networking e encontrar soluções que tornem a rotina melhor e mais produtiva.
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