Se você chegou até aqui é porque deve ter novas ideias, mas não sabe como apresentá-las para o seu chefe, certo? Então calma que a gente vai te ajudar com algumas dicas.
Ter proatividade é uma qualidade bem vista e bastante valorizada dentro do mundo corporativo. Afinal, pensar em ações para solucionar um problema, trazer assuntos que melhorem a produtividade dos colaboradores ou até mesmo implementar um novo clima organizacional agrega pontos positivos à carreira de qualquer profissional.
Sendo assim, é necessário nos prepararmos para expor pensamentos às outras pessoas, incluindo os superiores, sejam eles imediatos ou não. Algumas pessoas nascem com o dom da oratória e conseguem falar na frente do público sem problemas, já outros precisam (e podem) desenvolver essa habilidade, o que não é impossível.
Portanto, se você possui uma ideia nova e ainda não sabe como falar com o seu chefe sobre isso, você veio ao lugar certo. Neste texto separamos algumas dicas para te ajudar a se preparar para esse momento, conseguir a aprovação dos gestores e colocar os planos em prática. Prossiga com a leitura e aprenda!
5 dicas para fazer uma boa apresentação ao gestor
Até mesmo a mais comunicativa das pessoas fica com o famoso frio na barriga antes de expor uma proposta no trabalho para um superior. Por isso, antes de prosseguirmos, é fundamental dizer que é absolutamente normal sentir um pouco de insegurança. Naquele momento é como se estivéssemos vendendo um produto diretamente ao cliente, então ser assertivo e focado é fundamental.
Tudo é uma questão de planejamento, desenvolvimento e, principalmente, técnica. É totalmente possível aprimorar a habilidade e tornar-se uma pessoa segura nas apresentações de ideias para o chefe, por exemplo. Nos tópicos a seguir mostramos como conseguir isso, acompanhe!
1. Fique atento às suas ideias
Já aconteceu de, antes de dormir, você ter uma excelente ideia, mas no dia seguinte não conseguir lembrá-la? Então, para que ela não passe de bons pensamentos, é necessário colocar no papel. Por isso, o primeiro passo é anotar as ideias, seja em um caderno ou no bloco de notas do seu celular.
Neste caso, o mais importante é mantê-las organizadas e fáceis de serem consultadas. Afinal, é a partir daí que surgirão propostas mais complexas e planos de ação. Como você não vai ter ideias para apresentar sem que elas fiquem registradas, o primeiro passo é desenvolver uma forma de fazer isso que funcione para você.
2. Analise as ideias
Pode ser que nem todas as ideias que você tiver sejam boas ou mesmo aplicáveis. Por isso, de tempos em tempos revisite as suas anotações, releia com atenção e veja se algumas delas podem ser melhor desenvolvidas.
Esse é o momento de fazer pesquisas e entender se a ideia que você teve já foi aplicada antes, mesmo que seja em outras áreas. Isso poderá fazer com que você ganhe tempo, afinal, se a ideia já foi implementada, mesmo que de maneira parecida, provavelmente você encontrará informações do que deu certo e do que deu errado.
Sem falar que, quando você pesquisa e procura entender melhor se a ideia pode, ou não, dar certo, você estará adquirindo conhecimento. Essa é uma etapa importantíssima para te deixar mais confiante na hora de apresentar a sua nova ideia para o seu chefe. Afinal, você estará mais seguro do que pode ser feito e conseguirá discutir o projeto melhor.
3. Comece o planejamento
Agora que você já sabe qual ideia desenvolver e como fazer isso, chegou o momento de começar o planejamento. Essa etapa vai te ajudar a criar um plano completo, com objetivos, vantagens, desvantagens, resultados esperados e análises. Para isso você deverá:
- Listar os pontos fundamentais da ideia e as vantagens que ela pode trazer;
- Ter um (ou mais) objetivo(s) específico(s);
- Traçar planos para curto, médio e longo prazo para atingir os objetivos propostos;
- Listar os pontos negativos da ideia, afinal, por melhor que seja a sua intenção, tudo tem vantagens e desvantagens. Reconhecê-las mostra que você é profissional e conhece bem o seu ramo de atuação;
- Dividir a lista de tarefas por ordem de prioridade, o ideal seria criar um cronograma para implementação da ideia;
- Propor formas de analisar os resultados e qual a periodicidade dessas análises.
Não sabe como conseguir desenvolver a ideia de forma produtiva? Então aproveite que nós temos um material completo para te ajudar. No nosso e-book 5 hacks de produtividade no ambiente de trabalho você terá as melhores dicas para deixar a sua rotina ainda mais produtiva. Confira!
4. Tenha clareza e foco
Claro que o conhecimento técnico ajuda você a fazer a apresentação da ideia para o seu chefe. Entretanto, tão importante quanto, ou até mesmo mais, é a forma como a ideia será transmitida. Conseguir apresentar as ideias para o seu chefe de maneira clara e objetiva é essencial.
Lembre-se de que ele é o gestor de uma empresa, ou de parte dela, que ele possui muitas atribuições e que o seu tempo é valioso, portanto, evite rodeios. Uma dica interessante para a sua apresentação é procurar responder às seguintes perguntas:
- Como a minha ideia vai contribuir para a organização?
- Todos os caminhos para chegar a um bom resultado foram checados?
- Quais as chances para o sucesso total?
- Quais os prejuízos que isso poderá trazer para a empresa caso a ideia não funcione?
Se todas essas questões foram respondidas, então é hora de pensar em como organizar todo o material para a exposição dos objetivos. Para que a mensagem seja entendida e aceita, separe em tópicos, anote palavras-chaves e focalize nos pontos que podem surpreender de forma boa os gestores.
Uma outra excelente atitude é, antes do dia, fazer um ensaio com um colega de trabalho ou um familiar e pedir para que deem um feedback, assim vai saber o que melhorar. Falaremos sobre isso em detalhes ao longo desse texto.
5. Utilize dados
Credibilidade é uma forte aliada na hora de convencer o outro do seu ponto de vista. Reunir informações que comprovem o quanto aquela ação vai fazer a diferença dentro da empresa é uma das formas assertivas para conseguir a aprovação desejada. Neste ponto, você provavelmente já sabe se a ideia foi desenvolvida em outro lugar e você pode incluir essas informações na sua apresentação.
Desta forma, você deixa a sua apresentação mais rica em detalhes e ainda mostra que a ideia pode funcionar para a realidade da empresa. Aproveite também para ir em sites confiáveis, como portais de informações, governamentais ou empresas especializadas no tema.
Quando a apresentação vem embasada em cima de fontes com confiabilidade, mostra a riqueza daquele conteúdo e como ele realmente pode vir a acrescentar no ambiente profissional. Sem falar que também passa mais segurança para quem está assistindo, neste caso, o seu chefe.
Investir também na carreira técnica é um importante passo para despertar a credibilidade dos superiores. Para isso, faça cursos, leia bons livros e se mantenha bem informado, pois esse conhecimento vai servir como suporte para esses momentos. Mas atenção, mesmo sendo imprescindível, é fundamental ir além do saber e tomar atitudes para adquirir experiência, como? Tentando, acertando e até errando.
6. Aproveite a tecnologia
Segundo uma declaração feita pelo Steve Koenig em uma palestra, vice-presidente de Market Research da Consumer Technology Association (CTA), estamos na Era dos Dados. Para ele, o momento surge após a Era Digital, dos anos 2000, e da Conectividade, de 2010.
“Em menos de 20 anos deste novo século, a internet já se tornou algo trivial – parece que sempre esteve ali à disposição – e passamos grande parte das nossas rotinas online, seja no trabalho, seja no lazer” garantiu o executivo. Com tanta ferramenta disposta, por que não a usar a nosso favor?
Dito isso, não apenas você deve usar e abusar de gráficos, elementos visuais, vídeos e ferramentas de apresentação como projetores e caixinha de som. Torne o seu material relevante e prenda a atenção dos seus gestores com conteúdos visuais e auditivos. Se possível, faça videoconferência com especialistas da área, ou seja, utilize os aparatos tecnológicos a favor.
Mas, como Koenig afirmou, e nós já discutimos no tópico anterior, essa é a Era dos Dados, ou seja, eles não podem ficar de fora da sua apresentação. Lembre-se sempre que dados trazem maior confiança e credibilidade. Neste caso, o principal cuidado é buscar informações em fontes confiáveis.
7. Seja criativo
É muito importante se basear em ações que já deram certo para desenvolver outras, mas se você quiser surpreender, é importante tentar pensar “fora da caixinha”. Para chegar ao patamar de conseguir apresentar um plano para a chefia, devemos ir além do esperado e trazer inovação.
Saia daquela máxima de que “nada se cria, tudo se copia”, estimule a criatividade para ir onde não foram ainda, toda a ação com certeza vai acrescentar na hora da exposição dos fatos. E como fazer? Buscando uma forma mais dinâmica de narrar os fatos, intervalar pontos mais densos e mais leves, para não deixar o clima muito pesado.
Além disso, convidar os que estão assistindo a participarem, não deixando todo o planejamento estático e também adicionar música. De acordo com pesquisas realizadas por Ronald A. Berk, da Universidade John Hopkins, as melodias, quando usadas nesses casos, podem sustentar a atenção, enquanto deslizam o conteúdo para a memória de longo prazo.
Um título atrativo, contar com a participação da audiência, escolher uma forma interessante de apresentar a sua ideia podem fazer toda a diferença, mesmo que ela não seja algo totalmente novo.
8. Praticar pode ser um diferencial
Agora que você já tem todas as informações necessárias, já desenvolveu o seu plano e sabe como apresentá-lo para o seu chefe, chegou o momento de praticar a sua apresentação. Por isso, é importante saber exatamente quanto tempo você vai ter para isso, afinal, você precisa conseguir expor as ideias, e ainda ter algum tempo para discuti-las.
Uma vez que você sabe exatamente quanto tempo terá, divida esse tempo na apresentação e na discussão. Por exemplo, se você tiver 1 hora com o seu chefe, a apresentação pode ser de 20 minutos e ter 40 minutos para discussão, ou então 30 minutos para cada. Tudo vai depender do quanto você tem para apresentar e quantas perguntas podem ser levantadas.
Uma vez que você saiba quanto tempo terá, chegou o momento de praticar. Faça isso com colegas que sejam confiáveis, ou mesmo com familiares. Fazer a apresentação para pessoas que são de outras áreas também pode te ajudar a saber se você está realmente sendo claro e todos os pontos foram esclarecidos.
Você também pode treinar em frente a um espelho, gravando a sua apresentação em vídeo ou áudio e analisando esse material depois. Apenas foque em manter a apresentação da sua ideia dentro do tempo.
9. Esteja preparado para perguntas
Esse momento de praticar é essencial não apenas para ajustar o tempo do que você tem a falar com o tempo disponível, mas também para pensar em quais perguntas podem surgir. Estimule os seus colegas a fazerem perguntas e anote-as, assim você poderá se antecipar a possíveis dúvidas e saberá como respondê-las.
Também pode acontecer de, durante a sua apresentação, você perceber que alguns pontos não estavam bem claros, ou que eles podem levantar mais dúvidas. Neste caso, você poderá acrescentar mais informações na apresentação ou então se preparar para quando ela surgir durante a sua apresentação.
10. Agradeça a oportunidade
Por último, mas não menos importante, não se esqueça de agradecer à oportunidade que o seu chefe te deu e, se houverem outras pessoas na sua apresentação, também agradeça à presença delas. Aproveite esse momento também para se colocar à disposição para esclarecer todas as dúvidas que surgirem.
Ainda, vale a pena dizer que nem sempre as suas ideias serão aceitas, mas jamais desista ou desanime. Afinal, pode ser que a empresa ainda não esteja preparada para implementar aquela ideia no momento, ou ali não seja o lugar certo para isso. Por isso, manter sempre um caderno com todas as suas ideias é essencial.
Expor nossos pensamentos para terceiros não é fácil, sempre gera nervosismos e fica ainda mais latente quando é preciso apresentar ideias para o chefe. Porém, não é algo impossível de fazer, só requer bastante comprometimento e técnica.
Neste texto trouxemos diversas dicas que ajudam a organizar o planejamento, fazer bons estudos e pensar fora do comum. Além disso, é essencial fazer pesquisas sobre o público-alvo e também treinar bastante, para que dê tudo certo e consiga a tão sonhada aprovação do projeto.
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